De onboardingschecklist van Bechtle: welkom in 7 stappen

Wanneer jouw organisatie een nieuwe medewerker mag verwelkomen, mag je als IT-afdeling meteen aan het werk. Gebruik deze handige onboardingschecklist van Bechtle om niets te vergeten.

De onboardingschecklist maak je in 7 stappen:

1. Start de onboardingschecklist: bepaal wat de nieuwe medewerker nodig heeft

Deze onboardingschecklist begint bij de HR-afdeling. Zij leggen de persoonlijke gegevens, functie, afdeling en startdatum vast. “Op basis daarvan kun je als IT bepalen welke hard- en software nieuwe medewerkers nodig hebben”, vertelt Robin van der Kuijl, workspace advisor bij Bechtle.

“Dit heeft bijvoorbeeld te maken met welke toepassingen ze gaan gebruiken. Iemand die op de salesafdeling gaat werken, heeft een heel andere werkplek nodig dan iemand die aan de slag gaat met data-analyse of grafische vormgeving.”

Vervolgens stel je het toegangsniveau van de gebruiker in. “Iemand die bij de afdeling administratie werkt, heeft toegang tot andere gegevens nodig dan iemand die werkt in de sales.”

Werken met persona’s

Volgens Robin is het belangrijk om per medewerker te kijken naar de specifieke functie, wensen en behoeften. Werkt de nieuwe medewerker straks mobiel of alleen op kantoor? Welke accessoires zijn nodig? Je kunt hierbij ook aan de gebruiker zelf vragen wat hij of zij nodig denkt te hebben om productief te kunnen werken.<

“Het is slim om hierbij gebruik te maken van persona’s, op basis daarvan kun je gaan bepalen welke hardware en policies er nodig zijn,” vertelt Robin.<

2. Beveilig de werkplek

Uiteraard is ook de beveiliging van de werkplek van belang, we zoomen in op het gebruik van wachtwoorden. “Medewerkers vinden dit vaak erg lastig, je hebt overal een wachtwoord voor nodig, hoe ga je die onthouden? Overal dezelfde gebruiken is ook niet bepaald veilig. Daarom is het belangrijk om in te kunnen loggen met multifactor-authenticatie.”

Meer weten over security-uitdagingen tijdens onboarding?

Het is ook noodzakelijk om te voorkomen dat derden kunnen meekijken op het scherm van de werknemer. Wanneer de medewerker een vaste werkplek heeft, kan het handig zijn om in te stellen dat automatisch wordt uitgelogd na een aantal minuten inactiviteit.

Werkt de medewerker veel onderweg? Dan kan een privacyscherm er bijvoorbeeld voor zorgen dat vreemden niet kunnen meekijken.

3. Zorg voor een ergonomische werkplek

Is de werkplek van je nieuwe medewerker wel ergonomisch verantwoord? “Bij steeds meer bedrijven is de gezondheid van medewerkers een belangrijk thema”, vertelt Robin.

Als werkgever kun je bijvoorbeeld een verstelbaar bureau, fijne bureaustoel en een losse monitor aanbieden. Zo krijgt de werknemer geen last van een pijnlijke nek of rug. “Er zijn zelfs tools die bijhouden wanneer het tijd is voor de medewerker om even op te staan.”

Tip: zo richt je de ideale thuiswerkplek in

4. Imaging op kantoor of met Autopilot

“Imaging is een van de belangrijkste zaken op het gebied van onboarding”, stelt Robin. “Je kunt ervoor kiezen om dit als beheerder zelf te doen, maar je kunt ook een oplossing als Autopilot gebruiken.”

Bij Autopilot wordt de image automatisch op het apparaat geladen. “De gebruiker hoeft hiervoor maar één keer in te loggen, daarna kan hij aan het werk. Wanneer je gebruik wilt maken van Autopilot, moet je aan de achterkant wel alles goed geregeld hebben. Je hebt bijvoorbeeld Asure en Microsoft Intune nodig.”

5. Regel een gebruikersovereenkomst

Is het device helemaal naar wens ingesteld? Dan is het zaak om een gebruikersovereenkomst op te stellen met een aantal voorwaarden over het gebruik van het device.
Zorg dat je medewerker de gebruikersovereenkomst tekent bij ontvangst. “Zo’n overeenkomst zorgt ervoor dat je de spullen aan het einde van de rit in redelijke staat terugkrijgt. Een krasje is uiteraard niet erg, er mogen normale gebruikerssporen opzitten.”

6. Houd rekening met de thuiswerkplek

Deze onboardingschecklist zou niet compleet zijn zonder thuiswerken te benoemen. Sinds 2020 werken veel medewerkers vanuit huis. Het kan dan ook voorkomen dat een nieuwe werknemer op de thuiswerkplek start. “Je moet daarbij goed kijken naar hoe je de communicatie inricht”, vertelt Robin.

“Wij werken bij Bechtle met Microsoft Teams, daar kun je alles in kwijt: documentatie, handleidingen, vergaderingen en nieuwsberichten. Natuurlijk is het fijner om persoonlijk contact te hebben, maar dit went goed.”

Op de thuiswerkplek heeft je medewerker waarschijnlijk ook andere accessoires nodig. “Je werkt in een omgeving waar over het algemeen meer rumoer is dan op een standaard kantoor. De kinderen zijn ’s middags thuis en huisdieren maken geluid. Dan zijn oordopjes en noise cancellation in je laptop erg handig.”

Risico’s op de thuiswerkplek

“Als beheerder is het belangrijk om de nieuwe werknemer te informeren over waar je thuis allemaal rekening moet houden. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je systeem automatisch versleuteld wordt. Anders kan een nieuwsgierig kind al je e-mails verwijderen, bij wijze van spreken.”

Volgens Robin is het ook slim om alvast na te denken over wat er moet gebeuren wanneer er een reparatie nodig is bij een medewerker thuis. Heb je als IT-afdeling zelf iets op de plank liggen, of maak je gebruik van een service?

7. Heet nieuwe medewerkers welkom op de eerste dag

We sluiten deze onboardingschecklist af met de allereerste werkdag. IT-technisch staat dan vaak alles gereed. Deze dag staat dan ook vooral in het teken van kennismaken. De dag begint met het lopen van een rondje langs alle afdelingen, zodat de medewerker een goed beeld krijgt.

“Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat mensen zich welkom voelen. Zo bouw je een langetermijnrelatie op. Bij Bechtle krijgen nieuwe medewerkers een doos met de laptop, accessoires en een mok met naam erop. Die noemen we ook wel de happy box!”

Lees ook: