Sinds begin 2020 werken we veelal vanuit huis, waardoor het kantoor steeds meer een plek van ontmoeting en samenwerken wordt. Deze nieuwe manier van werken vraagt om een aangepaste printingstrategie. We spreken erover met Chris Meijer (Senior Accountmanager) en Theo de Boer (Pre-sales Technical Consultant) van HP.
Wat is de rol van print op het nieuwe hybride kantoor?
In 2020 heeft een flinke verschuiving plaatsgevonden op het gebied van werk. “We zien dat het bij veel klanten op dit moment erg stil is op kantoor,” vertelt Theo.
“Veel bedrijven zijn nu voor een printoplossing vooral op zoek naar flexibiliteit en schaalbaarheid. Wanneer ze een contract moeten afsluiten, kiezen ze daarom voor maar één centrale machine per werkvloer of etage. Wanneer de kantoren op termijn weer voller worden, kunnen ze opschalen”, vertelt Chris.
Printen via de cloud
Ook de manier waarop gebruikers printen is in beweging. Op dit moment is print vaak zo geregeld dat de PC centraal staat. Het is dan eigenlijk alleen maar mogelijk om vanaf de PC te printen en naar de PC te scannen. Met de komst van cloud kan dit veel beter ingericht worden.
Het is dan niet meer nodig om eerst een PC te zoeken voor je kunt printen. Met de HP Smart App kan de gebruiker vanaf elk apparaat beveiligd printen. De app zoekt hiervoor zelfs printers in de buurt.
Wat is de rol van print in de thuiswerkplek?
Chris en Theo zien een duidelijke verschuiving in de vraag naar printoplossingen voor bij de medewerkers thuis. “Begin dit jaar was print niet direct een onderdeel van de thuiswerkplek.”
“Bedrijven hadden andere prioriteiten, bijvoorbeeld het zorgen dat hun werknemers goed konden vergaderen. Nu zie ik toch de behoefte om thuis te kunnen printen ontstaan.”
Is print noodzakelijk?
Bij sommige bedrijven is die noodzaak groter dan bij andere. Chris vertelt: “Voor bepaalde bedrijven is print een nice to have. Mensen vinden het prettig om thuis op dezelfde manier te werken als op kantoor. Bij andere bedrijven is het voor gebruikers juist een echte musthave, hierbij hebben medewerkers de printer nodig voor het dagelijks werk.”
“Denk hierbij bijvoorbeeld aan situaties waarbij wet- en regelgeving bepaalt dat er een handtekening op een document moet worden gezet. Ook is het gewoon praktisch om onderweg naar een klant documenten op papier mee te nemen om samen te bespreken. Traditioneel gezien is het ook zo dat er medewerkers zijn die het prettiger vinden om van papier te lezen in plaats van een scherm”, vertelt Theo.
Printing vanuit de cloud (gratis whitepaper)
Steeds meer bedrijven updaten hun printstrategie naar een cloudvariant. Waarom voldoet de traditionele werkwijze niet meer? En hoe stap je soepel over? Antwoord op deze vragen vind je in de gratis whitepaper ‘Printing vanuit de cloud: de must knows voor IT’.
Wat voor soort printer past op de thuiswerkplek?
In veel gevallen is het erg onhandig om grote machines in de werkkamer thuis neer te zetten. Volgens Chris zijn kleinere apparaten vaak voldoende. “Dit zijn dan vaak A4-printers en multifunctionals.”
Wat de uitrol betreft heb je hierbij grofweg twee mogelijkheden:
- Je kunt ervoor kiezen om medewerkers deze zelf aan te laten schaffen met hun persoonlijke thuiswerkbudget. Het is dan handig om meteen een Instant Inkt-abonnement af te sluiten. Met dit abonnement krijgt de medewerker automatisch inktcartridges toegestuurd wanneer de oude bijna op zijn.
- Je kunt er ook voor kiezen om deze printers te koppelen aan Managed Print Services (MPS). Daar zit ook service bij inbegrepen. Supplies worden automatisch verzonden naar de gebruiker thuis, hierdoor wordt de medewerker ontzorgd en heeft hij of zij dezelfde beleving als op kantoor. De totaalfactuur wordt direct naar de organisatie gestuurd in plaats van de medewerker.
Instant Ink: altijd voldoende inkt in huis
Wanneer er veel wordt thuisgewerkt, verbruiken medewerkers ook meer inkt met hun eigen printer. Met HP Instant Ink zitten je medewerkers nooit meer zonder inkt. Het is een IOT-oplossing waarbij de printer zelf automatisch inkt besteld wanneer dit nodig is.
Printingstrategie: veilig printen op kantoor en op de thuiswerkplek
We gaan steeds meer plaats- en tijdonafhankelijk werken. Dit heeft bijvoorbeeld ook consequenties voor de veiligheid van endpoints, en dus ook op je printingstrategie. Chris vertelt: “De thuiswerkplek wordt het verlengde van de werkplek op kantoor. Hoe ga je de printers dan managen en voorzien van de juiste security-maatregelen?”
Printers managen op afstand
“Dat kan op twee verschillende manieren: ten eerste kun je via HP de printers eenvoudig op afstand aansturen met een universele printer driver. De data blijft hierbij volledig encrypt, totdat een opdracht de printer uit komt rollen. We kunnen ook advies geven over waar de risico’s zitten in jouw databeveiliging.”
“Ten tweede kun je de hele infrastructuur op kantoor en voor thuis outsourcen en verplaatsen naar een volledige Cloud (SaaS) oplossing.”
Zo’n totale migratie klinkt misschien als veel gedoe, maar kan een mooie return on investment bieden. Theo vertelt: “Het is hierbij belangrijk om niet alleen te kijken naar de directe kosten, maar ook de indirecte kosten. Laat je hierbij informeren door een adviseur, die kijkt dan samen met jou naar je strategie en de rol van print hierin.”
Advies over printoplossingen
Wil je sparren over printer-uitdagingen op kantoor en/of de thuiswerkplekken van werknemers? Of meer weten over de diverse print-abonnementen en lease-oplossingen van HP-printers? Wij brengen je graag vrijblijvend in contact met een van onze experts.
Lees ook
