Checklist voor IT’ers: dit moet je regelen als je bedrijf overstapt op mobiel werken

Werkten jouw medewerkers tot voor kort altijd op kantoor en wil je als organisatie structureel overstappen op mobiel werken? Gebruik dan deze checklist om te zorgen dat je alles geregeld hebt.

4 pijlers bij overstappen op mobiel werken

In de basis zijn er vier verschillende pijlers waar je rekening mee moet houden wanneer je medewerkers mobiel gaan werken:

1. De wensen van de werknemer

Paul van Erp en Robert Schmidt zijn Solutions Advisor bij ACES Direct, zij merken dat medewerkers steeds vaker betrokken willen worden bij de keuze voor verschillende devices en tools.

“Daarom is voor ons een persona-onderzoek altijd de eerste stap. Je moet eerst goed kijken wat voor type medewerkers je in huis hebt, wat ze doen en hoe ze dat doen. Die input van medewerkers combineren we met de wensen van de organisatie.”

De juiste devices en tools

Op basis van deze factoren kies je de juiste devices en tools voor jouw medewerkers. “Zo geef je iemand die veel onderweg is bijvoorbeeld een zo licht en klein mogelijk device.”

“Bij ACES Direct krijgt iedere medewerker van je organisatie een link naar een webshop waar ze zelf kunnen inloggen en devices en accessoires kunnen uitkiezen die passen bij zijn of haar persona.”

2. Het uitrollen van nieuwe devices

Nu je medewerkers eenmaal devices hebben gekozen, moeten deze nog bij hen terecht komen. Je kunt dit centraal regelen, bijvoorbeeld op kantoor, maar het is niet altijd wenselijk om zoveel mensen op een plek te verzamelen.

Lees alles over het nieuwe werken op kantoor sinds begin 2020.

Het grote voordeel van de werkwijze van ACES Direct is dat de apparaten ook naar het huisadres kunnen worden verzonden. Hiervoor kiest de medewerker zelf een tijd uit. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om de devices naar een afhaalpunt in de buurt te laten brengen.

Installatie van devices

Hoe zorg je er dan voor dat de devices goed worden ingesteld? “Van oudsher doen veel bedrijven aan imaging. Dat kost de nodige tijd en je moet geregeld updaten naar nieuwe versies,” vertelt Paul.

“Wanneer je gebruik maakt van Windows AutoPilot is dit niet meer nodig. Gebruikers kunnen de installatie op deze manier eenvoudig helemaal zelf doen, zonder tussenkomst van IT.

Gebruikersovereenkomsten

Uiteraard heb je ook gebruikersovereenkomsten nodig waarin je opneemt hoe je wilt dat de gebruiker omgaat met een device. “Maak ook duidelijk hoever je als bedrijf gaat met het repareren van gebruikersschade,” adviseert Robert.

“Hier zien we ontzettend veel verschillen in. Sommige bedrijven betalen alleen de eerste schade, andere ook de tweede of zelfs derde. Hierbij wordt vaak ook HR betrokken.”

Dit kun je natuurlijk op papier doen, maar het kan ook makkelijker. “ACES Direct stelt hiervoor rechtsgeldige digitale gebruiksovereenkomsten beschikbaar die op het eigen apparaat ondertekend kunnen worden.”

3. Hoe ga je samenwerken?

Wanneer medewerkers eenmaal op hun devices kunnen werken, is het zaak om ervoor te zorgen dat ze goed kunnen samenwerken. Paul vertelt: “Tegenwoordig is het belangrijk om zonder verbinding met je organisatie te kunnen samenwerken, bijvoorbeeld met Microsoft 365. Deze tool is enorm ingeburgerd.”

“Hier kun je een teams-omgeving aanmaken waar mensen gemakkelijk kunnen samenwerken en documenten delen.”

4. De adoptie van devices en tools

Benutten jouw medewerkers alle features van hun devices en tools? Grote kans van niet, stelt Robert. “Veel mensen halen niet alles eruit wat erin zit. Denk bijvoorbeeld aan touchscreen-devices die gebruikt worden als gewone notebooks.”

Om ervoor te zorgen dat mensen hun devices en tools ten volste benutten, kun je bijvoorbeeld trainingen geven per afdeling. Bij ACES Direct wordt ook een heuse chatbot aangeboden die vragen kan beantwoorden in plaats van de IT-afdeling. “Dat scheelt ze veel tijd, waardoor zij zich bezig houden met andere belangrijke zaken”, vertelt Paul.

Tip: bepaal van wie de data is

Bij veel organisaties rijst toch de belangrijke vraag: is de data op een bedrijfsdevice uiteindelijk van de medewerker of van de organisatie? Paul: “Mag je bijvoorbeeld in een mailbox kijken wanneer een medewerker ziek is of uit dienst? “Denk daar op voorhand over na en leg het vast, dan kom je niet in de problemen.”

“In principe blijft de data eigendom van het bedrijf, maar wat doe je wanneer een apparaat vol trouwfoto’s kwijtraakt? Het whipen van de schijf zorgt dan voor veel discussie. Je kunt iemand bijvoorbeeld drie dagen geven om het device te vinden.”

Een cultuuromslag

Thuiswerken is echt anders dan werken op kantoor, dit vergt dan ook een andere manier van denken. Paul: “Helaas zien we dat veel bedrijven even snel wat licenties bij elkaar klikken en hetzelfde beleid toepassen als bij werk op kantoor. Veel afspraken worden dus ingestoken met het idee dat je van acht tot vijf moet werken.”

“Toch is het slimmer om te kijken naar de output. Wanneer ze hetzelfde presteren terwijl ze onder werktijd de boodschappen doen of kinderen ophalen van school, is dat ook prima. Zorg ook dat je juiste devices aanreikt. Uit onderzoek blijkt namelijk dat wanneer je de juiste middelen aanreikt, dit mensen ook motiveert.”

Lees ook