Print speelt nog steeds een belangrijke rol in veel bedrijven. Toch gaat het niet altijd even goed, zonder adequate beveiliging is de printer gevoelig voor hackers. We bespreken de belangrijkste feiten (èn fabels) over veilig printen.
Wist je dat printerbeveiliging een ondergeschoven kindje is voor veel IT-afdelingen? Dat is onterecht, want tegenwoordig is de printer te vergelijken met een normale computer. Zo is een printer bijvoorbeeld verbonden met het internet en interne netwerk. Via deze weg kunnen cybercriminelen je organisatie binnendringen.
1. Veilig printen in de cloud: zo doe je dat
De laatste jaren is printen in de cloud flink in populariteit gestegen. Dat is niet voor niets, je hebt tenslotte geen extra serverruimte nodig en als IT-afdeling hoef je vrijwel niets te installeren of onderhouden.
Toch zijn er ook mensen die twijfelen aan de veiligheid van printen in de cloud. Vaak gaan zij ervan uit dat de printopdracht zelf altijd volledig via de cloud loopt. Dit is een hardnekkig misverstand.
Meestal blijven de opdrachten op het device van de medewerker staan, tot er vanuit de cloud opdracht komt om deze naar de printer te sturen via het interne netwerk. Dat betekent dat alleen de authenticatie en verificatie in de cloud plaatsvindt.
2. Encrypted printen is veilig printen
Hoe goed je de printer ook beveiligd, het kan in theorie nog steeds gebeuren dat je document onderschept wordt voordat het de printer bereikt. Wanneer er bedrijfsgevoelige informatie of klantdata opstaat, kan dit voor grote problemen zorgen. Een datalek heeft vaak stevige gevolgen.
Daarom is het belangrijk om printopdrachten altijd encrypted (versleuteld) te verzenden. Zo is het document niet leesbaar voor derden, waardoor gevoelige gegevens niet in de handen van derden kunnen komen. Bij HP-printers staat deze functie standaard ingeschakeld.
Printing vanuit de cloud (gratis whitepaper)
Steeds meer bedrijven updaten hun printstrategie naar een cloudvariant. Waarom voldoet de traditionele werkwijze niet meer? En hoe stap je soepel over? Antwoord op deze vragen vind je in de gratis whitepaper ‘Printing vanuit de cloud: de must knows voor IT’.
3. Update de firmware en software
Bij veel organisaties schiet het updaten van de firmware en de software van printers er nog wel eens bij in. Dat is niet zo handig, want dit is een van de belangrijkste beveiligingslinies van je printer. Neem je printers dus voortaan mee in het update-schema van je organisatie.
Tip: wanneer je kiest voor Managed Print Services, wordt dit vaak al voor je geregeld. De leverancier zorgt dan dat je printer altijd de nieuwste updates heeft. Ook wordt de service volledig uit handen genomen.
4. Veilig printen: hoe staat het met je actieve protocollen?
Wanneer heb jij voor het laatst gecontroleerd welke protocollen nog actief zijn? Veel IT-afdelingen hebben hier helemaal geen zicht op. Als dat ook voor jou geldt, is het een goed idee om eens kritisch te kijken naar je actieve protocollen.
In veel gevallen staan er meer protocollen aan dan noodzakelijk. Waarschijnlijk is bijvoorbeeld het protocol om je printer te configureren nog steeds actief. Het is slimmer om deze uit te zetten.
5. Veilig printen vanaf de thuiswerkplek
Sinds begin 2020 werken veel medewerkers vaker thuis, dat heeft gevolgen voor de manier waarop geprint wordt. Het is niet aan te raden om medewerkers zelf printers te laten aanschaffen. Je weet dan namelijk niet hoe goed deze beveiligd zijn. Een goedkoop apparaat kan hackers zo toegang geven tot je bedrijfsgevoelige gegevens.
Het is slimmer om je medewerkers de keuze te geven uit een selectie van geschikte apparaten. Je kunt ze die zelf laten betalen, maar beter is het om dit voor hen te vergoeden.
6. Beveilig je documentenstroom
Een goed beveiligde printer is de basis van een veilige print-strategie. Toch kan het ook gebeuren dat de verkeerde persoon een printopdracht ophaalt. Dat kan voor vervelende situaties zorgen, bijvoorbeeld wanneer een slecht functionerende medewerker per ongeluk een mail over zijn aankomende ontslag uit de lade pakt.
Om dit soort situaties te voorkomen, kun je instellen dat medewerkers zich bij het apparaat moeten identificeren om een printopdracht uit te kunnen voeren. Dat kan bijvoorbeeld met een smartphone, ID-badge, pasje of e-mailadres en wachtwoord. Zo kan iedere medewerker veilig printen.
Lees meer
- Je printer gehackt? Waarom en hoe je een wifi-printer goed moet beveiligen
- Zakelijke printoplossingen: wat is er allemaal mogelijk?
Printing vanuit de cloud (gratis whitepaper)
Steeds meer bedrijven updaten hun printstrategie naar een cloudvariant. Waarom voldoet de traditionele werkwijze niet meer? En hoe stap je soepel over? Antwoord op deze vragen vind je in de gratis whitepaper ‘Printing vanuit de cloud: de must knows voor IT’.
