5 essentiële vragen voor de beste mobiliteitsstrategie

Steeds meer bedrijven (h)erkennen de voordelen van mobiel werken. De daadwerkelijke invoering vereist echter een steekhoudende mobiliteitsstrategie waarin de uiteenlopende mogelijkheden en uitdagingen op elkaar worden afgestemd.

Goede mobiliteitsstrategie

Mobiliteit transformeert de wijze waarop we leven, en zeker ook de manier waarop we werken. De vaste werkplek verdwijnt in steeds meer bedrijven. Dankzij veelzijdige mobiele devices zijn benodigde software, informatie en collega’s immers ook eenvoudig toegankelijk in de trein of vanuit huis.

Het dagelijkse leven van veel afzonderlijke medewerkers is in veel gevallen al doorvlochten met dit soort hoogwaardige mobiele mogelijkheden. Voor betrokken organisaties is de overstap naar de virtuele werkplek echter wel een complexe aangelegenheid.

Om die overstap succesvol te kunnen maken moeten er eerst een aantal essentiële vragen worden beantwoord die leiden tot een goede mobiliteitsstrategie.

1. Wat zijn de doelstellingen?

Oftewel: wat gaat mobiel werken bijdragen aan de strategie van het bedrijf? In eerste instantie focust het management hierbij vaak op de verwachte kostenbesparingen. Zo kan het gebruik van Software as a Service bijvoorbeeld aanzienlijke reductie betekenen van gemaakte kosten voor hardware, licenties en personeel.

Volgens experts is het belangrijkste winstpunt echter dat werknemers dankzij mobiel werken flexibeler en dus effectiever en winstgevender gaan werken.

Daarbij komt dat een werkgever die de mogelijkheid biedt taken flexibel in te delen voor werknemers absoluut een streepje voor heeft, zeker onder de nieuwe generatie millenials. Zo zijn de overwegingen voor elk bedrijf anders, maar is het in alle voorkomende gevallen essentieel dat het antwoord op de vraag ‘waarom’ glashelder op het vizier staat.

Door zelf een heldere mobiliteitsstrategie te bepalen voorkomt het management bovendien dat de agenda wordt bepaald door ad hoc door de werkvloer omarmde oplossingen.

2. Wie worden er bij betrokken?

Veel bedrijven focussen zich bij de introductie van een mobiele werkplek met name op het technologische aspect. Hoewel dit zeker belangrijk is, is adoptie door de werkvloer de essentiële factor om dit project te laten slagen.

Het vroegtijdig betrekken van het personeel bij het plannen en maken van keuzes is daarom van doorslaggevend belang. Experts hameren op de noodzaak om hier zeker een jaar voor daadwerkelijke invoering mee te beginnen. Het management moet daartoe een helder beeld hebben van  de samenstelling van de gebruikersorganisatie.

Vanuit dat inzicht kan het MT bepalen welke devices en applicaties er voor de medewerkers beschikbaar worden gemaakt en wie er wordt uitgenodigd om namens de medewerkers mee te praten. Deze inbreng is van groot belang voor de adoptie van de nieuwe manier van werken.

Uiteraard blijft de door het management bepaalde doelstelling hierbij leidend. Als de reeds bepaalde focus van de strategie ligt op kostenbesparing is het bijvoorbeeld niet per se noodzakelijk dat alle medewerkers op elke locatie toegang hebben tot het bedrijfsnetwerk.

3. Welke devices gaan we gebruiken?

Om mobiel te kunnen werken hebben de medewerkers uiteraard geschikte devices nodig. Het overgrote merendeel van het personeelsbestand beschikt privé waarschijnlijk al over een laptop, iPad en smartphone. De vraag is echter: kunnen ze daarmee ook hun professionele taken uitvoeren?

Het gebruik van eigen apparatuur, oftewel Bring Your Own Device (BYOD), heeft als groot voordeel dat de medewerkers daar vertrouwd mee zijn en de ins en outs van het besturingssysteem kennen. Bovendien hoeft er vanuit het bedrijf geen dure nieuwe apparatuur te worden aangeschaft.

Er kleven echter ook nadelen aan. Zo wordt het voor de IT-afdeling een grotere uitdaging om alle verschillende devices te managen. Daarbij komt dat het in het geval van een verloren device lastiger wordt adequaat te reageren, bijvoorbeeld door de inhoud op afstand te wissen. Het gaat dan immers om het privébezit van de betrokken medewerker.

Vanuit deze overwegingen gebruiken bedrijven ook variaties op BYOD waarbij het bedrijf het favoriete device van de medewerker aankoopt. Naast de te maken kosten is hier ook de gewenste beveiliging essentieel.

4. Hoe stemmen we optimaal gebruik en beveiliging op elkaar af?

Vroeger nog vaak een sluitpost, maar tegenwoordig is beveiliging een essentieel onderdeel dat van meet af aan scherp op het vizier staat. Mobiele devices met bedrijfskritische informatie die ook buiten het bedrijf toegankelijk zijn, betekenen immers een groot potentieel risico.

Anderzijds kan het volledig dichttimmeren van de beveiliging voor aanzienlijke vertraging en irritatie bij medewerkers zorgen. Het is dus zaak hier een gulden middenweg in te vinden.

Dat geldt ook voor een aantal gerelateerde keuzes. Zijn de gebruikte devices eigendom van bedrijf of medewerker? Mogen medewerkers er ook privé gebruik van maken? Hoe gevoelig zijn de onderdelen waar zij toegang toe moeten hebben? En wordt deze toegang geboden via een virtual private network, een app of op andere wijze?

Elk van deze vragen hangt nauw samen met de overalldoelstellingen van de onderneming en dienen dus vooraf ondubbelzinnig te worden beantwoord.

5. Waar liggen de prioriteiten?

Een mobiliteitsstrategie kan verschillende doelstellingen combineren. Kostenbesparing staat bij aanvang vaak bovenaan de agenda, mede omdat een abstract begrip als flexibiliteit zich lastiger laat vertalen in een concrete businesscase.

Het vaststellen van de gewenste investeringen, de volgorde waarin die moeten plaatsvinden en de return on investment die daar tegenover staat kan daardoor een serieuze uitdaging zijn. Toch zal een onderneming hier onvermijdelijk prioriteiten moeten stellen.

Daarvoor is een overzichtelijk totaalbeeld van alle gewenste aanpassingen met daarbij de benodigde geld- en tijdsinvestering en verwachte opbrengst onmisbaar. Welke maatregelen zijn het eenvoudigst door te voeren, wie hebben daar profijt van en binnen welke termijn zijn ze te realiseren?

Het kan handig zijn deze op benodigde tijdsinvestering in te delen, bijvoorbeeld op korte (tot 3 maanden), medium (3-12 maanden) en lange termijn (langer dan 1 jaar). En zorg vooral dat de medewerkers nauw worden betrokken bij het maken bij deze belangrijke keuzes.

Lees ook:

 

Beeld via Flickr