Waarom jouw print- en documentstromen waarschijnlijk niet veilig zijn

Voorkom dat jouw organisatie slachtoffer wordt van cybercrime en ga aan de slag met de beveiliging van je print- en documentstromen. Deze vormen namelijk een open poort voor cybercriminelen die de rest van je bedrijf binnen willen dringen. Ontdek waar de risico’s liggen en wat je als IT-manager kunt doen.

In de gemiddelde organisatie zijn de print- en documentstromen uiterst efficiënt geregeld. De medewerker drukt op een knop en na een paar seconden komt een document uit de gewenste printer rollen. De medewerker loopt naar de printer, pakt het document uit de lade en gaat fluitend weer aan de slag.

Dat klinkt allemaal erg praktisch, maar veilig is het niet. We bespreken een aantal verschillende risico’s.

Print- en documentstromen beveiligen? Zorg voor authenticatie

In de praktijk duurt het meestal even voordat de medewerker bij de printer is aanbeland. Dat geldt zeker wanneer de printende persoon thuiswerkt en de opdracht naar kantoor stuurt. In de tussentijd kunnen er verschillende collega’s langs de machine lopen, een blik op het document werpen of de pagina’s zelfs meenemen.

Nu zullen er waarschijnlijk geen criminelen binnen je organisatie rondlopen, maar sommige documenten zijn niet voor de ogen van alle medewerkers bedoeld. Denk bijvoorbeeld aan contracten, verzuimdossiers en de offerte voor het kerstuitje dat ècht een verrassing moet blijven.

Komen er wel eens externen bij je op kantoor? Klanten, leveranciers of freelancers lopen ook wel eens langs de printer. Ben je er comfortabel mee dat zij al je printjes kunnen zien? Als het antwoord ‘nee’ is, wordt het hoog tijd om aan de slag te gaan met authenticatie.

Veilig printen? Lees hier alles over het beveiligen van je print- en documentstromen.

Kies voor wachtwoorden, druppels of pasjes

Er zijn verschillende mogelijkheden om je print- en documentstromen te beveiligen door middel van authenticatie. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om medewerkers een gebruikersnaam en wachtwoord te geven, dat ze bij elke printopdracht moeten invoeren.

Een nadeel van deze methode is dat veel medewerkers al talloze combinaties moet onthouden. Het is dan ook vaak slimmer om gebruik te maken van druppels of pasjes waarmee je je kunt identificeren.

Tip: lees hier waarom je eigenlijk al je wachtwoorden zou moeten vergeten

Neem printerbeveiliging serieus

Dat security een belangrijk thema is, hoeven we de meeste bedrijven niet meer te vertellen. Dat printers ook een belangrijk knelpunt zijn, is vaak nieuw. De moderne printer staat namelijk niet op zichzelf, maar is verbonden met het internet en interne netwerk van je organisatie.

Als je de printer dus niet goed beveiligt, loop je alsnog het risico dat criminelen via ‘de achterdeur’ het netwerk op komen. Zorg daarom dat je de nieuwste updates installeert en op tijd een nieuwe machine koopt. Als je printer vijf tot zeven jaar oud is, loop je al extra risico.

Print- en documentstromen beveiligen met slimme technologie

Nieuwe machines beschikken over slimme technologieën zoals Sure Start van HP Wolf Security. Als een cybercrimineel probeert het BIOS van je printer aan te passen, wordt het systeem meteen opnieuw opgestart. Vervolgens wordt een schone kopie geladen, zodat je medewerkers gewoon verder kunnen printen.

Veilig printen vanuit de cloud

Over het algemeen is printen vanuit de cloud bijzonder veilig. Alleen je printopdracht wordt namelijk in de cloud gemanaged, niet het document zelf. Hierdoor is het risico op onderschepping klein.

Dit geldt niet wanneer een medewerker thuis of elders aan het werk is, en op kantoor wil printen. Dan wordt het document wel degelijk via de cloud verstuurd. Daarom is het belangrijk om altijd encryptie toe te passen. Zo is het document niet leesbaar voor hackers.

Let op: gebruikersgegevens worden ook in de cloud bewaard. Het is uiteraard zaak om deze streng te beveiligen.

Lees ook

Veelgestelde vragen over print- en documentstromen

Wat is belangrijk bij de beveiliging van print- en documentstromen?

Het beveiligen van print- en documentstromen wordt vaak vergeten bij de securitystrategie. Het is in elk geval belangrijk om te focussen op autorisatie, printerbeveiliging en veilig printen vanuit de cloud. Lees hier meer.

Zijn print- en documentstromen veilig in de cloud?

Ja, in principe is printen vanuit de cloud veilig. In de meeste situaties blijft het document namelijk in hetzelfde netwerk. Houd er wel rekening mee dat je documenten altijd encrypted verzendt.