‘Geef de juiste mensen de juiste middelen en ze worden productiever’

Overstappen op mobiel werken kan bedrijven veel opleveren. HP-partner ACES Direct legt uit waarom zij dit concept omarmen en geeft de ultieme tip: ‘Zelfs werknemers in dezelfde functie kijken anders naar de apparaten die ze gebruiken.’

’80 procent van de markt doet wel iets met mobiele apparaten’, zegt Paul van Erp, Solution Advisor Mobility bij ACES Direct. Vaak roepen bedrijven dat ze nog niet mobiel werken. Maar zodra Van Erp uitlegt wat onder dit thema valt, beseffen ze dat ze toch al wel een of meerdere elementen van mobiel werken toepassen.

Wel waarschuwt hij voor een beruchte valkuil: ‘Vaak ziet iemand een cool apparaat en wil dat voor iedereen aanschaffen. Maar zo werkt het niet. Kijk eerst naar het type werknemers dat je in huis hebt.’

Wat is volgens u het grootste voordeel van mobiel werken voor het bedrijfsleven?

‘Hoe mobieler je bent, des te flexibeler en efficiënter je kunt werken. Veel werknemers checken nu al onderweg hun mail op hun telefoon. Geef je ze een mobiel apparaat met extra functies, dan gaan je werknemers nog efficiënter werken. Zo kunnen ze onder andere de reistijd effectief benutten en daarmee dus geld verdienen voor de organisatie.’

‘Wat IT wil vanuit beheer staat vaak haaks op wat de werknemer wil vanuit flexibiliteit’

Hoe ziet de toekomst voor mobiel werken er volgens u uit?

‘Dat is heel moeilijk te voorspellen, omdat de ontwikkelingen heel hard gaan. De mobiele telefoon is nu al hét apparaat dat de mensen het meest gebruiken. Die trend zet denk ik wel door, zeker nu de mobiele telefoons steeds krachtiger worden. Ook vanuit kostenoogpunt zal de smartphone een grotere rol krijgen.’

‘Daarnaast zijn de wearables, zoals de smartwatches, nu vooral nog nice to have. Maar ook daar komen steeds meer functionaliteiten voor beschikbaar. Dus daar heb ik ook wel hoge verwachtingen van. Maar de ontwikkelingen gaan zo snel dat het ook helemaal de andere
kant op kan gaan.’

Welke vraag rondom mobiliteit wordt het vaakst gesteld?

‘De vragen die ik krijg zijn heel divers: van bedrijven die van traditioneel werken (met desktop) willen overstappen naar mobiel, tot aan vragen rondom beveiliging en over de X3 van HP bijvoorbeeld. Maar meestal stel ik al vrij snel een tegenvraag, namelijk: hoe willen jouw werknemers werken? Het is belangrijk hen centraal te stellen in dit proces, want pas als je de juiste mensen de juiste middelen geeft, worden ze productiever.’

‘Het voordeel van CYOD: het bedrijf kan alle werknemers tevredenstellen én IT is blij met deze oplossing’

Hoe helpt u bij het zoeken naar de oplossing hiervoor?

‘Samen met de klant kijken we naar het bestaande en het gewenste beleid van het bedrijf én naar de behoeften van de werknemers. Dat is namelijk vaak een tweestrijd: wat IT wil vanuit beheer staat vaak haaks op wat de werknemer wil vanuit flexibiliteit. Het is mijn uitdaging om de beste oplossing te vinden voor de organisatie én voor de werknemer.’

‘Een voorbeeld: onlangs heb ik bij een bedrijf Choose Your Own Device (CYOD) gelanceerd. Samen met IT heb ik de kaders bepaald én het type gebruikers in kaart gebracht. Vervolgens hebben we in de kantine alle geschikte apparaten van traditioneel tot heel flexibel uitgestald en konden de werknemers kiezen welk apparaat ze het fijnst vinden om mee te werken.’

‘Het was interessant om te zien dat zelfs werknemers in dezelfde functie anders naar de apparaten kijken. Zo wilden jongeren liever een lichter en dunner apparaat om makkelijk mee te kunnen nemen, terwijl ouderen bijvoorbeeld een detail als een numpad (numeriek toetsenbord) heel belangrijk vinden.’

‘Het voordeel van CYOD is dat het bedrijf alle werknemers tevreden kan stellen. En ook IT is blij met deze oplossing, omdat het beheer zo overzichtelijk blijft. En voor mij is het mooi om te zien dat de lancering van mobiel werken goed uitpakt. Hoe ik dat weet? Ik zie nu aan de achterkant geregeld bestellingen voor devices en accessoires binnenkomen die deze werknemers met een eigen inlog op een speciaal hiervoor ingerichte portal maken.’

Welke oplossingen biedt u verder voor mobiel werken?

‘Naast de hardware, kijken we ook goed mee naar de beveiliging. Want bij mobiel werken is de kans dat iemand een apparaat verliest groter. Zeker een licht apparaat wordt sneller ergens vergeten. En sinds de invoering van de wet Meldplicht Datalekken is het nog belangrijk geworden hier voldoende aandacht aan te besteden.’

‘Als je werknemers een mobiel apparaat geeft en zegt “succes ermee”, dan gaan ze documenten lokaal opslaan of een smartphone zonder wachtwoord gebruiken. Dat levert onnodige veiligheidsrisico’s op. Daarom denken we graag mee over hoe je veilig met de data op de apparaten omgaat. Een handige online portal om de risico’s te beperken is bijvoorbeeld de HP Touchpoint Manager. Hiermee kun je ieder apparaat traceren. Zie je een verloren apparaat met 120 kilometer per uur over een buitenlandse snelweg rijden? Dan kun je ervanuit gaan dat je het apparaat niet meer terugziet en de data op afstand wissen.’

‘Ook kun je met de Touchpoint Manager de minimale lengte van een wachtwoord bepalen en een melding krijgen als een apparaat 3 dagen niet online is geweest. Want dat laatste is ook een voorbode van problemen. Kortom, je kunt er van alles qua beveiliging mee instellen. Handig, want een goede beveiliging is net zo belangrijk als het apparaat zelf.’

‘Wil je mobiel werken echt laten slagen? Maak een raster waarin je de profielen schetst en de verschillende apparaten plaatst’

Tot slot: wat is uw ultieme tip voor ondernemers en bedrijven die overwegen over te stappen op mobiel werken?

‘Kijk goed naar je werknemers. Welk type gebruikers heb je? Hoe werken ze? Wat doen ze? Kijk vervolgens welke apparaten daarbij passen. Nu gebeurt het nog vaak andersom: een directielid ziet een cool apparaat en wil dat voor iedereen aanschaffen. Maar wil je mobiel werken echt laten slagen, dan maak je eerst een raster waarin je de profielen schetst en de verschillende apparaten plaatst. Helaas is er geen standaardraster dat voor ieder bedrijf bruikbaar is. Mede omdat de processen en taken voor de verschillende functies bij ieder bedrijf weer net wat anders zijn. Je zult dus zelf aan de slag moeten, maar wij helpen je daar uiteraard graag bij.’

Wil je weten waar een goed beveiligingsbeleid aan voldoet en hoe ACES Direct je hierbij kan helpen? Download dan de gratis whitepaper ‘Het belang van een securitybeleid’.