Veilig en productief thuis printen: werk je printstrategie bij

Sinds begin 2020 werken we steeds vaker thuis. Dit heeft grote gevolgen voor onze manier van werken, bijvoorbeeld op het gebied van print. Kunnen jouw medewerkers al veilig thuis printen? Werk je printstrategie bij met deze slimme tips over thuis printen.

Waar je medewerkers op kantoor altijd een printer in de buurt hebben, is dat thuis veel minder gebruikelijk. Mark Veenis, accountmanager Managed Print Services bij HP, herkent dit ook in zijn privéomgeving: “In de buurtapp is de meestgestelde vraag de laatste tijd of iemand even iets bij iemand mag uitprinten.” 

Thuis printen; werk aan de productiviteit

De printer is natuurlijk niet alleen geschikt voor privégebruik, maar juist ook voor zakelijke toepassingen. “De waardering van het fysieke document is echt gestegen”, vertelt Mark. Uit onderzoek is ook gebleken dat je informatie beter kunt verwerken wanneer het op papier staat. Je kunt zo ook makkelijker aantekeningen maken.”

Printen heeft ook andere voordelen. “Het biedt een stukje flexibiliteit. In het voorjaar toen de zon scheen, vond ik het heel fijn om waar ik mee bezig was uit te printen en mee te nemen naar buiten. Zeker als het wat grotere stukken teksten zijn welke je aandachtig moet lezen. Dat is een fijne afwisseling naast een tablet of laptop.”

Hoe kun je thuis printen voor werk faciliteren?

Wanneer je als werkgever thuis printen wilt faciliteren, heb je twee mogelijkheden:

  1. Je laat werknemers zelf een printer (en eventueel printbenodigdheden) aanschaffen en de kosten declareren.
  2. Je biedt samen met je printaanbieder een portfolio aan printers aan waaruit je medewerkers kunnen kiezen.

Optie 1: medewerkers schaffen zelf printer aan

Als je medewerkers zelf een printer mogen kiezen, loop je het risico dat deze apparaten niet goed beveiligd zijn. Je hebt hier als IT geen controle over. “Dit is riskant, want er wordt vaak vergeten dat printers een mogelijke ingang zijn voor hackers. Bij thuis printen voor werk moet je daar nog alerter op zijn”, vertelt Mark.

Naast de optie om de kosten te declareren, kun je ook op een andere manier helpen, aldus Mark. “Nu medewerkers veel thuiswerken, loopt het thuis printen voor werk en privé door elkaar heen. Je kunt dan voor bepaalde persona’s inschatten hoeveel inkt en papier ze gemiddeld nodig hebben en dit beschikbaar stellen als handgebaar naar je personeel. Het is belangrijk om hier goede afspraken over te maken.”

Tip: zo ziet de ideale thuiswerkplek eruit

Pas op voor ongeschikte printbenodigdheden

Wanneer je medewerkers zelf printbenodigdheden aanschaffen, kan het ook gebeuren dat ze per ongeluk ongeschikte producten kopen. “Er is een grote markt van ‘grijze toners’ waarbij je niet weet waar deze vandaan komen.”

“Die worden niet altijd herkend door de printer, waardoor de toner niet werkt. Een oplossing als Instant Ink van HP kan hierbij van pas komen. De juiste inktcartridges en toners worden dan automatisch op tijd besteld.”

Optie 2: bedrijf biedt portfolio aan om uit te kiezen

Voor werkgevers is het slim om de aanschaf van thuisprinters te centraliseren waar mogelijk. Dit helpt bij het beheerbaar houden van de printers. “Het is goed om hier uniformiteit aan te bieden, dit kan ook in de kosten schelen”, vertelt Mark.

Gebruik persona’s om de juiste printer te kiezen

Een printer voor thuisgebruik kan van pas komen bij iedere medewerker, maar bij sommige functies is het extra belangrijk. “Het is belangrijk om bepaalde documenten fysiek te hebben.”

“Denk aan officiële documenten die een ‘natte handtekening’ nodig hebben, belangrijke rapporten en dossiers. Voor de salesafdeling is het ook handig om offertes te printen en die direct vanuit huis mee te nemen naar de klant. Zij hoeven zo niet eerst naar kantoor.”

Voor bepaalde medewerkers is het ook belangrijk om ‘kleurecht’ te kunnen printen. Denk bijvoorbeeld aan creatieve functies. Om ervoor te zorgen dat de juiste printer bij de juiste persoon terecht komt, kun je het personeelsbestand indelen in persona’s.

Lees ook