Data-analyse en predictive maintenance voor je printerpark

Printers en MFP’s worden steeds slimmer. Het is tegenwoordig zelfs mogelijk om te voorspellen wanneer een onderdeel waarschijnlijk aan vervanging toe is. We spreken erover met Fred van Gasteren van Avictus.

Direct inzicht in je printgedrag

Wanneer je kiest voor Managed Print Services van Avictus, kun je via MPS Monitor precies zien hoe je printerpark ervoor staat. In je eigen dashboard krijg je een handig overzicht van zaken als hoeveel inkt je hebt verbruikt in de afgelopen zes maanden, welke printers het vaakst gebruikt worden en hoeveel printpapier je nog hebt per apparaat.

“Je kunt meteen zien of er iets afwijkt in je toner- of papierverbruik. Als één printer bijvoorbeeld veel meer wordt gebruikt dan de rest, kan het bijvoorbeeld slim zijn om deze eens om te wisselen met een minder vaak gebruikte printer”, oppert Fred.

Om hiervan gebruik te kunnen maken, koppel je je printers door middel van een Smart Device Services (cloud)connector. Deze stuurt deze de lokale data versleuteld door naar de database.

Tip: Ontdek hoe Managed Print Services bijdraagt aan de security van je organisatie.

Te vroege vervangingen worden gemeld

Wanneer je gebruik maakt van Managed Print Services, krijg je automatisch op tijd printbenodigdheden als toners opgestuurd. “We zien helaas nog vaak dat mensen direct na ontvangst de nieuwe toner in gebruik nemen”, vertelt Fred.

“Wij versturen de toners standaard wanneer ze op 18% zitten. Het is dan zonde om die laatste procenten niet op te maken. Je gooit dure inkt weg en bent niet bepaald duurzaam bezig.”

In het dashboard van MPS Monitor kun je precies zien hoeveel inkt er nog in de cartridges ziet. Ook krijg je een melding wanneer de toner te vroeg is vervangen. “Bij sommige klanten gaat het wel twintig keer mis. Dan gaan wij in gesprek om te kijken waar het verkeerd gaat.”

Wist je dat de printoplossingen van HP bijzonder duurzaam zijn? Lees er hier meer over.

Storingen worden voorspeld

Een ander groot voordeel van Managed Print Services is dat je in het dashboard kunt zien wanneer een onderdeel van je printer waarschijnlijk aan vervanging toe is. Smart Device Services vangt namelijk trillingen op die erop kunnen wijzen dat een apparaat stuk kan gaan. Gesprekken kunnen niet worden opgevangen.

“Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat een rolletje dat eigenlijk pas op 60% zit, al geluiden maakt die erop wijzen dat hij aan vervanging toe is. Dan sturen we het rolletje gewoon op en kan de klant het zelf vervangen.”

Kun je wel wat inspiratie gebruiken? Lees alles over de printtrends van nu.

Reparaties Managed Print Services gaan een stuk eenvoudiger

Doordat je bij deze optie van Managed Print Services direct kunt zien welke code een eventuele storing heeft, kunnen deze een stuk sneller kunnen worden verholpen. Helpdeskmedewerkers zien namelijk ook meteen wat er aan de hand is en wat ze bij een foutmelding moeten doen.

Als IT’er zou je ook zelf aan de slag kunnen gaan. “In het dashboard zelf staan ook al mogelijke oplossingen voor dat specifieke probleem. In 80% van de gevallen is het uit- en aanzetten van de printer al genoeg”, vertelt Fred.

Efficiëntere service

Doordat in het dashboard zichtbaar is wanneer een onderdeel bijna aan vervanging toe is, kunnen monteurs verschillende onderdelen in één bezoek vervangen.

“Als onze monteurs komen voor een storing, maar zien dat een ander onderdeel op 80 tot 90% van de levensduur zit, vervangen ze die ook. Dat is veel efficiënter dan de volgende maand nogmaals heen en weer te rijden”, vertelt Fred.

Lees ook