Partner Content

12 apr, 2022

De voordelen van automatisering bij device management

Regel jij het device management binnen jouw organisatie nog handmatig? Dat kost vaak veel tijd en is niet efficiënt. Gelukkig is er tegenwoordig een handige (Device Deployment) tool beschikbaar voor device management. We spreken erover met Jan-Dirk Krispijn van NEG-ITSolutions.

6 minuten

Het devicebeheer is een tijdrovende taak. De installatie, uitgifte, inname en afvoer van laptops, pc’s, tablets en smartphones voor eindgebruikers houdt IT vaak volop bezig. Dat is zonde, hun expertise ligt niet bij deze logsitieke handelingen, maar bij zaken als infrastructuur en applicatiebeheer en security.

Het is dan vaak beter om dit device management uit te besteden en te laten coördineren door een gespecialiseerde organisatie. Dergelijke partijen beschikken vaak over een slimme automatiseringstool voor dit proces. En naast de uitrol en inname kunnen ze ook de gehele ICT-Lifecyle van het device managen.

Device management automatiseren

“Wij kunnen de hele levenscyclus van alle eindgebruikers-devices voor je bedrijf managen”, vertelt Jan-Dirk. “Van advies over de aanschaf, de gehele planning tot en met het afvoeren en gecertificeerd datavrij maken wanneer het device uitgefaseerd wordt. Van cradle to grave noemen we dat.”

Onder het device management van NEG-ITSolutions valt het preconfigureren en IT- en gebruiksklaar maken van alle devices, ook voor nieuwe medewerkers. Deze worden vervolgens samen (eventueel in een IT Happy Box – als bijv. onderdeel van onboarding programma) met de gekozen accessoires rechtstreeks geleverd aan de eindgebruiker. Geheel volgens het principe van hybride werken: op kantoor, thuis of op iedere andere gewenste locatie.

Ook het tussentijds onderhoud, bijvoorbeeld reparatie van devices bij schade wordt geregeld, vertelt Jan-Dirk. “En gaat een medewerker uit dienst, dan regelen wij de inname en registratie. Vervolgens maken we het device datavrij volgens de datasecurity-regels van de organisatie en zorgen we dat het apparaat opnieuw ingezet kan worden. Dat is wel zo veilig én duurzaam.”

Persona’s voor medewerkers

Wil je dat je medewerkers prettig en productief werken? Dan kom je er tegenwoordig niet meer mee weg om bij iedereen dezelfde desktop op het bureau te zetten. Lees in deze whitepaper alles over het segmenteren van je werknemers om de productiviteit te verhogen.

Downloaden
personas-voor-medewerkers

Device management door middel van PLUTO

Het bijzondere van deze dienstverlening is dat NEG gebruikmaakt van een eigen tooling om dit gehele proces geautomatiseerd te ondersteunen. “We hebben een digital deployment tooling die we PLUTO noemen. Dat staat voor PLanning Uitrol Tool”, vertelt Jan-Dirk. “Met deze tool begeleiden we de hele levenscyclus van de devices en maken we alle stappen inzichtelijk.”

Met deze selfservicetool kunnen eindgebruikers zelf een device en de benodigde accessoires uitkiezen (passend binnen hun persona-profiel), het moment en de locatie van uitleveren kiezen, en bijvoorbeeld een storing aanmelden. Zelfs de digitale gebruikers en inname overeenkomst worden verzorgd vanuit PLUTO.

Statusoverzicht van devices

Daarnaast is PLUTO een managementportaal/cockpit voor bedrijven waarmee ze altijd realtime kunnen zien waar de devices binnen het bedrijf zijn. Zo houd je als organisatie de controle over je kostbare apparatuur en de gevoelige data die daarop staat.

Waar voorheen vooral veel aandacht werd besteed aan de aanschaf van devices, biedt PLUTO ook inzicht in het gebruik en de afvoer van devices. Je krijgt hierdoor meer controle als organisatie.

Jan-Dirk: “Bij veel bedrijven is het onduidelijk welke medewerker welk device heeft. Ook is het niet altijd even helder waar deze devices precies zijn. Met een Device Deployment tool als PLUTO kun je dat makkelijk in kaart brengen.”

Het juiste device kiezen met persona’s

In de praktijk wordt deze tool al in de eerste fase ingezet voor het device management. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld een nieuwe laptop mag uitkiezen, krijgt hij of zij hiervoor een automatische uitnodiging. Vanuit deze mail kan de medewerker in een portal met de huisstijl van het bedrijf een device en bijhorende accessoires kiezen. Dat scheelt enorm veel tijd voor de IT-afdeling.

