De top 4 beleidsuitdagingen die ACES Direct het meest tegenkomt

Ga je met je organisatie mobiel werken? Dit is voor veel mensen een totaal nieuwe werkwijze. Daarom is het belangrijk dat het beleid hierop is aangepast. We vroegen Paul Van Erp en Robert Schmidt, Solutions Advisors bij ACES Direct, naar de meest voorkomende beleidsuitdagingen op het gebied van mobiel werken.

1. Het ontbreken van beleid

Met stip op nummer 1 staat een behoorlijk schrijnende beleidsuitdaging: “Het ontbreken van beleid,” vertellen Paul en Robert lachend. “We zien vaak dat organisaties helemaal geen strategische visie hebben over hoe ze dit soort dingen moeten aanpakken.”

Als het op mobiel werken aankomt, zijn veel bedrijven dus vooral praktisch bezig. “Het is van belang om eerst na te denken en bewuste keuzes te maken. Je zult erover moeten praten met je medewerkers en vaak ook extern advies in moeten winnen.”

Benieuwd hoe werkend Nederland omgaat met het verplichte thuiswerken sinds begin 2020?

2. Fragmentarisch beleid

Gelukkig zijn er ook organisaties waar wel beleid is geschreven. Toch gaat het ook daar vaak niet goed. “Als er al beleid is, is het vaak heel fragmentarisch”, vertelt Robert. “Je vindt een deel in het personeelshandboek en een deel bij HR. Er is geen eenduidige strategie.”

Zorg voor eenduidig beleid

“Vaak kiest HR voor een bepaald beleid, volgt IT eventueel en volgt daarna misschien de afdeling inkoop. Medewerkers weten dan ook niet meer wat ze moeten doen. Zo werk je shadow-IT in de hand, want mensen kiezen voor de makkelijkste weg.”

3. IT-keuzes worden alleen door IT gemaakt

“IT-keuzes zijn al lang niet meer alleen IT-keuzes”, vertelt Paul. “Wanneer je bijvoorbeeld een Company Owned/Personaly Enabled (COPE) device beschikbaar stelt, dan moet je hier ook HR over inlichten.”

“Stel bijvoorbeeld dat IT zegt dat de medewerker het device na twee jaar voor 1 euro mag overkopen. Dan heeft dat belastingtechnische grote gevolgen voor HR. Ook moeten er heel goede afspraken gemaakt worden tussen medewerker en IT, want het is niet de bedoeling dat ze voor support aankomen met problemen van een oud device.”

4. Gebrek aan inzicht in wat er speelt in een organisatie

Weet jij precies wat je medewerkers graag zouden willen op IT-gebied? Nog te vaak worden beslissingen vóór medewerkers gemaakt, niet mét. “Er komen steeds meer medewerkers die hier graag inspraak over willen hebben.”

“Denk bijvoorbeeld aan de wens om thuis te kunnen werken. Mag dit niet? Dan zoeken ze wel een andere baan. Komen ze toch in dienst? Dan loop je het risico op shadow-IT”, vertelt Robert. 

Persona-onderzoek

Aces Direct kijkt daarom altijd als eerste naar de wensen en eisen van medewerkers zelf door middel van persona-onderzoek. Zo krijgt iedere medewerker een device wat echt bij hem of haar past.

“Je moet als IT meer luisteren naar medewerkers, dit vergt echt een gedachteverandering. Natuurlijk komen sommigen nooit met wensen op oplossingen, maar een aantal zullen dat wel doen. Er komen steeds andere wensen waar je rekening mee moet houden. Het is tijd om de werknemer centraal te zetten.”

Lees ook