De voordelen van Managed Print Services

Managed Print Services wint steeds meer terrein onder Nederlandse bedrijven, met een aantal goede redenen. Waarom zou je overstappen op deze service? We bespreken het met Matthijs Lamme van Avictus.

Wat is Managed Print Services precies?

In de basis zijn er twee verschillende manieren waarop je de aanschaf van printbenodigdheden en het onderhoud van je printers kunt regelen: transactioneel en met behulp van Managed Print Services. 

“Bij de eerste variant regel je alles zelf. Bij Managed Print Services word je volledig ontzorgd op het gebied van print”, vertelt Matthijs. “Het enige wat je nog zelf hoeft te doen, is printen en het vernieuwen van supplies als deze leeg zijn.”

“De leverancier zorgt dat je altijd up and running bent en dat de supplies op tijd binnen komen. Als er iets niet goed werkt, wordt dat voor je opgelost.”

Goed om te weten: Managed Print Services staat los van de aanschaf of huur van je printer zelf. Het is een extra dienst, waarbij je per maand betaalt voor de service, het onderhoud en de bevoorrading van supplies.

Slimme bevoorrading op basis van data

Een belangrijk kenmerk van Managed Print Services is het feit dat je altijd op tijd je supplies ontvangt. Niet te laat, maar ook zeker niet te vroeg. “We verzamelen data uit de printers om op het juiste moment toners op te sturen en onze service te verbeteren”, stelt Matthijs.

“Binnenkort kun je de toners bijvoorbeeld niet meer vervangen voordat ze helemaal leeg zijn. Als je dat te vroeg doet, gaat er namelijk inkt of toner verloren. Dat is niet alleen zonde van het geld maar ook zeker niet duurzaam. De afdrukprijs is namelijk op het volledig gebruiken van de inkt of toner berekend.”

Met Managed Print Services weet je precies waar je voor betaalt

Een groot voordeel van Managed Print Services is dat je precies weet hoeveel je betaalt per afdruk. Er wordt namelijk gerekend met een vaste prijs per geprinte pagina, ongeacht het inkt- of tonerverbruik.

“Wanneer je geen Managed Print Services gebruikt, maar zelf toners bestelt, weet je niet wat de kosten zijn”, vertelt Matthijs. “Als je dan veel volle pagina’s in kleur print, gaat je inkt sneller op dan wanneer je kleine stukken met tekst print.”

Gaat er onverhoopt iets stuk, of heb je support nodig? Dan is dat (bij normaal gebruik) bij de maandelijkse prijs inbegrepen. “Als er iets is, kunt je altijd bellen of mailen. We kunnen met onze tool MPS Monitor ook direct op afstand meekijken, alleen voor mechanische problemen komen we op locatie.”

Tip: Wil jij graag veilig kunnen printen binnen je organisatie? Dit moet je regelen.

Altijd voordelige toners

Het is volgens Matthijs altijd voordeliger om printersupplies te ontvangen via Managed Print Services, dan wanneer je zelf los toners koopt. “Omdat we goed kunnen voorspellen hoeveel inkt er nodig zal zijn, kunnen we de toners namelijk voor een lagere prijs inkopen bij HP. Deze lagere kosten ziet de klant weer terug in een lage afdrukprijs. 

Een andere prettige bijkomstigheid is dat je zo zeker weet dat je altijd originele HP-toners ontvangt. Als een nietsvermoedende collega een andere variant bestelt en in de printer stopt, vervalt namelijk je garantie.

Lees hier alles over CO2-neutraal printen.

Printerbeheer centraliseren met MPS

Wanneer je geen gebruik maakt van Managed Print Services, beheer je je printers vaak lokaal. Dat kost veel meer tijd, aangezien iedere printer dan een eigen web-inlog heeft. Als je kiest voor een servicecontract, beheer je alle printers centraal, dat scheelt de IT-beheerder binnen je bedrijf een hoop tijd.

Neem ook kleine printers mee in Managed Print Services

Een veelgehoord misverstand over Managed Print Services, is dat het alleen gunstig zou zijn voor grote multifunctionals en printers met een hoog printvolume. Matthijs vertelt dat het vaak juist duurder is om de kleinere printers binnen je organisatie transactioneel te blijven gebruiken.

“Laatst was ik toevallig bij een bedrijf met een mix van verschillende printers. Ze hadden dertien A3-multifunctionals onder servicecontract, maar daarnaast ook nog vijftien kleine printers en multifunctionals die veel minder gebruikt werden. Voor de kleine printers werden los toners ingekocht.”

Een stevige kostenpost

“Uiteindelijk bleken de hoogste kosten in de kleine printers zitten. Zo betaalden ze voor de dertien multifunctionals met hoog printvolume 6.500 euro per jaar aan servicekosten met Managed Print Services.”

“Bij de vijftien kleine printers betaalden ze maar liefst 9.600 euro voor de toners en onderhoud, terwijl ze daar een stuk minder gebruik van maakten. Het is vaak veel voordeliger om ook de kleine apparaten binnen je organisatie mee te nemen in je servicecontract”, vertelt Matthijs.

Lees ook