Het belang van houdbaarheid bij het printen van archief- en aktestukken

Bij de meeste organisaties liggen geprinte documenten dezelfde dag nog in de prullenbak. Dat geldt niet voor archief- en aktestukken, die moeten langdurig goed leesbaar blijven. Hoe zorg je ervoor dat de kwaliteit van de documenten goed blijft en waar let je op bij de aanschaf van een printer?

Welke documenten moeten lang bewaard worden?

Veel overheden, zorgorganisaties en uitvoeringsorganisaties hebben een uitgebreid archief met documenten die ze lang moeten bewaren. Denk bijvoorbeeld aan bouwvergunningen en adviesrapporten. Hoe lang een archiefstuk precies bewaard wordt, hangt af van het type document. 

Sommige archiefstukken hoeven maar een paar jaar bewaard te worden, andere maar liefst honderd. Dat is vastgelegd in speciale selectielijsten. Overheidsorganisaties brengen documenten in principe na twintig jaar naar een lokale of regionale archiefdienst of naar het Nationaal Archief.

Bij alle archiefstukken is het belangrijk dat ze tot aan het einde van de bewaartermijn uitstekend leesbaar zijn. Er mogen geen letters of afbeeldingen vervagen, ook mogen er geen vlekken ontstaan.

Tip: Veilig printen? Deze zes tips helpen jou als IT-afdeling.

Aktes: speciale archiefstukken

Een akte is een officieel ondertekend document dat als bewijs van een bepaalde gebeurtenis of besluit dient. Bekende voorbeelden zijn de trouwakte en overlijdensakte. De akte is een bijzonder type archiefstuk dat lange tijd bewaard moet worden.

Archieven printen? Denk aan de ISO-certificering

Het is de bedoeling dat archiefstukken (zeer) lang leesbaar blijven. De Nederlandse Archiefregeling (Duurzaamheid Archiefbescheiden) schrijft daarom voor dat overheidsorganisaties papier, inkt, microfilms, mappen, dozen en snelhechters van hoge kwaliteit gebruiken. De printers zelf moeten een ISO 11798-certificering hebben.

HP laat vrijwel alle zakelijke printers en MFP’s vrijwillig keuren door onafhankelijke keuringsinstituten. Deze voldoen allemaal aan de gestelde voorwaarden. Goed om te weten: de certificering kan alleen worden gegarandeerd als originele verbruiksartikelen worden ingezet. Denk hierbij aan toner en inkt.

Aktes printen met de COT-certificering

In de jaren 90 is in het Papier- en Schrijfmiddelen Besluit vastgesteld dat akten voor een minimale periode van honderd jaar goed leesbaar moeten zijn. In 2020 bevestigde de Minister voor Rechtsbescherming dat dit ook voor gemeenten geldt.

Het Centrum voor Onderzoek en Technisch advies (COT) is als officiële keuringsinstantie aangewezen voor de controle op de geschiktheid van akteprinters.

Waar test het COT op?

ln samenwerking met de TU Delft stelde het COT daarom een aantal concrete, strenge criteria op. Deze zijn veel strenger dan bijvoorbeeld paspoortprinters. Paspoorten hoeven tenslotte niet zo lang mee te gaan

Zo test het COT op bestandheid tegen warmte, chemicaliën en UV-licht. Ook controleert de instantie de veegvastheid. Hierbij wordt door middel van een wrijftest de bestandheid van de inkt beoordeeld. Afgeven van inkt langs de drooglijn van de test geeft een verzwakking aan.    

Veel printers vallen door deze ogenschijnlijk eenvoudige test al door de mand. Bij de druktest worden documenten enkele weken samengedrukt bewaard. Hierbij mag er geen inkt blijven plakken aan andere vellen papier.

Tip: Interesse in circulairiteit? Ontdek deze duurzame printoplossingen.

De juiste printers

Bij HP vind je een uitgebreid assortiment door het COT goedgekeurde printers en MFP’s. COT certificeringen geven vooral bij nieuwe printers de zekerheid op een goed printresultaat.

Lees ook