Print- en documentstromen in de cloud? Dit moet je weten

Veel bedrijven stappen over op de cloud, bijvoorbeeld voor het opslaan van bestanden en gebruik van webbased applicaties. Wist je dat het ook mogelijk is om je print- en documentstromen te verplaatsen naar de cloud? We bespreken de belangrijkste aandachtspunten met Mark Tromp en Hein Verheijen van PCI.

De cloud is de laatste tijd flink in populariteit gestegen. Deze ontwikkeling is door het verplichte thuiswerken en hybride werken (een combinatie van thuis en op kantoor werken) in een stroomversnelling gekomen. 

Bedrijven die vóór 2020 nog twijfels hadden over veiligheid en betrouwbaarheid, zijn veelal overstag. De cloud bleek een uitkomst voor flexibel samenwerken.

De voordelen van print- en documentstromen in de cloud

Ook voor print heeft de cloud veel voordelen. “De voornaamste reden om over te stappen is het feit dat je geen datacenters met servers meer nodig hebt”, vertelt Mark. Veel bedrijven zijn op andere gebieden al overgestapt op de cloud. “Het is dan niet logisch om alleen voor print hardware aan te schaffen”.

Het beheer van je platform besteed je vervolgens uit aan een partner als Microsoft. Dat is slim, aangezien je printer dan altijd up-to-date is. “Je hebt dan minder beheer, minder risico en minder kosten”, stelt Mark.

Aandachtspunten bij het overstappen naar de cloud

Helaas is juist het feit dat je vertrouwt op een partner als Microsoft soms ook een nadeel. “Het kan gebeuren dat de Microsoft-systemen in de cloud niet goed presteren”, vertelt Hein.  

“Dan krijg je vertraging, of vallen bepaalde diensten uit. Als IT’er ben je dan overgeleverd aan Microsoft om dit op te lossen. Met een eigen datacenter heb je dat veel meer in de hand.”

Een punt van aandacht is dat je door over te stappen naar de cloud niet meer zonder internet kunt werken. Alles staat immers online. “Bij een datacenter maak je verbinding tussen kantoor en het datacenter. Dat heb je ook nodig als je naar de cloud gaat.” 

Zorg voor een gedegen plan van aanpak

Als je met je organisatie overstapt naar printen vanuit de cloud, is het belangrijk om van tevoren goed na te denken over je wensen. Een gedegen projectplan is hierbij essentieel. 

Hein vertelt: “We voeren zowel technische als functionele gesprekken over hoe we het willen inrichten. Wat is de basis en vanuit welke applicaties moet straks geprint worden?” In het projectplan zit altijd een stukje risicobeheersing. “Als iets niet helemaal volgens plan verloopt, heb je altijd een rollback scenario of plan B.” 

Ook wordt er vaak voor de volledige uitrol getest met een klein groepje medewerkers. “Dan weet je wat je kunt verwachten”, vertelt Mark. “Als je het klein en beheersbaar houdt, kun je snel corrigeren.”

Microsoft Universal Print: handig of niet?

Onlangs heeft Microsoft een eigen cloudprintoplossing gelanceerd waarmee je printopdrachten van Microsoft cloud naar de printer kon sturen: Microsoft Universal Print. Het is een simpele manier van print faciliteren, zonder beveiligingsonderdeel.

“Microsoft heeft hier een abonnement voor ontwikkeld waarbij je per pagina betaalt”, vertelt Hein. “Je krijgt een beperkt aantal printopdrachten gratis.”

Een hybride oplossing voor print- en documentstromen

Niet voor ieder bedrijf is het mogelijk om direct volledig over te stappen naar cloudprinting. “Dat zien we zeker bij grotere bedrijven, daar moeten vaak ook bepaalde applicaties gemigreerd worden”, vertelt Hein.

“Dat kan een tijdje duren. Om dat op te vangen kunnen we overgaan op een hybride situatie waarbij het bedrijf een datacenter én clouddiensten van Microsoft gebruikt. Als de organisatie zover is om volledig over te stappen, kunnen wij daar snel in meebewegen.”

Overstappen naar de cloud vaak goed idee

Mocht je voor jouw organisatie twijfelen aan de stap om je print- en documentstromen naar de cloud te brengen, dan kan Mark die twijfel bij je wegnemen, vertelt hij. 

“Als je van tevoren een goede inventarisatie en een goed projectplan maakt, zijn de uitdagingen echt te overzien. Je bespaart veel kosten, doordat je per gebruiker betaalt en geen server in de lucht hoeft te houden.”

Lees ook