Hoe krijg ik meer inzicht in het printgedrag van mijn medewerkers?

Ben jij benieuwd naar de manier waarop je medewerkers de printers binnen je organisatie gebruiken? Dat ontdek je wanneer je gebruikmaakt van Managed Print Services, of van een analysetool als PaperCut. We spreken erover met Nick Klaver van Avictus.

De meeste IT-afdelingen hebben weinig inzicht in de manier waarop medewerkers omgaan met printers. Dat is zonde, want het kan je veel voordelen opleveren. 

Voordelen van inzicht in printgedrag

Zo kun je er bijvoorbeeld achter komen dat bepaalde medewerkers eigenlijk een kleurenprinter op hun afdeling missen. Ze gaan dan regelmatig op een andere afdeling of verdieping printen, wat de productiviteit niet ten goede komt.  

Daarnaast is er ook veel te winnen op het gebied van duurzaamheid. Zo kun je wellicht op basis van de analyse van het printgedrag concluderen dat je voor sommige gebruikers beter een tweede monitor kunt aanschaffen. Deze werknemers printen nu namelijk altijd alle documenten om ze naast hun beeldscherm te leggen. Met een tweede monitor zal hun printgebruik drastisch afnemen. 

Volgens Nick zijn er in de basis twee manieren waarop je inzicht kunt krijgen in het printgedrag van je medewerkers. Met: 

  • MPS Monitor, de rapportagetool van Managed Print Services
  • Analysetool PaperCut

Rapportagetool van Managed Print Services

Wanneer je kiest voor Managed Print Services, installeert Avictus de rapportagetool MPS Monitor, die automatisch bijhoudt wanneer de cartridges leeg zijn. Wanneer je nog maar weinig inkt over hebt, wordt direct nieuwe inkt besteld. De rapportagetool zorgt er ook voor dat je altijd alleen betaalt voor wat je daadwerkelijk hebt gebruikt.

Nick vertelt: “We kunnen klanten ook een account geven, zodat ze zelf precies zien hoeveel er wordt afgedrukt. Het geeft een globaal beeld van het printgedrag in de hele organisatie.”

Tip: Lees ook hoe Managed Print Services kan bijdragen aan je security.

Analysetool PaperCut

Avictus faciliteert ook de analysesoftware van PaperCut, waarmee je veel specifieker kunt zien wat het printgedrag per gebruiker, machine en afdeling is. “Je kunt zo zien of er dik of dun papier gebruikt wordt, of er enkel- of dubbelzijdig, en of in zwart-wit of kleur wordt geprint.”

“PaperCut kan dagelijkse, wekelijkse en maandelijks rapportages geven. Je kunt het programma echt voor je laten werken. Op basis daarvan kun je vervolgens je eigen conclusies trekken.”

Wat moet je zelf nog doen?

Wanneer je aan de slag wilt met dit soort tools, wordt dit van A tot Z geregeld door Avictus. Zij zorgen dat de tools geïnstalleerd worden en geven een uitgebreide uitleg. “We kunnen de tools beheren, maar geven gebruikers wel administrator-rechten, zo kunnen ze er ook zelf mee aan de slag”, vertelt Nick.

De stap naar vergroening

Bij de analysetool PaperCut zie je ook een overzicht van hoeveel bomen er geprint zijn en hoeveel CO2 je hebt uitgestoten. Bedrijven die milieugericht zijn vinden dat erg interessant. Wanneer bedrijven met hun neus op de feiten omtrent het printgedrag worden gedrukt, leidt dit nogal eens tot een beleidsverandering. 

“Ik kom wel eens organisaties tegen die op basis van deze inzichten besluiten alleen nog maar zwart-wit afdrukken te facilieren”, vertelt Nick.

Printgedrag reguleren

Wanneer je PaperCut gebruikt, kun je verder gaan dan alleen inzicht vergaren. Je kunt het printgedrag ook daadwerkelijk reguleren. “Zo kun je bepaalde gebruikers alleen zwart-wit laten printen, of alleen dubbelzijdig”, vertelt Nick. 

“Je kunt het zo vrij of beperkt maken als je zelf wilt als organisatie. Het is zelfs mogelijk om gebruikers te begrenzen op een maximaal aantal printjes per dag als je dat zou willen.”

Extra mogelijkheid bij cloud-versie

PaperCut heeft ook een speciale cloud-versie met extra opties. “Als iemand bijvoorbeeld veel tegelijk wil printen, kun je een pop-up laten verschijnen met de vraag of die persoon niet toch liever zwart-wit of dubbelzijdig afdrukt. Zo kun je medewerkers nog meer sturen naar milieubewuster gedrag”, stelt Nick.

Tip: Lees hier alles over printen vanuit de cloud.

Lees ook