Hoe groter je bedrijf, hoe belangrijker het is om genoeg aandacht te besteden aan je installed base. Want meer medewerkers betekent ook meer wisselingen op het gebied van devices. Door in control te zijn, voorkom je onnodige kosten en verklein je het risico op datalekken. Maar hoe krijg en houd je het overzicht op je installed base?
Het in control krijgen van een grote installed base van devices kan erg uitdagend zijn, legt Jan-Dirk Krispijn van NEG-ITSolutions uit. “Er zijn binnen grotere organisaties vaak allerlei mutaties gaande. Denk aan mensen die in of uit dienst gaan, aan devices die na een aantal jaar gewisseld worden of simpelweg defect gaan. Dit zijn allerlei factoren waardoor je het overzicht kunt kwijtraken.”
Waarom moet je overzicht hebben over je installed base?
Wanneer je dit overzicht niet meer hebt, loop je een risico op het gebied van data. Op elk device staat immers data van een klant of de eindgebruiker. “Als je de installed base niet goed in kaart hebt gebracht, weet je ook niet wie welk device in gebruik heeft en wanneer machines moeten worden vervangen. Zo kun je niet goed inschatten welke investering nodig is en of je voldoende devices hebt.”
Ook loop je zo het risico dat een device te lang of te kort wordt gebruikt. Dat kan zorgen voor trage en onveilige machines, of juist machines die te vroeg worden afgedankt. Dat levert onnodig kosten op.
Duurzaamheid als factor
Als je een goed inzicht hebt in je installed base, kun je ook op een veilige manier jong gebruikte devices herintroduceren. “Veel eindgebruikers vinden dit helemaal niet erg. Vanuit een duurzaamheidsgedachte is het juist heel positief,” vertelt Jan-Dirk.
“Vaak communiceren afdelingen niet goed over welke devices er nog zijn. Zo kan de ene afdeling nog tientallen laptops ongebruikt hebben liggen, terwijl de andere afdeling alweer een hoop nieuwe bestelt.
Tip: Zo kies je het juiste device voor je medewerkers.
Als je niet weet dat een laptop al maanden op de plank ligt te verstoffen, is dat ontzettend zonde. “Die kun je beter goed schoonmaken en volledig nalopen op beveiliging en updates.”, legt Jan-Dirk uit. “Dat is veel duurzamer, en je hoeft geen nieuwe investering te doen. Medewerkers zijn er vaak net zo tevreden mee!”
Volledige controle over je IT-base (gratis whitepaper)
Wanneer je een gemiddelde IT’er in een doorsnee bedrijf vraagt naar de status van de eindgebruikershardware, heeft hij geen idee. Deze gratis whitepaper helpt je organisatie grip te krijgen op de lifecycle van devices.
Installed base inventariseren en managen
“Bij honderden werkplekken heb je als IT-afdeling een dagtaak aan het beheer,” vertelt Jan-Dirk. Het is daarom vaak slimmer om deze verantwoordelijkheden uit te besteden aan een partij die hierin gespecialiseerd is en over de juiste software tooling beschikt.
Het goed beheren van de lifecycle van de installed base kost vaak veel tijd en energie. “Je kunt het misschien wel zelf, maar uitbesteden is vaak relatief goedkoper. Je IT’ers kunnen dan aan de slag met de (uitdagender) taken waar ze voor zijn aangenomen.” Zo loop je ook niet het risico dat je het beheer na verloop van tijd laat versloffen doordat er andere prioriteiten zijn.
Stappenplan installed base versimpelen
Wil jij graag aan de slag met je installed base? Volg dan dit handige stappenplan:
- Breng je installed base in kaart
“Bij NEG gebruiken we voor de inventarisatie onze Digital Deploy tool. We kunnen alles zelf in kaart brengen, of we verrijken hiermee de CMDB van de klant.” - Houd alle mutaties bij
Wanneer alles eenmaal in kaart gebracht is, is het zaak om je devices te monitoren. Een belangrijk onderdeel van de workflow in Digital Deploy, is het vastleggen van alle inname- en uitgiftedocumenten en mutaties. Zo legt Digital Deploy automatisch de digitaal ondertekende bruikleenovereenkomsten, retourname documenten en serienummers vast. Zo blijft de CMDB op orde en weet je welke gebruiker welk device in gebruik heeft. - Vervang devices op het juiste moment
De tool houdt precies bij wanneer het tijd is om devices te laten vervangen door nieuwe exemplaren. “Dit kan volgens de standaard vervangingscyclus die uitgaat van een bepaald aantal jaren, maar ook op basis van gebruik. Een device dat jaren licht gebruikt is, kan langer mee dan een devices dat eigenlijk te zwaar gebruikt werd.” - Laat medewerkers nieuwe devices uitkiezen per persona
Wanneer een medewerker volgens het systeem toe is aan het kiezen van een nieuw device, krijgt deze automatisch een notificatie. Er kan vervolgens in een online portal een keuze worden gemaakt uit een aantal devices, die passen bij diens persona.“Zo kunnen mensen in de buitendienst uit andere apparaten kiezen dan mensen in de binnendienst, en krijgt een marketeer iets anders dan iemand op de financiële afdeling.” Door deze manier van standaardiseren, is het machinepark eenvoudiger te beheren dan wanneer elke medewerker voor elk mogelijk device kan kiezen. - Rapportage en inzicht
Alle processtappen en mutaties zijn nauwkeurig vastgelegd in Digital Deploy. Hierdoor kun je realtime de status van je installed base bekijken. Zo heb je altijd inzicht in welke devices zijn uitgeleverd of ingenomen, inclusief serienummers en bijbehorende gebruikers.
Monitoren met Proactive Insights
Als de installed base eenmaal in kaart is gebracht, kan deze constant worden gemonitord. Dit gebeurt bij NEG ITSolutions met behulp van Digital Deploy. In deze software is ook Proactive Insights van HP geïntegreerd.
“Hiermee kun je proactief bepalen of in de toekomst onderhoud nodig is, bijvoorbeeld van de batterij of CPU. Zo wordt het werk van de medewerker minder verstoord.” Proactive Insights laat ook zien wat de laatst bekende locatie was waar het apparaat ingeschakeld was.
Ook handig: het biedt inzicht of een device te zwaar of te licht voor een gebruiker is (overutilized/underutilized). Zo maak je in de toekomst betere keuzes waardoor de medewerker productiever kan zijn. Je kunt zo de vervangingscycli baseren op basis van de gezondheid van het device, in plaats van de traditionele afschrijvingstermijn. Dit komt de duurzaamheid en de investering ten goede.
Lees ook
- IT-beheer in grote organisaties: do’s en don’ts
- 3 vragen over Mobile Device Management (MDM)
-
Wat is een securitybeleid voor mobiel werken en wanneer heb je het nodig?
Volledige controle over je IT-base (gratis whitepaper)
Wanneer je een gemiddelde IT’er in een doorsnee bedrijf vraagt naar de status van de eindgebruikershardware, heeft hij geen idee. Deze gratis whitepaper helpt je organisatie grip te krijgen op de lifecycle van devices.
