Een overzicht van aanvullende services en diensten voor printers

Hoe efficiënt gebruikt jouw bedrijf de printers? Er zijn tegenwoordig veel extra services en diensten om deze apparaten nog beter te benutten. Ontdek welke oplossingen er zijn voor jouw printerpark.

Benieuwd naar een specifieke oplossing? Klik dan op een van de links hieronder:

Printing as a Service (print-abonnement)

Koop en beheer jij alle printers in je organisatie nog los? Dat kost vaak veel tijd en geld. Tegenwoordig kun je ook printers leasen in een ‘as a service’ model. Deze vorm lijkt sterk op het principe Device as a Service-model dat we kennen van laptops en desktops.

Je sluit bij Printing as a Service eigenlijk een soort print-abonnement af. Je betaalt bij deze oplossing een vast bedrag per printer, per maand. Het is ook mogelijk om per geprinte pagina te betalen.

Je hoeft je vervolgens nooit meer druk te maken of er genoeg papier of inkt is, dit wordt automatisch besteld. In de prijs zit ook het onderhoud al inbegrepen, er wordt een monteur geregeld als het apparaat ineens niet goed meer werkt.

Overkoepelende printoplossing

Een groot voordeel van Printing as a Service is dat je hiermee al je printers centraal kunt managen. Het is een overkoepelende printoplossing, waarmee je zelfs de printers van thuiswerkende medewerkers kunt beheren. Ideaal dus voor bedrijven waar veel thuisgewerkt wordt.

Veel aanbieders noemen deze service Managed Print Services.

Een inkt-abonnement voor je medewerkers

Het print-abonnement is niet de enige oplossing die je organisatie ontzorgt op het gebied van print. Er zijn ook aanbieders waarbij je automatisch inkt bezorgd krijgt wanneer deze bijna op is. Ideaal voor organisaties die het beheer liever zelf doen, maar niet constant willen opletten of de printers nog genoeg inkt hebben.

Een inkt-abonnement is ook bijzonder geschikt voor thuiswerkende medewerkers, de inkt wordt namelijk automatisch naar het huisadres verzonden.

Printen vanuit de cloud

Waar het vroeger alleen mogelijk was om binnen het bedrijfsnetwerk printopdrachten te versturen, is het nu ook mogelijk om te printen via de cloud. Een groot voordeel hiervan is dat medewerkers niet langer alleen op de vaste werkplek kunnen printen, maar ook thuis of onderweg.

Een ander voordeel is dat je als IT-afdeling geen extra serverruimte meer nodig hebt voor print. Ook hoef je niets meer zelf te installeren of onderhouden. Dat is goedkoper en geeft minder risico.

Het is wel belangrijk om printopdrachten encrypted te verzenden. Wanneer iemand de bestanden dan onverhoopt onderschept, zijn ze niet leesbaar. Goed om te weten: als je op kantoor print, worden alleen de verificatie en authenticatie in de cloud uitgevoerd. De data zelf blijft wel in het interne netwerk.

Overal kunnen printen

Sommige aanbieders gaan zelfs nog een stap verder. Het is namelijk mogelijk om de printer-specifieke drivers te vervangen door een app waarmee mensen vanaf elk device kunnen printen. Ideaal wanneer je klanten op kantoor ontvangt die nog snel iets willen printen.

Automatische beveiligingsupdates

Wist je dat printers gevoelig zijn voor beveiligingsrisico’s? Cybercriminelen kunnen via deze weg namelijk de rest van de apparaten, databases en netwerken binnen de organisatie binnendringen. Veel IT-afdelingen zien dit over het hoofd.

Daarom bieden sommige aanbieders tegenwoordig ook operating systems voor printers die automatisch geüpdatet worden. Zo heb je altijd de juiste beveiliging.

Workflow verbeteren

In de meeste organisaties past de printer niet goed bij de manier waarop mensen werken. Er zitten bijvoorbeeld veel onnodige stappen tussen een scanopdracht en de locatie waar de medewerker het bestand uiteindelijk opslaat.

Daarom zijn er aanbieders die de workflow van printers dusdanig verbeteren, dat een medewerker de scanopdracht direct op de eindlocatie kan zetten. Via een app op de printer, wordt de opdracht bijvoorbeeld direct in OneDrive gezet. Het grote voordeel hiervan is dat medewerkers geen tijd meer kwijt zijn aan het verplaatsen van bestanden.

Ontdek ook de printservices van HP in het artikel ‘Deze printservices biedt HP aan’

Lees ook