Printers

28 jan, 2022

Veilig en productief thuis printen: werk je printstrategie bij

Sinds begin 2020 werken steeds vaker deels of zelfs volledig thuis. Dit heeft grote gevolgen voor onze manier van werken, bijvoorbeeld op het gebied van print. Kunnen jouw medewerkers al veilig thuis printen? Werk je printstrategie voor thuiswerkers bij met deze slimme tips.

5 minuten

Er is nog veel onduidelijkheid over de toekomst van thuiswerken. Gaan medewerkers straks weer grotendeels op kantoor zitten, of blijft thuiswerken de norm? Het lijkt erop dat de meeste bedrijven kiezen voor hybride werken, een combinatie van beide.

Om voorbereid te zijn op alle situaties, is het slim om goed na te denken over een printstrategie voor thuiswerkers.

Thuis printen; werk aan de productiviteit

Waar je medewerkers op kantoor altijd een printer in de buurt hebben, is dat thuis veel minder gebruikelijk. Mark Veenis, accountmanager Managed Print Services bij HP, herkent dit ook in zijn privéomgeving: “In de buurtapp is de meestgestelde vraag de laatste tijd of iemand even iets bij iemand mag uitprinten.”

De printer is natuurlijk niet alleen geschikt voor privégebruik, maar juist ook voor zakelijke toepassingen. “De waardering van het fysieke document is echt gestegen”, vertelt Mark. Uit onderzoek is ook gebleken dat je informatie beter kunt verwerken wanneer het op papier staat. Je kunt zo ook makkelijker aantekeningen maken.”

Printen heeft ook andere voordelen. “Het biedt een stukje flexibiliteit. In het voorjaar toen de zon scheen, vond ik het heel fijn om waar ik mee bezig was uit te printen en mee te nemen naar buiten. Zeker als het wat grotere stukken teksten zijn welke je aandachtig moet lezen. Dat is een fijne afwisseling naast een tablet of laptop.”

Printstrategie voor thuiswerkers: hoe kun je thuis printen faciliteren?

Wanneer je als werkgever thuis printen wilt faciliteren, heb je twee mogelijkheden:

  1. Kies ervoor om medewerkers zelf een printer (en eventueel printbenodigdheden) aan te laten aanschaffen en de kosten te declareren.
  2. Bied samen met je printaanbieder een portfolio aan printers aan waaruit je medewerkers kunnen kiezen.

Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om te stimuleren dat medewerkers vooral op kantoor blijven printen. Het is dan niet de bedoeling dat er ook vanuit huis geprint wordt.

In de volgende tabel zie je de voor- en nadelen van elke optie.

Medewerkers kiezen zelfOrganisatie biedt portfolioPrinten op kantoor blijven stimuleren
Geen zicht op beveiligingRedelijk zicht op beveiliging, je kunt kiezen om alleen veilige apparaten uit te kiezen.Optimale beveiliging, printers blijven in eigen netwerk.
Veel verschillende merken en type printers binnen de organisatie.Een overzichtelijk pakket aan apparaten wordt gebruikt.Huidige apparatuur op kantoor wordt gebruikt.
IT hoeft zich niet bezig te houden met installatie, dat scheelt tijd.IT neemt een leidende rol bij de installatie.Huidige apparatuur op kantoor wordt gebruikt.
Printbenodigdheden worden los ingekocht door medewerkers.Printbenodigdheden kunnen door middel van printabonnement voordelig en duurzaam worden ingekocht.Er kan gebruik gemaakt worden van Managed Print Services.

De businesscase van goede security

Wil je als IT-manager graag genoeg geld en aandacht voor security binnen je bedrijf, maar weet je niet goed hoe je dit aan moet pakken? In deze longread lees je hoe je de directie kunt overtuigen met een ijzersterke businesscase.

Downloaden
IWMW-MT Select-248x352px-1

Optie 1: medewerkers schaffen zelf printer aan

Als je medewerkers zelf een printer mogen kiezen, loop je het risico dat deze apparaten niet goed beveiligd zijn. Je hebt hier als IT geen controle over. “Dit is riskant, want er wordt vaak vergeten dat printers een mogelijke ingang zijn voor hackers. Bij thuis printen voor werk moet je daar nog alerter op zijn”, vertelt Mark.