“Dit doen we op basis van persona’s”, legt Jan-Dirk uit. “Eindgebruikers kunnen uit devices kiezen die afgestemd zijn op hun taken. Zo kan iemand van de financiële administratie kiezen uit laptops met een numeriek toetsenbord, terwijl een medewerker van de marketingafdeling een zwaardere machine nodig heeft om grafisch werk te kunnen doen.”

Iedereen krijgt dus een passend device vanuit het vooraf afgestemde portfolio, dat zorgt voor maximale medewerkerstevredenheid. Extra handig: medewerkers krijgen binnen PLUTO ook de mogelijkheid om zelf accessoires uit te kiezen. Ze krijgen dan alleen bijpassende varianten te zien, zo kiest iemand niet per ongeluk een 13 inch tas bij een 15 inch laptop.

Levering bij de medewerker

Eindgebruikers kunnen vervolgens binnen PLUTO aangeven waar en wanneer ze hun device willen ontvangen. Dat kan op kantoor, maar ook thuis. De medewerker vult zelf zijn of haar adres in en geeft toestemming om het apparaat daar af te leveren, dit is volledig AVG-proof. Als de medewerker een afspraak inplant, wordt dit automatisch ingeschoten in bijvoorbeeld zijn of haar Outlook-agenda.

PLUTO heeft een API-koppeling met PostNL voor track & trace, zowel voor het versturen als voor het retourneren van devices bij grote thuisleveringen.

Als medewerkers het device ontvangen en de oude inleveren, tekenen ze een bruikleenovereenkomst en een retourovereenkomst. “Daarmee kom je als organisatie in control en bereik je de gewenste compliancy. “Dat gebeurt allemaal digitaal in PLUTO, in de look-en-feel van de klant”, vertelt Jan-Dirk.

Uitfaseren van devices met device deployment

“Aan de voorkant van de levenscyclus wordt vaak veel aandacht besteed, iedereen is betrokken. Toch zit juist aan de achterkant veel risico”, vertelt Jan-Dirk. “Een van de grootste zorgen van onze klanten is dat ze niet goed weten waar de apparaten blijven wanneer mensen uit dienst gaan, welke data er nog op staat en waar deze data blijft.”

“Zo’n laptop belandt misschien bij de manager in de la, of zelfs bij de zoon van de oud-medewerker voor een werkstuk.” Door met PLUTO ook dit proces te managen, kan NEG-ITSolutions monitoren wanneer en of het device is ingeleverd.

“Bovendien kunnen we een nog bruikbaar device gecertificeerd datavrij maken om deze weer her- in te zetten voor een andere medewerker. Dit komt de duurzaamheid ten goede en de klant maakt daarmee optimaal gebruik van haar investering.”

Veilig afvoeren

Is het device binnen de klant aan het einde van zijn levenscyclus? Dan wordt altijd eerst de data verwijderd. Hiervan krijg je een certificaat. Vervolgens wordt de restwaarde bepaald (ontvangt de klant retour) en krijgen de meeste devices nog een tweede leven elders.

Is het device echt niet meer bruikbaar, dan wordt het device milieu-verantwoord afgevoerd en gerecycled tot zoveel mogelijk herbruikbare grondstoffen. “Met deze vorm van device management maken we inzichtelijk waar welk device is en of het veilig en verantwoord afgevoerd is. Zo ben je aantoonbaar en controleerbaar in control”, vertelt Jan-Dirk.

Device management met behulp van DAAS

Je kunt er ook voor kiezen om een managed service-contract af te nemen waarbij de volledige levenscyclus wordt overgenomen door NEG-ITSolutions. Deze Device as a Service (DaaS) dienstverlening (vanuit NEG genaamd: ‘DaaS360’) ontzorgt de klant in het gehele proces.

Die klantontzorging gaat zelfs zo ver dat de IT-afdeling geen hardware meer in handen heeft en zich volledig kan focussen op haar kerntaak. Dit is interessant voor bedrijven vanaf ongeveer 500 devices (laptop, desktop, tablet en telefoon). Binnen DaaS360 is het gebruik van de Device Deployment tool PLUTO een standaard onderdeel.

Als je voor DaaS kiest, word je ook ontzorgd wanneer er tijdens de levenscyclus een device defect raakt (Break & Fix services). Deze wordt dan direct vervangen door een ander device uit voorraad, terwijl het defecte apparaat onder garantie wordt gerepareerd. Zo is er nauwelijks productiviteitsverlies en draagt het gehele proces bij in de eindgebruikerstevredenheid. En daar wordt je als organisatie ook blij van.

Neem contact op

Heb je een vraag die (nog) niet in een artikel beantwoord wordt of wil je gericht advies voor jouw organisatie? Vul dan het formulier in en wij brengen jou vrijblijvend in contact met één van onze HP-experts.

Contact
Contact HP

Lees ook: