Onboarding 2.0: Maak een onvergetelijke eerste indruk

Komt er een nieuwe medewerker bij je bedrijf? Een goede onboarding zorgt ervoor dat iemand zich welkom voelt en op de lange termijn zelfs loyaler is aan je bedrijf. Hoe doe je dat in de praktijk?

Weet je nog hoe het voelde toen je bij je allereerste baan over de drempel stapte? Kleine gebaren maken vaak al een grote impact. Als IT- en HR-afdeling kun je hierbij het verschil maken tussen een fijne eerste werkdag en een dag waarbij je constant op de klok kijkt.

Onboarding: kennismaken met het bedrijf en de medewerkers

Niemand wordt vrolijk van een baan zonder fijn contact met collega’s. Een prettige introductie kan het begin zijn van een lange, succesvolle samenwerking. Zorg er wel voor dat beide partijen hier voldoende tijd voor nemen. Er is niets zo vervelend dan het gevoel te hebben dat de ander zich eigenlijk moet haasten naar de volgende vergadering.

Wordt er veel thuisgewerkt? Ook dan kun je een nieuwe collega op een fijne manier welkom heten. Onboarding krijgt dan een iets andere invulling: bijvoorbeeld door een welkoms-videocall of een online borrel.

Een efficiënte online meeting? Zo regel je dat,

Het is in elk geval attent om iedereen binnen het bedrijf alvast een mailtje te sturen waarin je de medewerker voorstelt. Zet hem of haar in de cc zodat collega’s meteen een welkomsmail kunnen sturen.

Een complete werkplek

De onboarding is niet compleet zonder dat je nieuwe medewerker is voorzien van de juiste apparatuur. Daniel Maelissa, Business Consultant bij Bechtle vertelt: “Vroeger was dit echt een IT-aangelegenheid.”

“De HR-afdeling stuurde de IT-afdeling op vrijdag een berichtje dat er maandag een nieuwe medewerker zou starten. De IT-afdeling moest dan maar zorgen dat ze alles op tijd geregeld kregen en gaf vervolgens een seintje aan de afdeling inkoop.” 

“Bij Bechtle brengen we al die eilandjes bij elkaar door middel van procesoptimalisering. Dit doen wij op basis van IT Service Management (ITSM). Als de HR-afdeling weet wanneer een medewerker start, krijgt de IT-afdeling automatisch een seintje. Hierdoor kun je al ruim op tijd beginnen met inkopen en kan de nieuwe medewerker nog voor de eerste werkdag een notebook ontvangen.

Een fijn welkomspakket

Het is natuurlijk helemaal mooi als de medewerker voor het device niet helemaal naar kantoor hoeft, maar het apparaat een aantal dagen van tevoren thuis wordt afgegeven. “Dit is het eerste contact met de organisatie zelf, een stukje branding”, vertelt Daniel.

“Je krijgt een gebruiksklaar pakket aangeleverd met een notebook en desgewenst een thuiswerkplek met docking station/monitor. Deze kunnen in samenwerking met de klant, helemaal gebrand afleveren.”

Ontvangst thuis

“Denk bijvoorbeeld aan een tas met het bedrijfslogo erop en een mok met de naam van de nieuwe medewerker. Dat zorgt ervoor dat je medewerker een gespreid bedje krijgt.”

“Zeker wanneer er veel thuisgewerkt wordt, kan zo’n welkomstpakket een goede aanvulling op de onboarding zijn. “Zo creëer je een beetje hetzelfde gevoel als een welkomstmoment op kantoor. Ook kan de medewerker de devices alvast uitproberen.”

Onboarding compleet? Inwerken maar!

De eerste werkweek kan best uitdagend zijn, alles is tenslotte nieuw. Om ervoor te zorgen dat je nieuwe medewerker niet verzuipt in de materie, kun je handige spiekbriefjes maken met belangrijke informatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een beslisboom, belangrijke termen en een uitleg over de meestgebruikte software.

Je hoeft je als IT-afdeling tijdens de onboarding in elk geval niet meer druk te maken over de instructies voor devices. Daniel vertelt: “Onze logistieke partner stuurt bij de verzending van de apparatuur altijd een skilled koerier op pad die helpt bij het opstarten.”

Windows Autopilot en instructiefilmpjes

“Daarnaast wordt gebruik gemaakt van Windows Autopilot, waardoor de eindgebruiker niets meer zelf hoeft te installeren. Dat is helemaal handig voor mensen die minder feeling hebben met IT.”

Hebben je medewerkers toch nog wat extra informatie nodig? “Een van onze partners maakt handige instructiefilmpjes over onze devices. Uiteraard kun je dit als IT-afdeling ook zelf doen, dat is toch een persoonlijke touch.”

Lees ook