Naast de optie om de kosten te declareren, kun je ook op een andere manier helpen, aldus Mark. “Nu medewerkers veel thuiswerken, loopt het thuis printen voor werk en privé door elkaar heen. Je kunt dan voor bepaalde persona’s inschatten hoeveel inkt en papier ze gemiddeld nodig hebben en dit beschikbaar stellen als handgebaar naar je personeel. Het is belangrijk om hier goede afspraken over te maken.”

Tip: zo ziet de ideale thuiswerkplek eruit

Pas op voor ongeschikte printbenodigdheden

Wanneer je medewerkers zelf printbenodigdheden aanschaffen, kan het ook gebeuren dat ze per ongeluk ongeschikte producten kopen. “Er is een grote markt van ‘grijze toners’ waarbij je niet weet waar deze vandaan komen.”

“Die worden niet altijd herkend door de printer, waardoor de toner niet werkt. Een oplossing als Instant Ink van HP kan hierbij van pas komen. De juiste inktcartridges en toners worden dan automatisch op tijd besteld.”

Optie 2: bedrijf biedt portfolio aan om uit te kiezen

Voor werkgevers is het slim om de aanschaf van thuisprinters te centraliseren waar mogelijk. Dit helpt bij het beheerbaar houden van de printers. “Het is goed om hier uniformiteit aan te bieden, dit kan ook in de kosten schelen”, vertelt Mark.

Ook weet je met zo’n printstrategie voor thuiswerkers zeker dat ze geen onveilige consumentenapparaten kiezen omdat het goedkoper is.

Gebruik persona’s om de juiste printer te kiezen

Een printer voor thuisgebruik kan van pas komen bij iedere medewerker, maar bij sommige functies is het extra belangrijk. “Het is belangrijk om bepaalde documenten fysiek te hebben.”

“Denk aan officiële documenten die een ‘natte handtekening’ nodig hebben, belangrijke rapporten en dossiers. Voor de salesafdeling is het ook handig om offertes te printen en die direct vanuit huis mee te nemen naar de klant. Zij hoeven zo niet eerst naar kantoor.”

Voor bepaalde medewerkers is het ook belangrijk om ‘kleurecht’ te kunnen printen. Denk bijvoorbeeld aan creatieve functies. Om ervoor te zorgen dat de juiste printer bij de juiste persoon terecht komt, kun je het personeelsbestand indelen in persona’s.

Printen op kantoor blijven stimuleren

Uiteindelijk is het het veiligst wanneer medewerkers op kantoor blijven printen in plaats van thuis. Op kantoor heb je als IT-afdeling namelijk veel meer controle over de beveiliging van printers.

Het grote nadeel van deze oplossing is dat je hiermee shadow-IT in de hand kan werken. Sommige medewerkers hebben simpelweg geen zin om voor elk printje naar kantoor te gaan. Ze zullen dan liever even snel iets printen met hun eigen (niet altijd even veilige) printer uitdraaien.

Ga voor een actieve printstrategie voor thuiswerkers

Het is belangrijk om een actieve thuisprintstrategie op te zetten. Deze bestaat in elk geval uit drie onderdelen:

  1. Simpele installatie: Het eenvoudig maken van de installatie en het gebruik van een printer is een essentieel onderdeel van je printstrategie. Thuiswerkers zijn zich vaak niet bewust van hoe ze zelf een printer op een veilige manier kunnen installeren, zelfs wanneer ze al langer thuiswerken. Een applicatie als de HP Smart App kan je hierbij ondersteunen.
  2. Optimaal inktgebruik: Wist je dat veel mensen hun cartridges altijd te vroeg of te laat vervangen? Je maakt dan niet optimaal gebruik van je inkt. Een oplossing hiervoor is een printabonnement als HP Instant Ink, dat we al eerder in dit artikel benoemden. Hierdoor krijgt je medewerker de nieuwe cartridges altijd precies op tijd thuisgestuurd. Zo wordt minder inkt verspild en kun je tot 70% besparen op je printkosten.
  3. Printerbeveiliging: Thuiswerkers zijn zich vaak totaal niet bewust van de securityrisico’s die bij printen horen. Daarom is het noodzakelijk om te kiezen voor printers met een security-by-default instelling voor je printstrategie. Thuiswerkers hoeven zo niet zelf aan de slag om hun printers veilig te maken.

 

Lees ook:

 

Neem contact op

Heb je een vraag die (nog) niet in een artikel beantwoord wordt of wil je gericht advies voor jouw organisatie? Vul dan het formulier in en wij brengen jou vrijblijvend in contact met één van onze HP-experts.

Contact
Contact HP