Hoe Haag Wonen in recordtempo tijdens een verhuizing is overgestapt op CYOD

Toen Haag Wonen besloot van twee panden terug te gaan naar één pand, greep de Haagse woningcorporatie de gelegenheid aan om CYOD (Choose Your Own Device) in te voeren. In recordtempo werden alle 250 medewerkers voorzien van een op hun werkzaamheden toegespitst apparaat. Hoe verliep dit proces?

Verhuizen én overstappen op mobiel werken

De Haagse woningcorporatie Haag Wonen beschikte over twee locaties: een pand aan de Waldorpstraat en één aan de Zichtenburglaan. Vanuit efficiency-oogpunt en om de onderlinge samenwerking te stimuleren, verhuisden de circa 250 medewerkers afgelopen najaar naar één groter pand, ook gelegen aan de Haagse Waldorpstraat.

Tijdens die verhuizing stapte de organisatie ook nog eens over van traditioneel werken naar mobiel werken. Waarom koos Haag Wonen voor CYOD en hoe soepel verliep deze snelle transitie?

Van vaste plek naar flexplek

‘We wilden de samenwerking en de kruisbestuiving tussen collega’s verder bevorderen, om onze huurders en woningzoekenden nog beter te kunnen bedienen. Daarom koos de directie er bewust voor om in het nieuwe onderkomen mobiel te gaan werken,’ blikt automatiseringsmedewerker Peter Eliazar terug.

‘Zeker de medewerkers in de buitendienst werken voornamelijk buiten de deur, en dus was het niet meer dan logisch om te schrappen in het aantal vaste werkplekken. Met uitzondering van de medewerkers van de callcenters beschikt iedereen nu over een flexplek: medewerkers kunnen, binnen bepaalde zones, zelf kiezen waar ze die dag gaan werken. Het aantal werkplekken is afgestemd op de te verwachten bezetting op een bepaalde dag.’

Meerdere aanpassingen

Op ict-gebied werd de verhuizing aangegrepen om een aantal aanpassingen door te voeren, vult Jasper Wevers (manager Informatisering & Automatisering) aan. ‘Als je medewerkers wilt stimuleren om meer samen te werken en mobieler te gaan werken, is het niet meer dan logisch dat je ook de ict daarop aanpast.’

‘Concreet ging het om 3 aanpassingen: het vervangen van de telefooncentrale door Skype for Business, het implementeren van Office 365 én het vernieuwen van de hardware. Afhankelijk van hun rol binnen de organisatie konden medewerkers kiezen uit verschillende opties binnen een categorie: laptop, tablet of desktop. Elke flexplek zou bovendien worden uitgerust met een universeel docking station, zodat iedereen écht overal kan werken.’

Hoe ziet een werkdag eruit?

Na een selectietraject kwam ACES Direct uit de bus als de beoogde hardwareleverancier. Om te bepalen welke medewerker welk apparaat zou krijgen, definieerde de afdeling P&O van Haag Wonen – in samenspraak met de ict-afdeling – eerst meerdere medewerkersrollen, schetst Eliazar.

‘Hoe ziet de werkdag van een medewerker in een bepaalde functie er in grote lijnen uit? Wat zijn realistische percentages als het gaat om de hoeveelheid tijd die iemand doorbrengt in de wijk, achter zijn bureau of in overleg?’

Vier medewerkersrollen

Uit deze inventarisatie kwamen uiteindelijk 4 rollen: managers en directieleden, buitendienstmedewerkers, medewerkers callcenter, en medewerkers die ‘administratief werk’ verrichten.

Per groep werd vervolgens gekeken welke apparaten het meest geschikt zouden zijn. Eliazar: ‘Voor een medewerker van de klantbalie ligt een desktop meer voor de hand dan voor een medewerker die vooral klanten bezoekt. Die laatste heeft natuurlijk meer aan een tablet.’

Proeftuin: uitgebreid kennismaken

Op basis van de 4 gedefinieerde rollen kwam ACES Direct per groep met een aantal suggesties voor hardware, inclusief accessoires. Tijdens een ‘proeftuin’ konden medewerkers vervolgens kennismaken met de verschillende mogelijkheden.

Wevers: ‘In de proeftuin konden medewerkers de verschillende apparaten, headsets en randapparatuur bekijken en testen. Ook kregen ze een eerste demonstratie van de nieuwe software. Alle nieuwe apparaten werken op Windows 10 in plaats van Windows 7, Office 365 in plaats van Office 2010, en Skype for Business voor telefonie. Medewerkers van onze afdeling waren beschikbaar voor eventuele vragen, zodat iedereen een gefundeerde keuze kon maken voor de hardware binnen zijn categorie.’

Keuzevrijheid

De proeftuin voorzag zeker in een behoefte, constateerde Eliazar. ‘Je merkte dat mensen het prettig vonden om alvast kennis te maken met de nieuwe apparatuur en te kunnen kiezen. Sommige medewerkers konden vanwege de voor hun gedefinieerde rol slechts uit één soort apparaat kiezen. Maar ook dan vinden mensen het prettig als ze keuze hebben in bijvoorbeeld de grootte van het scherm.’

Alvast wennen

Na de proeftuin werd de ruimte op de Zichtenburglaan omgebouwd tot uitgiftelocatie. Uiteindelijk beschikte iedereen twee weken vóór de verhuizing over zijn nieuwe apparaat. Een bewuste keuze, vertelt Wevers.

‘Het gaf mensen de tijd om alvast te wennen aan hun nieuwe device. Tegelijkertijd gaf het ons als ict-afdeling de mogelijkheid om eventuele kinderziektes alvast te verhelpen vóórdat we in een nieuw pand zaten. Zo voorkwamen we dat het rond de verhuizing wel érg hectisch zou worden.’

Soepele overgang

Die keuze pakte goed uit, vult Eliazar aan. ‘Achteraf bezien is de overgang naar een nieuw pand en nieuwe hardware verrassend soepel verlopen. Dankzij de nieuwe devices en de universele docking stations kan iedereen nu overal werken. Ook onze inschatting qua rollen bleek goed: na iets minder dan een halfjaar hebben maar twee medewerkers aangegeven spijt te hebben van hun keuze.’

In half jaar overstappen

Des te opmerkelijker als je bedenkt dat de tijd waarin alles gerealiseerd moest worden krap was, vindt Wevers. ‘Tussen de selectie van ACES Direct als hardwareleverancier en de verhuizing zat een halfjaar. Dat is écht heel kort voor een omvangrijke vervangingsoperatie als deze. Zeker als dat gecombineerd wordt met een verhuizing en een vervanging van de telefooncentrale.’

Durf te vertrouwen

‘Of ik nog advies heb voor organisaties die CYOD overwegen? Durf het vooral ook los te laten en te vertrouwen op de expertise van je leverancier. Zo kan iedere partij zijn eigen rol pakken in een ingewikkelde transitie als een verhuizing.’

Eliazar raadt aan om medewerkers al in een vroeg stadium kennis te laten maken met de mogelijkheden. ‘Op die manier versnel je de uiteindelijke adoptie en krijg je vanzelf een soepele overgang. Een halfjaar is kort, maar het kán dus wel.’

Ook plannen om over te stappen?

Heb je ook plannen om over te stappen op mobiel werken en wil je meer weten over wat er zoal komt kijken bij flexwerken en het faciliteren van mobiel werken? Download dan het gratis stappenplan overstappen op mobiel werken. En lees ook: