Mobiel printen met tablet of in de auto: zo werkt het

Kunnen jouw medewerkers al onderweg printen? In deze tijd van hybride werken (deels op kantoor en deels thuis), is dat een belangrijke voorwaarde voor productiviteit. Werknemers moeten altijd kunnen printen, of ze nu in het bedrijfsrestaurant staan, thuis werken of een bezoek brengen aan een klant. Tegenwoordig kun je zelfs printen in de auto.

Goed om te weten: de term ‘mobiel printen’ wordt veel gebruikt, maar niet iedereen bedoelt er hetzelfde mee. Er zijn twee mogelijkheden:

  • Afdrukken met een mobiele printer (printen in de auto bijvoorbeeld)
  • Printen vanaf een mobiel apparaat, zoals een smartphone of tablet.

De tweede optie wordt momenteel het meest gebruikt. Om de mogelijkheden van mobiel printen optimaal te benutten, is het belangrijk eerst in kaart te brengen hoe en waar werknemers willen printen en wat daarvoor nodig is. Daarna kun je kijken wat je (op veilige wijze) kunt aanbieden aan je werknemers om de productiviteit bij hybride werken ook op dit vlak te waarborgen.

Er zijn drie opties voor mobiel printen:

1. Printen met een smartphone of tablet

Om overal te kunnen afdrukken, is het handig wanneer de smartphone of tablet is aangesloten op hetzelfde netwerk als de printer. Een eenvoudige wifi-verbinding is daarvoor voldoende.

Voor werknemers die niet (altijd) op hetzelfde netwerk als de printer werken, bijvoorbeeld omdat ze willen printen in de auto of vanuit huis werken, zijn er andere mogelijkheden. Zij kunnen een mobiele applicatie downloaden om hun print te maken of een mailtje sturen naar de printer.

In beide gevallen selecteert de medewerker de meest geschikte printer en toetst een pincode in om de juiste documenten uit te printen. Het is hierbij wel heel belangrijk dat je printer e-mails kan ontvangen en dus verbonden is met internet via je router.

Tip: Lees hier alles over printen vanaf mobiele devices.

Speciale print-apps

De meest eenvoudige manier om onderweg te printen, is door middel van een app, zoals de HP Smart App. Het enige wat je nodig hebt, is een internetverbinding en een wifi-printer. Bij het eerste gebruik stel je de printer en de app in. Wist je dat je met deze app ook direct vanuit de cloud kunt printen? Dan hoef je helemaal niet bij de printer in de buurt te zijn.

Een groot voordeel van dit soort applicaties is dat je ook direct documenten kunt inscannen met de camera van je smartphone of tablet. De app snijdt het document automatisch uit de foto, indien nodig kun je dit vervolgens zelf aanpassen.

2. Printen in de auto met een mobiele printer

Het nadeel van afdrukken door een e-mail te sturen naar de centrale printer op kantoor is dat het niet altijd mogelijk is om direct over de print te kunnen beschikken. Onhandig wanneer bijvoorbeeld een salesmanager op weg naar een klant alvast een contract wil uitprinten.

Of wanneer een vrachtwagenchauffeur erachter komt dat hij de benodigde vrachtbrief op kantoor heeft laten liggen. Daarom zijn er ook oplossingen om onderweg te printen in de auto.

Er zijn diverse mobiele printers op de markt. Deze halen hun stroom uit een oplaadbare accu en maken via bluetooth verbinding met het mobiele apparaat van de gebruiker. Wil je  zo’n mobiele printer aanschaffen? Dan moet je onder andere letten op:

  • de levensduur van de accu
  • het gebruiksgemak
  • de betrouwbaarheid van het apparaat.
  • de mogelijkheid om in kleur- of zwart/wit te printen
  • welk papierformaat ondersteund wordt
  • de aanwezigheid van een scanner.

3. Flex-printen: printen op locatie

Hoewel printen vanuit de bedrijfsauto (of zelfs vrachtwagen) technisch gezien mogelijk is, is dit voor veel werkgevers nog toekomstmuziek. De meeste bedrijven hebben één type printer op kantoor staan en daar moet iedereen het mee doen.

Hoe moet dat dan met werknemers die niet rondrijden met een printer in de kofferbak, maar onderweg toch iets moeten uitprinten dat niet kan wachten? Dan kun je altijd nog een beroep doen op de printers van flexwerkplekken.

Hier kan je medewerker niet alleen printen, maar ook even rustig werken, vergaderen en een lekkere kop koffie drinken. Daar kan geen enkele mobiele printer tegenop.

Let op printers op de thuiswerkplek

Sinds we begin 2020 meer gingen thuiswerken, maken veel medewerkers ook gebruik van een eigen printer op de werkplek. Soms zijn deze gefaciliteerd door de werkgever, maar in de meeste gevallen niet. Wist je dat dit een serieus beveiligingsrisico kan opleveren? Slecht beveiligde printers zijn namelijk een toegangspoort voor cybercriminelen.

Tegenwoordig zijn de meeste printers verbonden met het internet, daarom kunnen criminelen via deze weg direct het netwerk op. Zo kunnen ze bijvoorbeeld gevoelige data in handen krijgen, of belangrijke systemen versleutelen.

Het is dan ook slim om goede afspraken te maken met je medewerkers over thuis printen. Op kantoor heb je printerbeveiliging zelf in de hand, maar op de thuiswerkplek niet. Het is daarom beter om medewerkers een eigen (door de IT-afdeling goedgekeurde) printer te geven.

Lees ook:

Veelgestelde vragen over mobiel printen in de auto of vanaf een tablet/smartphone

Kan je printen in de auto?

Jazeker, printen in de auto is mogelijk. Dat kan bijvoorbeeld met een mobiele printer, of door een printopdracht met een app naar de cloud te verzenden. Lees hier alles over mobiel printen. 

Is mobiel printen veilig?

Ja, in principe wel. Toch zijn er zaken waar je bij mobiel printen extra op moet letten. Denk bijvoorbeeld aan de beveiliging van de printer zelf. Lees hier meer over veilig mobiel printen.

Is printen vanuit de cloud veilig?

Ja, zeker wanneer het te printen document zelf niet via de cloud wordt verstuurd. In de meeste gevallen loopt alleen de printopdracht via de cloud. Lees alles over printen via de cloud.