On- en offboarding werknemers

01 jul, 2020

Productief mobiel samenwerken. Hoe doe je dat?

Mobiel werken is een dagelijks gegeven geworden. Maar mobiel samenwerken vormt nog een uitdaging. Smartphone en laptop alleen is niet genoeg.

3 minuten

‘De vraag is altijd: hoe maak je tools beschikbaar? En hoe zorg je dat iedereen er mee gaat werken?’ Aan het woord is Daniel Maelissa, Workspace Consultant bij Bechtle. Maelissa adviseert jaarlijks tientallen bedrijven en organisaties. Hij komt nog wel eens bedrijfssectoren tegen waar wel digitaal wordt gewerkt, maar het niet optimaal wordt benut.

Optimalisatieslag

Als voorbeeld haalt Maelissa de zorgsector aan. ‘Nadat Microsoft Teams daar was geïntroduceerd werd er nauwelijks in samengewerkt. Je zag dat iedereen onder een eigen naam ging inloggen en een eigen mappenstructuur ging aanleggen. Er liepen nog heel wat medewerkers met een kladblok rond om aantekeningen te maken.’

Terwijl je binnen Microsoft 365 die aantekeningen kunt maken. Maelissa: ‘Bijvoorbeeld om in een dossier wijzigingen aan te brengen. Of een document door een cliënt te laten tekenen en later terug te sturen in dezelfde applicatie – zonder het eerst op papier te hoeven doen en later nog eens in te moeten voeren op de pc. Dat is een optimalisatieslag.’

De juiste devices

In dit geval werkten de medewerkers in eerste instantie ook niet met de juiste devices. ‘Een notebook bleek te lomp en zorgde voor een barrière tussen verzorgende en cliënt. Toen kwam de tablet – maar die bleek niet geschikt om de hele dag op te werken.’

Nu werken ze met een nieuw apparaat: een x360 laptop. Maelissa: ‘Dat device biedt ‘the best of both worlds’: je kan er content mee maken én het kan fungeren als tablet om een cliënt mee te nemen in zijn verzorgingspad.’

Richtlijnen management

Maelissa wijst op twee aspecten die een rol spelen bij het bevorderen van productief mobiel samenwerken. ‘In de eerste plaats is er een beleidsmatig aspect. Het management moet richtlijnen uitgeven: hoe online samen te werken en hoe doe je dat veilig. Gedragsregels dus.’

Het tweede aspect is praktisch: zorg voor de juiste devices en bied de juiste software aan. ‘Bij dat laatste punt past een waarschuwing: maak niet in één keer alle features bekend. Het risico bestaat dat het dan teveel informatie in een keer wordt. Verstrek de informatie gefaseerd, in delen: dus eerst bijvoorbeeld de features voor samenwerken, dan voor bestanden delen, daarna scherm overnemen, enzovoorts.’

Presentatie nieuwe tools

Voor het verstrekken van die informatie raadt Maelissa een combinatie aan van video en documentatie. ‘Denk aan een video-tutorial over hoe bepaalde functies werken, plus een naslagwerk op papier of als PDF. Zodat mensen het nog even door kunnen lezen en eventueel aantekeningen kunnen maken.’

Ook beveelt hij een webinar aan met een aantal kritische eindgebruikers, die als ambassadeurs kunnen fungeren. Zij kunnen het draagvlak vergroten binnen een organisatie om een nieuw platform of device te gaan gebruiken.

De businesscase van goede security

Wil je als IT-manager graag genoeg geld en aandacht voor security binnen je bedrijf, maar weet je niet goed hoe je dit aan moet pakken? In deze longread lees je hoe je de directie kunt overtuigen met een ijzersterke businesscase.

Downloaden
IWMW-MT Select-248x352px-1

Samenwerktools

Er is een grote keuze aan samenwerkingstools. Om echt productief te zijn moeten ze voldoen aan een aantal belangrijke vereisten. Je moet snel een teamchat, privéchat of online meeting met besluitvormers kunnen starten en aan gedeelde bestanden kunnen samenwerken om meteen goedkeuring te krijgen.

En terwijl je een document bekijkt, moet je het op locatie kunnen bewerken en voltooien dankzij geïntegreerde meldingen en chatberichten. Inclusief ingebouwde beveiligings- en compliance functies, waaronder gegevensversleuteling en meervoudige verificatie voor verbeterde identiteitsbescherming.

Verschuiving beslissingsbevoegden

Maar hoe kies je tussen de verschillende aanbieders de juiste samenwerkingstool? IT-partner Bechtle ziet steeds meer een verschuiving binnen organisaties ontstaan, waarin het accent bij de eindgebruiker komt te liggen.

Voorheen bepaalde IT wat er werd aangeschaft en de afdeling inkoop regelde de betaling. Nu wordt eerst aan eindgebruikers gevraagd waar zij behoefte aan hebben, passend binnen het budget van inkoop en de restricties die IT eraan verbindt.

Tips om productiever samen te werken

Maelissa wijst er op dat het een illusie is om te denken dat na de aanschaf alles binnen een week draait. ‘Er gaat nogal wat voorbereiding aan vooraf: mensen moeten worden ingewerkt. Het valt of staat met de beleidsvoering vanuit de organisatie. Drie tot zes maanden is een realistische schatting.’

Tot slot geeft hij drie tips:

  1. Zorg voor een combinatie van het juiste device met de juiste software
  2. Kies een platform dat past binnen de organisatie
  3. Betrek de eindgebruikers bij het maken van een keuze