Offboarding van werknemers: het ideale stappenplan voor IT

Als je medewerker afscheid neemt, mag je als IT-afdeling meteen aan de slag. Denk aan het wipen van devices, maar ook aan toegangsrechten. Robin van der Kuijl, Personal Systems Solutions Advisor bij Bechtle, vertelt welke stappen je allemaal moet doorlopen bij de offboarding van werknemers.

Stap 1: Zorg voor duidelijke overeenkomsten bij de onboarding

Een soepele offboarding van werknemers begint eigenlijk al bij het onboardingproces. Samen met de HR-afdeling kun je namelijk een overeenkomst opstellen voor het gebruik van de devices. Hierin staat bijvoorbeeld dat ze het apparaat netjes moeten houden en alle spullen na afloop gewiped (leeg) moeten inleveren. 

Robin vertelt: “Wanneer je deze overeenkomst laat tekenen bij het onboarden, weten medewerkers precies waar ze aan toen zijn. Geef ze ook een checklist mee ter herinnering, zo kunnen ze nalopen wat er allemaal moet gebeuren.”

Stap 2: Offboarding van werknemers: verzamel de primaire wachtwoorden

Zorg ervoor dat medewerkers hun primaire wachtwoorden meegeven bij het inleveren van hun device. Anders wordt het een flinke puzzel om deze nog te achterhalen wanneer de medewerker vertrokken is.

Robin: “Veel mensen gebruiken bijvoorbeeld Bitlocker, dat zorgt ervoor dat er geen willekeurige gebruiker meer in het systeem kan komen. Hier heb je de Bitlocker key voor nodig. Maar wat als de laptop zoek is geraakt en na vertrek van de medewerker boven tafel komt?”

Helaas wordt het zonder Bitlocker key heel lastig om zo’n apparaat te ontgrendelen. “We hebben wel eens situaties meegemaakt waarbij de klant een laptop had waar ze geen toegang meer toe hadden. Dan is het heel lastig om nog te kunnen wipen. Dat is wel heel zuur, zeker wanneer het een duur device is”, blikt Robin terug.

Stap 3: Laat medewerkers de devices wipen

Bij offboarding van werknemers is het belangrijk om de zakelijke devices helemaal leeg te maken, zodat een volgende medewerker er weer mee aan de slag kan. Dit kun je als IT-afdeling zelf doen, maar je kunt het ook overlaten aan de vertrekkende medewerker.

Dat gaat niet altijd even goed, vertelt Robin. “Bij telefonie gebeurt het vrij vaak dat het apparaat wel wordt teruggegeven, maar dat het niet goed gewiped is. Bij Apple heb je bijvoorbeeld de FINDIT-functie. Als die er nog op staat, kan de beheerder het toestel niet zomaar unlocken.”

Handig: met deze groeiuitdaging kan Bechtle je helpen.

Tip: tools om devices te wipen

Wist je dat er ook speciale oplossingen zijn om telefoons en laptops terug te brengen naar de fabrieksinstellingen? Ook de beveiliging wordt dan gewiped. “De gebruiker kan het systeemherstelproces met een druk op de knop activeren. Daarna kan de beheerder de laptop weer inspoelen en doorgeven aan de volgende”, vertelt Robin.

Voorbeelden van dit soort software zijn DBan (gratis), Killdesk en Blancoo. Je kunt ook kiezen voor Redkey USB Enterprise, dan krijg je de USB-key opgestuurd.

Stap 4: Inventariseer waar de medewerker toegang toe had

Elke medewerker heeft toegang tot een aantal systemen binnen het bedrijf. Bij het offboarden van werknemers is het dan ook zaak om goed te inventariseren waar hij of zij accounts en wachtwoorden van heeft.

“Stel bijvoorbeeld dat een inkoper vertrekt bij je bedrijf. Je wilt niet dat hij naderhand nog in allerlei portals toegang heeft. Daarom is het belangrijk om te bekijken welke wachtwoorden veranderd moeten worden en welke accounts je moet uitschakelen.”

Stap 5: Gebruik bij offboarding van werknemers ook een checklist voor IT

Het is slim om niet alleen een checklist op te stellen voor medewerkers, maar ook voor de IT-afdeling. “Wanneer je een medewerker na vertrek nog nodig hebt, kan dat problemen opleveren. Controleer daarom bij het inleveren of alles compleet en in goede staat is, of het apparaat al gewiped is en of alle primaire wachtwoorden meegeleverd zijn.”

“Is alles in orde? Geef de medewerker dan ook een bewijs van inlevering mee, zodat ze met een gerust hart kunnen vertrekken. Duidelijkheid en transparantie is hierin het belangrijkst”, stelt Robin.

Lees ook: