Printen via de cloud: hoe veilig is dat?

De cloud is niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Inmiddels is deze techniek ook opgedoken op de printmarkt. Toch vragen sommige mensen zich af of printen via de cloud wel veilig is. We spreken erover met Theo de Boer, Pre-Sales Consultant op het gebied van print bij HP.

Theo vergelijkt de acceptatie van printen via de cloud met de invoer van andere cloudoplossingen. “Vroeger hadden we ook twijfels over de clouddiensten van Microsoft Office. ‘Kan ik mijn data wel toevertrouwen aan Microsoft?’ Inmiddels willen we niet meer anders. Je kunt overal documenten bijwerken en iedereen kan bij de juiste bestanden.”

“De laatste jaren zijn printoplossingen in de cloud ook in een stroomversnelling terecht gekomen”, vertelt Theo. “Tegen die tijd werden ineens grote printsystemen van bedrijven gehackt en met ransomware onklaar gemaakt. Ouderwetse systemen bleken gevoelig als ze niet beveiligd en up-to-date waren. Dit zorgde voor een snellere acceptatie van de cloud.”

Printen via de cloud: hoe werkt dat eigenlijk?

Een groot misverstand op het gebied van printen via de cloud is dat de printopdracht zelf altijd via de cloud loopt. Dit is niet het geval, printopdrachten blijven namelijk op de laptop of computer staan, totdat de cloud opdracht geeft om deze via het interne netwerk naar de printer te sturen. 

“Alleen de authenticatie en verificatie gebeuren in de cloud, hierdoor blijft alle data veilig in het interne netwerk”, stelt Theo. Alle printopdrachten moeten encypted verzonden worden, zo zijn bestanden niet leesbaar wanneer ze onverhoopt door derden onderschept worden.

Voordelen van printen via de cloud

Wanneer alleen de authenticatie en verificatie via de cloud uitgevoerd worden, kan het lijken alsof het voordeliger is om alle printopdrachten on premise te laten uitvoeren. Dit blijkt echter niet het geval.

“Het grote voordeel van printen via de cloud is dat je als IT-afdeling niets zelf hoeft te installeren of onderhouden. Dat scheelt kosten en risico’s. Ook heb je geen extra serverruimte nodig.”

Minder kosten door cloud printing

“De software en het operating system worden automatisch geüpdatet en je hebt geen licentiekosten. Natuurlijk moet je wel de juiste instellingen configureren en gebruikers koppelen aan printers, maar onderaan de streep zijn cloudoplossingen goedkoper. Wanneer je ook de energiekosten doorberekent, is het zelfs een duurzamere oplossing.”

Ontdek hoe printers je productiever kunnen maken met de apps HP Workpath 

Een ander voordeel is de mogelijkheid om de cloud in te zetten als reportagesysteem. Je kunt dan precies zien waar hoeveel geprint wordt. “Zo kun je volumes uitbalanceren, door een kleine printer die veel gebruikt wordt om te wisselen met een grotere variant”, noemt Theo als extra voordeel.

Printsnelheid

“Vroeger dacht men dat printen via de cloud trager zou zijn”, blikt hij terug. “Dat is inmiddels achterhaald, zeker als er alleen gecommuniceerd wordt over authenticatie en verificatie. Grotere bedrijfsnetwerken kunnen zelfs langzamer zijn dan een directe verbinding naar de cloud.”

Wat kun je zelf doen om printen via de cloud veiliger te maken?

In de eerste plaats is het erg belangrijk dat je data encrypted is. Dit is tegenwoordig standaard, daar kan je dus niet per ongeluk van afwijken. Wel kun je veel andere instellingen aanpassen. “Zo kun je bijvoorbeeld bepalen welke gebruikers van welke printer gebruik kunnen maken.”

Uiteraard is het ook belangrijk dat de printer zelf goed beveiligd wordt. Dit wordt nog te vaak vergeten. Ook kun je bijvoorbeeld instellen dat gebruikers alleen met een badge, wachtwoord of door het scannen van een QR-code kunnen inloggen. Zo komen documenten minder snel (per ongeluk) in verkeerde handen.

Lees ook: