Toe aan een nieuw contract voor printers? Hier moet je op letten

Print past vaak niet meer zo goed in onze huidige manier van werken. Waar moet je op letten bij een nieuw contract om te zorgen dat print wel weer aansluit? We spraken erover met Bas van der Loo, Bid & Tender Specialist bij HP.

Duurzaamheid en print

Heb jij nog een grote printer op kantoor staan die eigenlijk niet meer gebruikt wordt? “Denk goed na over wat je eigenlijk allemaal nodig hebt als je naar een nieuwe printomgeving gaat. Met het veranderende kantoor zijn grote printvolumes op grote machines met allemaal toeters en bellen niet meer nodig.”

“Er wordt juist meer gekeken naar wat de juiste invulling op de juiste plaats is. We zien dat 97% van de afdrukken op A4 is. Je hebt dan geen heel zware A3-printers nodig, dat is weggegooid geld.”

In het kader van duurzaamheid hebben we bij HP ook kleinere apparaten met een kleine voetafdruk. Die bestaan voor een groot deel uit gerecycled materiaal. Ook wordt er meer geprint op basis van inkt in plaats van op laser. Laser is eigenlijk wat ouderwets, inkt is veel schoner en past een stuk beter binnen een verantwoorde bedrijfsvoering.”

HP Workpath

Een belangrijke tekortkoming van veel printers is dat ze niet in de ‘path of work’ van de gebruiker zitten. Wanneer een medewerker een document wilt inscannen, wordt die vaak eerst gemaild naar zijn of haar e-mailadres. Vervolgens moet het document gedownload worden en geüpdatet worden naar de juiste cloud-applicatie. 

Met HP Workpath is dat verleden tijd. Bas vertelt: “Workpath is een volledig cloud-based oplossing om applicaties op printers te kunnen managen. Deze apps zijn gericht op het digitaliseren van je workflow.” Zo kunnen je medewerkers veiliger en efficiënter werken.

Hoe werkt het?

Voordat je kunt printen, moet je je eerst identificeren door middel van een badge of code. De gebruiker kan alleen zijn of haar eigen printopdrachten uitvoeren. Zo wordt voorkomen dat gevoelige informatie bij de verkeerde persoon terecht komt.

“Je kunt helemaal zelf selecteren welke apps je wilt draaien op je printers. Het is heel gemakkelijk te gebruiken en beheren. Zo kun je bijvoorbeeld een koppeling maken met SharePoint of OneDrive. Documenten die worden ingescand, komen zo eenvoudig op de juiste plek in de cloud terecht. De printer wordt zo een centraal punt dat koppelt met alle cloud-based oplossingen.”

Hoe kun je de cloudwerker faciliteren? Lees er alles over.

‘Printing as a service’

“We zien dat het concept waarin je betaalt voor wat je gebruikt een hele belangrijke ontwikkeling is. Dat hebben we bij HP doorontwikkeld in Managed Print Services”, vertelt Bas. “We gaan echt steeds meer naar ‘Printing as a service’.”

Instant Ink voor consumenten is daar een heel goed voorbeeld van. Voor 2,5 euro per maand heb je alle inkt die je nodig hebt om gewoon te kunnen printen, zonder gedoe. Dit gaan we met de veranderende werkplek en thuiswerkplek ook in de zakelijke markt zien”.

Toch heb je nog steeds het vaste component van een printer die je koopt, least of huurt. “Je hebt nu nog steeds een vast component: de printer”, vertelt Bas. “Toch kan ik me voor in de toekomst ook voorstellen dat je straks alleen gaat betalen voor een afdruk, scan of kopietje, zonder vaste kosten.”

Printercontract klaar voor de toekomst?

“Wat je in het verleden deed, is niet goed genoeg meer voor de toekomst”, stelt Bas. “Je print-oplossing moet nu flexibel, veilig en volledig manageable zijn. Bij HP wordt dezelfde soort beveiliging die in notebooks zit, ook op print toegepast. Zo wordt alleen echte HP-firmware ingeladen, het systeem blokkeert kopieën die het systeem kunnen infecteren.”

Het is ook belangrijk om rekening te houden met de digitale transformatie. “Digitalisering is een groot thema, dus het is vrij dom om een simpele multifunctional te kopen die geen koppeling naar het internet heeft. Binnen twee, drie jaar staat alles in de cloud. Ook zou je wel gek zijn als je nu een apparaat inkoopt dat niet voor mobiel gebruik kan worden ingezet.”

De wereld verandert razendsnel, hoe zorg je er dan voor dat je printer niet al na een jaar of twee is verouderd? “Dat kan met HP FutureSmart. Dit is een operating system voor je printer dat dusdanig is opgezet dat het klaar is voor de toekomst,” vertelt Bas. Er worden regelmatig nieuwe updates uitgebracht om te zorgen dat je in de toekomst goed beveiligd bent en nieuwe functionaliteiten kunt gebruiken.

Meer weten over de security van HP-printers of wil je weten welk soort printers het beste bij jouw organisatie passen? Neem dan vrijblijvend contact op met onze HP-adviseurs

Lees ook