Wanneer is de persona-workshop interessant voor jouw bedrijf?

Onze manier van werken en de wensen en eisen van eindgebruikers veranderen geregeld. Door hier goed op aan te sluiten, verhoog je de productiviteit en efficiency in je organisatie. De persona-workshop van HP helpt je onderzoeken wat geschikte werkvormen en hardware zijn voor de verschillende type medewerkers in je organisatie.

Eindgebruikers worden steeds mondiger en krijgen steeds vaker de kans om iets te zeggen over de inrichting van hun werkplek. Dat geldt zeker voor thuiswerkplekken, het gaat tenslotte om de privé-omgeving van de medewerker.

Om ervoor te zorgen dat je niet voor iedere medewerker apart hoeft te onderzoeken wat voor hem of haar de ideale situatie is, kan het beste worden gewerkt met persona’s. In de persona-workshop van HP ga je hier concreet mee aan de slag.

Het effect van toegenomen flexibilisering

Hoewel we er vanuit gaan dat we in de toekomst toch weer gedeeltelijk naar kantoor kunnen, is een toegenomen flexibiliteit een feit. In onderzoeken van HP gaven IT-managers in 2019 aan dat 68% van de medewerkers alleen vanuit kantoor werkte.

Naar verwachting is dit in 2021 nog maar 51%. Het aantal mensen dat flexibel of vanuit huis werkt, wordt dus steeds groter.>

Tip: nieuwsgierig? Lees hier hoe meetingrooms bij het hypermoderne HP-kantoor ingericht zijn.

Gebruik van nieuwe tools

Ook de manier van werken op kantoor verandert, zo wordt er steeds meer gebruik gemaakt van tools als Microsoft Teams en Zoom.

Je ziet dat deze ook in de kantooromgeving te integreren zijn, bijvoorbeeld in meetingruimtes. Het is dan eenvoudiger om direct productief te zijn.

Omdat onze manieren van werken en gebruik van tools zo sterk veranderen, is het belangrijk om kritisch naar deze invulling van de werkplek te kijken. De persona-workshop van HP kan hierbij helpen.

Hoe werkt de persona-workshop van HP?

Lees hier alles over de verschillende persona’s die HP hanteert

Bij HP wordt uitgegaan van vijf standaard persona’s, die je in 80% van de organisatie terugvindt. In sommige gevallen valt er één af of komt er juist één bij.

Met die persona’s als basis onderzoek je samen met HP tijdens de workshop hoe je medewerkers op dit moment werken. Hierbij wordt niet gekeken naar de hardware die de medewerkers nu gebruiken, maar juist naar hoe men de werkplekken gebruikt in het nieuwe normaal.

Invulling van de workshop

In een sessie van een paar uur worden de verschillende persona’s ingevuld. Per persona wordt gekeken welke wensen en eisen medewerkers hebben, waar ze nu werken en of ze bijvoorbeeld met privacygevoelige gegevens in aanraking komen.

Op basis hiervan komt HP aan het einde van de persona-workshop met een advies over het inrichten van de werkplekken.

Zo kun je je voorbereiden

Om zoveel mogelijk uit deze persona-workshop te halen, is het slim om je goed voor te bereiden. Zo kun je van tevoren alvast nadenken over waar je de standaard persona’s zou kunnen vinden binnen je bedrijf. Door medewerkers alvast te plotten, bespaar je tijd die je kunt gebruiken om tijdens de workshop de diepte in te gaan.

Wat levert deze persona-workshop op?

Na de workshop wordt er per persona een verslag opgesteld. Hierin staat beschreven hoe de persona is opgebouwd: is hij mobiel, flexibel of heeft hij juist een eigen vaste werkplek? Creëert hij content of consumeert hij die alleen?

Wat voor applicaties worden er bijvoorbeeld gebruikt? Dit wordt zo visueel mogelijk gemaakt en voorzien van een kort stukje achtergrondinformatie.

Werkplekadvies

Daarnaast wordt er voor elke persona een werkplekadvies gegeven. Hoe zou een kantoorwerkplek, mobiele werkplek of thuiswerkplek er voor deze persona uit kunnen zien? Hierin worden concrete producten gepositioneerd, zoals docking stations, laptops en schermen.

Er wordt ook ingegaan op hoe je een grote variëteit aan producten kunt inzetten, maar toch zoveel mogelijk kunt standaardiseren door middel van persona’s.

Voor wie is de workshop geschikt?

De workshop is bedoeld voor IT-beslissers en informatiemanagers, mensen die tussen de business en IT instaan. In sommige gevallen schuift ook iemand van HR aan, dat hangt af van hoe goed IT en HR al samenwerken.

Het uitnodigen van HR kan ook beperkend werken. Zij zijn namelijk al langer bezig met de indeling van functiegroepen, waardoor ze mogelijk blijven denken vanuit oude structuren.

Om dezelfde reden is het niet handig om beheerders en IT-architecten uit te nodigen, zij denken vaak meer vanuit hoe ze al jaren werken en wat makkelijk te beheren is. Het uitgangspunt is om te denken vanuit de gebruiker zelf, dan kom je soms tot heel nieuwe oplossingen. De persona-workshop is geschikt voor bedrijven vanaf 300 medewerkers.

Voorbeeld vanuit de praktijk

Benieuwd wat de resultaten zijn in de praktijk? HP gaf de workshop bij een zorgorganisatie die werkte met gevirtualiseerde werkplekken in een Citrix-omgeving. Hierbij staat de werkplek niet op een pc, maar komt deze vanuit het datacenter op je laptop of thin client.

De medewerkers moesten heen en weer lopen naar de thin clients om gegevens van patiënten in te voeren of op te halen, hierbij ging veel tijd verloren.

Het invoeren van Chromebooks

In de persona-workshop werd vervolgens niet alleen stilgestaan bij hoe er voorheen gewerkt werd, maar ook hoe de medewerkers in de toekomst graag wilden werken. Toen bleek dat er veel tijd bespaard kon worden door gebruik te maken van Google Chromebooks in combinatie met docking monitoren.

Medewerkers konden hiermee aan het bed van de patiënt dossiers invullen en gegevens ophalen. Chromebooks zijn veel mobieler, zonder af te stappen van de gevirtualiseerde omgeving.

Daarnaast zijn ze goedkoper dan de oude oplossing, voornamelijk op het gebied van beheer en de daarmee gemoeide resources binnen de organisatie. Zo zorgde de workshop voor een heel nieuw perspectief en andere manier van werken.

Meer weten over de persona-workshop van HP of direct een workshop aanvragen? Laat je gegevens dan achter op dit contactformulier

Lees ook