Hoe houd ik mijn mobiliteitsstrategie up-to-date?

Hybride werken wordt pas echt een succes als je hier een gedegen hybride werken beleid voor schrijft. Dit noemen we ook wel een mobiliteitsstrategie. Het is geen statisch document waar je nooit meer naar om hoeft te kijken. Hoe houd je dit beleid up-to-date?

Waarom heb je een hybride werken beleid nodig?

Hybride werken is de afgelopen tijd zeer populair geworden. Zowel medewerkers als werkgevers en IT-afdelingen zien de vele voordelen van deze manier van werken. Zo hebben medewerkers een betere werk-privébalans, waardoor ze productiever worden.

Wanneer bij hybride werken nieuwe devices direct bij de medewerker thuis worden bezorgd, heeft de IT-afdeling hier veel minder omkijken naar. Er komt zo kostbare tijd vrij voor innovatie.

Toch is het ook belangrijk om heldere afspraken te maken over het hybride werken zelf. Dit doe je met een hybride werken beleid. Hierin leg je bijvoorbeeld vast wanneer er waar gewerkt wordt, en wie verantwoordelijk is voor de devices.

Waaruit bestaat een hybride werken beleid/mobiliteitsstrategie?

Een hybride werken beleid bestaat in elk geval uit een aantal onderdelen:

  • Afspraken over waar gewerkt mag worden, en hoe vaak een medewerker op kantoor mag zijn.
  • Welke devices mogen worden gebruikt, en welke software?
  • Een opzet van de gebruikersovereenkomst.
  • Een hybride securitybeleid. Hoe beveilig je de devices en data?
  • Wie is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de devices?
  • Hoe worden de devices gemanaged?

Hoe stel je een hybride werken beleid op?

Het is erg belangrijk dat je medewerkers zich daadwerkelijk aan de nieuwe mobiliteitsstrategie houden. Om dit draagvlak te creëren begin je bij het opstellen van je beleid met ondervragen van je medewerkers. Welke richtlijnen willen zij graag in het hybride werken beleid?

Lees meer over het opstellen van een hybride werken beleid.

Doe dit vervolgens ook bij de directie. Hier zullen uiteraard verschillen in zitten, het is belangrijk om hier goed over te praten met het hele bedrijf. Uiteindelijk geeft de mening van de directie in veel gevallen de doorslag. Tot slot is het zaak om de conclusie te verwerken in een mobiliteitsstrategie.

Waarom moet mijn mobiliteitsstrategie up-to-date zijn?

De hybride werken beleid is geen losstaand element, maar onderdeel van de centrale IT-strategie. De strategie is succesvol als die waarde oplevert voor verschillende delen van de organisatie. En dat kan alleen als rekening wordt gehouden met de ontwikkelingen omtrent hybride werken.

Denk bijvoorbeeld aan nieuwe type (hybride) devices die zorgen dat werknemers efficiënter en productiever kunnen werken én zijn voor IT makkelijker te beveiligen.

Hoe vaak moet ik een mobiliteitsstrategie updaten?

De vraag hoe vaak een hybride werken beleid precies bijgewerkt moet worden, is lastig te beantwoorden. Mobiele technologie ontwikkelt zich snel en elke dag zijn er weer nieuwe beveiligingsrisico’s die de IT-infrastructuur van jouw organisatie bedreigen.

Het verdient dan ook de voorkeur om doorlopend aan de strategie te schaven, zodat deze flexibel blijft en voorwaarden schept voor verdere innovatie. Dat kost tijd en geld, maar levert veel voordelen op wat betreft productiviteit, efficiëntie en de tevredenheid van medewerkers én klanten.

Welke onderdelen van het hybride werken beleid moet ik vooral bijhouden?

Uiteraard is het dus slim de gehele mobiliteitsstrategie regelmatig nog eens door te nemen met de werknemers, directie, HR- en IT-afdeling. Maar er zijn een aantal zaken die sowieso geregelde aandacht vragen:

1. Werknemersbetrokkenheid

Eén van de doelen van mobiel werken is medewerkers flexibeler en effectiever laten werken. Om dat (ook op de lange termijn) te laten slagen moet je werknemers blijven betrekken bij mobiel werken en de ontwikkelingen daaromtrent.

Adoptie door de werkvloer is immers essentieel en zonder betrokkenheid kan er op dit vlak genoeg misgaan. Neem geregeld de huidige systemen onder de loep en bedenk hoe je met je personeel mobiele processen nog effectiever kunt invoeren.

2. Managed devices

Daarnaast is het goed om devices, het gebruik en de beveiliging ervan te blijven evalueren. Vooral BYOD (Bring Your Own Device) blijft een terugkerend onderwerp. De snelheid waarmee nieuwe devices op de markt worden gebracht is voor veel bedrijven (financieel) niet bij te benen.

Werknemers hebben wel behoefte aan die nieuwe technologieën en vinden het fijn om te werken met een apparaat waarmee ze vertrouwd zijn en privé ook veel gebruiken. Voor de IT-afdeling is het echter lastig om al die verschillende apparaten goed te beveiligen tegen diefstal, verlies en aanvallen van buitenaf.

Het is daarom slim om regelmatig te controleren of het huidige aanbod devices én de bijbehorende beveiliging nog volstaat en hoe je medewerkers meer tegemoet kunt komen.

3. Security

Naarmate de organisatie mobieler wordt, neemt het risico toe dat gevoelige bedrijfsdata in de verkeerde handen komt. Het is dan ook van groot belang dat mobile device management goed ingericht is.

Software, instellingen, gebruikersrechten en het beveiligingsbeleid moeten allemaal op orde en up-to-date zijn. Zijn er devices die niet gebruikmaken van encryptie en niet op afstand te wissen zijn (in geval van verlies), dan zijn ze rijp voor vervanging.

4. Software en apps

Balans is een toverwoord bij een up-to-date mobiel werken beleid. De productiviteit daalt als werknemers slechts toegang hebben tot een beperkt aantal (verouderde) mobiele apparaten, software en apps. Anderzijds zorgt de ondersteuning van veel verschillende apparaten en software voor kopzorgen bij IT.

Controleer daarom regelmatig of de huidige systemen wel voorzien zijn van de laatste updates om beveiligingsproblemen te voorkomen én of er nog wel optimaal gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden die er zijn en steeds nieuw bijkomen.

Kunnen werknemers makkelijk samenwerken en productief werken? Of zijn er nieuwe mogelijkheden die aangeboden moeten (kunnen) worden? En wat is daar dan voor nodig?

5. Praktische randvoorwaarden

Houd in de mobiliteitsstrategie tot slot rekening met kosten voor softwarelicenties (misschien zijn die elders lager, voor hetzelfde product) en zaken als actuele beveiligingsrisico’s en regelgeving in de desbetreffende branche.

Stuk voor stuk zaken die minimaal jaarlijks gecheckt dienen te worden. Want zo houd je de mobiel werken beleid up-to-date.

Lees ook: 

Veelgestelde vragen over het hybride werken beleid

Waarom is een hybride werken beleid nodig?

Wanneer je medewerkers hybride gaan werken, is een beleid fijn om je gemaakte afspraken vast te leggen. Wanneer verwacht je bijvoorbeeld dat een medewerker wel op kantoor verschijnt? Wordt er met kantoortijden gewerkt, of word dit losgelaten? Lees hier meer over het hybride werken beleid (een mobiliteitsstrategie).

Hoe kun je veilig hybride werken?

Een hybride werken beleid is niet compleet zonder aandacht voor veiligheid. Het begint allemaal met een goed securitybeleid en een gebruikersovereenkomst. Lees er alles over.