Thuiswerken in de praktijk: de lessons learned van ACES Direct

Begin 2020 schakelden bedrijven massaal over naar thuiswerken. In de praktijk bleek dit makkelijker dan werkgevers dachten. Wat hebben we geleerd in deze periode? We spreken erover met Robert Schmidt en Paul Van Erp, Solutions Advisors bij ACES Direct.

Robert kijkt met een positief gevoel terug op de ontwikkelingen in 2020: “Het is de allergrootste drijfveer ooit geweest om thuis te gaan werken. Iedereen had razendsnel alle licenties en hardware op orde.” Paul vult aan: “Waar organisaties eerst erg terughoudend waren, zien ze nu dat thuiswerken in veel functies prima kan.”

Flexibel werken heeft voor- en nadelen

In 2020 bleek thuiswerken in de praktijk zowel voor- als nadelen te hebben. Werknemers waren niet langer gebonden aan een locatie en tijd om te kunnen werken. “Dat zagen we vooral ook toen de kinderen thuis moesten blijven. Veel werkgevers maakte het toen niet uit wanneer er gewerkt werd, zolang het werk maar af was”, vertelt Paul.

Tegelijkertijd zijn er ook medewerkers voor wie de flexibilisering een stap te ver gaat. “Sommige medewerkers voelen dan een soort prestatiedrang”, stelt Robert. “Ze zijn bijvoorbeeld geneigd om heel snel te reageren op mailtjes. Ik heb er zelf ook dagen van veertien, vijftien uur op zitten. Dat is de keerzijde.”

Hoe dit zich in de toekomst zal ontwikkelen, valt nog te bezien. Paul en Robert zijn het erover eens dat dit sterk afhangt van de werkgever.

Lees hoe je de nadelen van thuiswerken om kunt zetten in voordelen.

Thuiswerken in de praktijk: eerst aan de keukentafel

Begin 2020 was het thuiswerkbeleid nog erg gericht om mensen zo snel mogelijk aan het werk te krijgen. “Veel mensen gingen gewoon aan de keukentafel werken met een laptop”, blikt Paul terug.

“Dat is natuurlijk prima voor een dag, maar we kwamen al snel tot de conclusie dat vijf dagen per week zo werken niet goed is voor je werkhouding. We zijn toen bij ACES Direct een dag lang gestimuleerd om veel te staan en bewegen tijdens het werk.”

Werkgevers faciliteren een gezonde thuiswerkplek

Gedurende het jaar zagen Paul en Robert de focus steeds meer verschuiven van het kunnen thuiswerken an sich, naar het faciliteren van de een beter manier waarop mensen thuiswerken in de praktijk. “Zo waren er klanten die nieuwe monitoren hadden gekocht en de oude uitdeelden aan medewerkers voor thuisgebruik”, vertelt Robert.

“Zelfs Microsoft legt de komende tijd de focus op een goede werk-privebalans”

“Andere bedrijven boden bijvoorbeeld bureaus en stoelen aan zodat mensen arbotechnisch goed konden werken. Ook werden er dockingstations aangeschaft zodat medewerkers ook thuis al hun apparaten goed konden aansluiten, in plaats van houtje-touwtje oplossingen te gebruiken.”

Tip: zo richt je de ideale thuiswerkplek in.

Thuiswerken in de praktijk: het risico op Shadow-IT

Hoewel IT-afdelingen veilige software en devices aanbieden aan thuiswerkers, ligt bij veel organisaties shadow-IT op de loer. Mensen werken nu eenmaal graag met hun eigen devices en de software die zij prettig vinden.

“Veel implementaties zijn halsoverkop gemaakt, soms zelfs in een paar uur. Hierbij is weinig aandacht geweest voor beveiliging of adoptie van de devices. Dit is een probleem, want de locatie van data binnen organisaties is cruciaal”, vertelt Robert.

Een oplossing voor dit probleem ligt vooral op het gebied van awareness. “Maak gebruikers bekend met de functies en mogelijkheden. Veel gebruikers kennen online vergaderen en chatten, maar daar houdt het wel bij op. Betrek ook je techneuten en backend beheerders hierbij.”

Thuiswerken en logistiek: hoe krijgt de medewerker een nieuw device?

Paul merkt dat veel organisaties moeite hebben met het leveren van nieuwe devices aan gebruikers. “Je kunt de pakketjes natuurlijk gewoon naar een huisadres sturen, maar wat doe je dan wanneer iemand niet thuis is?”

“Je ziet dat veel bedrijven er nu over nadenken hoe ze dit het beste kunnen inrichten. Sommige organisaties kiezen er bijvoorbeeld voor om devices naar een centraal afhaalpunt te sturen, denk hierbij aan de AH Pick Up Points.”

Autopilot en verzending apparaten

In 2020 kwam er steeds meer vraag naar een veilige manier om apparaten bij eindgebruikers te krijgen, zonder dat deze eerst langs de IT-afdeling moeten. Dat kan met Windows Autopilot, medewerkers kunnen zo direct aan de slag. Robert zag deze manier van uitrollen in 2020 steeds populairder worden.

“Het is dan ook handig om een digitale gebruikersovereenkomst op te stellen, veel organisaties doen dit nu nog op papier. Bij de digitale variant krijgt de medewerker een mailtje met het verzoek het document digitaal te ondertekenen. De IT-afdeling krijg dan automatisch bericht wanneer dat is gebeurd, waarna het apparaat voorzien van Autopilot wordt opgestuurd.”

Uitdaging voor 2021: levering hardware

Volgens Paul en Robert blijft het kunnen leveren van hardware een grote uitdaging. “De levertijden liepen voor 2020 al op, maar nu al helemaal. Het is daarom belangrijk om een realistische planning te maken.”

“Als je nu bestelt, heb je over drie maanden misschien een paar devices. We zien bij sommige klanten dat ze door het gebrek aan hardware ook minder strak aan een stramien van allemaal dezelfde apparaten vasthouden.”

“Nu de hardware vaak op zich laat wachten, is het nog belangrijker om je goed voor te bereiden. Zorg dus dat je voor de levering alles op het gebied van techniek, beveiliging en inrichting op orde hebt gemaakt.”

Lees ook