Kunnen jouw medewerkers al printen vanaf hun mobiel?

Mobiele devices zijn niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Medewerkers delen mobiel documenten en loggen via hun tablet in op het bedrijfsnetwerk. Wist je dat het tegenwoordig ook mogelijk is om vanaf en mobiel device printopdrachten te versturen? Ontdek hoe printen vanaf mobiel precies werkt en waar je op moet letten.

In dit artikel gaan we allereerst in op de voordelen van printen vanaf mobiel. Benieuwd waar je allemaal op moet letten? Klik op een van de links hieronder om direct naar een specifiek onderwerp te gaan.

Het belang van papier

Hoewel er al jaren wordt gesproken over het papierloze kantoor, gebruiken de meeste werknemers nog steeds veel papier. Oudere medewerkers en klanten vinden het vaak nog steeds prettig om een bestand fysiek op papier te hebben. Het maakt zaken overzichtelijk en duidelijk.

Toch is het printen van documenten ook voor jongeren relevant. Wist je dat we over het algemeen beter van papier kunnen lezen dan van een scherm? Ook kun je op een geprint document handiger aantekeningen maken. Sommige werknemers door de enorme berg aan digitale bestanden de draad kwijt. Voor hen kan papier rust bieden.

Waarom printen vanaf mobiel?

Op dit moment staat de PC vaak centraal als het om printen gaat. Je kunt dan vrijwel alleen vanaf een PC printen en scannen. Het is dan eigenlijk alleen maar mogelijk om vanaf de PC te printen en naar de PC te scannen.

Door de opkomst van flexibele werkplekken en mobiel werken is die wens van eindgebruikers om vanaf een smartphone of tablet te kunnen printen nog groter geworden. Via deze weg kun je namelijk printen waar en wanneer je maar wilt. Je hoeft niet in de buurt van een computer te zijn.

Benut de voordelen

De vraag naar mobiel printen heeft ook positieve gevolgen voor de apparatuur. Enorme printers behoren zeker in kleine kantooromgevingen steeds meer tot het verleden. Ook worden printers vaker gedeeld met een grotere groep medewerkers zodat er minder printers nodig zijn op kantoor.

Nu medewerkers steeds vaker thuiswerken, is het helemaal handig om op afstand te kunnen printen. Zo kan een thuiswerker bijvoorbeeld iets printen voor een medewerker op kantoor. Tot slot bevordert mobiel printen efficiënter werkgedrag. Doordat je op afstand kunt printen, hoeven medewerkers niet meer te blijven wachten bij de printer.

Printen vanaf mobiel faciliteren, hoe doe je dat?

Wanneer je medewerkers willen printen vanaf mobiel, zijn er een aantal zaken die je moet regelen. Om te beginnen heb je twee keuzes:

  • Direct vanuit het besturingssysteem van het mobiele device printopdrachten versturen
    Als je dat wilt, moet je een printer kiezen die software ondersteunt waarmee een opdracht direct via wifi of bluetooth naar een printer kan worden gestuurd. Het gaat om een software-plugin die een printknop op het scherm creëert. Zo kan een bestand direct naar een draadloze printer gestuurd worden.
  • Gebruik een app van je printaanbieder, zoals de HP Smart-app
    Hiermee kun je printen, scannen, kopiëren en printers in een draadloos netwerk configureren. Ook kun je direct in de app printerproblemen oplossen.

Goed om te weten: wil je lokaal printen? Dan moeten de smartphone of tablet en de printer in hetzelfde netwerk opgenomen zijn of een directe draadloze verbinding hebben.

Printen via de cloud met de HP Smart-app

Een groot voordeel van de HP Smart-app is dat bij bepaalde printers je niet in de buurt van je het apparaat hoeft te zijn om te printen. Je kunt dan via de cloud printopdrachten versturen. Daarnaast is het mogelijk om vanaf het mobiele apparaat faxopdrachten te sturen naar een faxapparaat of printer die geschikt is voor faxen.

Je kunt deze app ook gebruiken om rechtstreeks te scannen via de camera van je device naar OneDrive of Google Drive. Vervolgens optimaliseert HP Smart de foto en kun je deze opslaan of verzenden via de cloud of e-mail.

Extra handig: in de HP Smart-app kun je met Smart task snelkoppelingen toevoegen om taken die je vaak uitvoert sneller te kunnen vinden.

Printen vanuit de cloud

De laatste jaren is printen via de cloud steeds populairder geworden. Een belangrijk voordeel van printen via de cloud is dat je minder kosten en risico’s hebt als IT-afdeling. Je hebt geen extra serverruimte nodig en hoeft niets te installeren of onderhouden.

Toch zijn er ook mensen die twijfelen over de veiligheid. Die zorgen blijken vaak onterecht, wanneer de printer en printopdracht goed beveiligd zijn, is printen via de cloud bijzonder veilig.

Beveiliging is cruciaal bij mobiel printen

Wanneer je printen vanaf een mobiel apparaat wilt faciliteren, is het goed beveiligen van je printer essentieel. Voor veel IT’ers is printerbeveiliging nog altijd een blinde vlek, terwijl hackers via deze weg ook het lokale netwerk en de rest van de organisatie kunnen bereiken. Beveilig je printers dus net zo goed als elk ander device in je bedrijf.

Het gaat hierbij zowel om het beveiligen van de data met encryptie (het versleutelen van gegevens) als om het beveiligen van de apparatuur. Denk in het laatste geval aan de manier waarop werknemers en hun mobiele devices toegang krijgen tot de printers. Bijvoorbeeld door documenten in een (beveiligde) printwachtrij in de cloud plaatsen.

Hierbij worden de opdrachten pas uitgevoerd worden als de werknemer zich bij de printer identificeert met een wachtwoord, pasje of bijvoorbeeld vingerafdruk. Ook de beheersoftware wordt meestal via een beveiligde inlog aangeboden.

Foto’s op smartphones in plaats van scannen

Wees als IT alert op medewerkers die hun smartphone inzetten om een foto te maken van een document in plaats van het te scannen. Je hebt dan geen grip op de informatiestroom, een medewerker kan het document op allerlei onveilige manieren delen.

Wijs je medewerker dan liever op een app als HP Smart. Dat gaat net zo snel, maar levert niet de beveiligingsrisico’s van een foto op.

Lees ook:

Veelgestelde vragen over printen vanaf mobiel

Is printen vanaf mobiel geschikt voor mijn bedrijf?
In principe is printen vanaf mobiel geschikt voor elk bedrijf, het heeft namelijk veel voordelen. Wel zijn er een aantal zaken die je van tevoren moet uitzoeken. Bijvoorbeeld of je gebruik wilt maken van een app en hoe je de beveiliging kunt garanderen. Lees hier alles over printen vanaf mobiel.

Is printen vanaf mobiel veilig?
Ja, printen vanaf mobiel is veilig. Houd er wel rekening mee dat de printer goed moet beveiligen en je de data encrypten. Veel IT’ers onderschatten het belang van printerbeveiliging.

Hoe past printen vanaf mobiel bij de hybride werkplek?
Werken jouw medewerkers zowel op kantoor als op een thuiswerkplek? Dan is mobiel printen een ideale oplossing om overal te kunnen printen, zonder dat je vast zit aan het netwerk op kantoor. Lees hier alles over hoe print past bij het nieuwe hybride kantoor.