Veilige printers voor je bedrijf? Hier moet je op letten

Een veilige printer is veel waardevoller dan je wellicht denkt. Wist je dat printerbeveiliging een blinde vlek is voor veel IT’ers? Hackers kunnen via deze weg de rest van het netwerk benaderen. Ontdek waar je op moet letten.

Wifi printer beveiligen

Veel mensen vragen zich af: ‘Is het veilig om je printer met de wifi te verbinden?’. Wifi printers zijn verbonden met hetzelfde netwerk als de andere devices binnen je bedrijf. Op deze manier kan je op kantoor vanaf elke locatie printen. Vanaf externe locaties kan geprint worden door een e-mail te sturen naar de printer.

Een zwakke plek van dit soort printers is dat ze door hun verbinding met het internet kwetsbaar zijn voor kwaadwillenden. Hackers kunnen via de printer ook andere devices bereiken. Tegenwoordig zijn de meeste printers wifi printers, gelukkig is er veel mogelijk om deze toch goed te beveiligen.

Een veilige printer is altijd up-to-date

Uiteraard staat het up-to-date houden van de hardware binnen je organisatie hoog op het prioriteitenlijstje. Toch vergeten veel IT-afdelingen hierbij de printers. Zijn de software en firmware van jouw printers wel bijgewerkt? Dit is een van de belangrijkste beveiligingslagen van je apparaten.

Zorg er dus voor dat je printers toevoegt aan het updateschema van je bedrijf. Let op: dit hoef je niet te doen wanneer je Managed Print Services afneemt. In dat geval is je leverancier verantwoordelijk voor het up-to-date houden van je printers.

Tip: controleer ook welke protocollen nog actief zijn. Vaak staan er meer aan dan nodig, dat kan een beveiligingsrisico voor je printers opleveren.

Veilig bestanden printen: hoe staat je met je documentstromen?

Een veilige printer is uiteraard stap 1, maar wist je dat soms juist de documentstromen een beveiligingsrisico opleveren? Bij veel organisaties komt het document direct uit de printer rollen wanneer je medewerker op de printknop drukt. Dat klinkt praktisch, maar betekent ook dat iedereen in de buurt van het apparaat dat document kan pakken.

Zo kan het gebeuren dat de verkeerde persoon een printopdracht in handen krijgt, denk bijvoorbeeld aan gevoelige cijfers die alleen voor de directie zijn bedoeld. Ook is het onwenselijk dat de ene medewerker het personeelsdossier van een ander te zien krijgt.

Dit kun je voorkomen door medewerkers voortaan te verplichten om zich te identificeren bij de printer. Pas als de juiste persoon voor het apparaat staat, wordt de opdracht geprint. Dat kan bijvoorbeeld met een pasje, ID-badge, smartphone of een pincode.

Printer security: encrypted printen

Om te voorkomen dat printopdrachten leesbaar zijn als ze onverhoopt onderschept worden, is het belangrijk om deze altijd te encrypten. Dat wil zeggen dat de inhoud versleuteld is, zodat derden het niet kunnen lezen. Bij de printers van HP staat encrypted printen altijd aan.

Het versleutelen van documenten is belangrijk, omdat het lekken van klantgegevens of bedrijfsgevoelige informatie grote gevolgen kan hebben. Een datalek levert je niet alleen reputatieschade op, je kunt ook aansprakelijk gesteld worden en een boete krijgen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een veilige printer in de cloud

Printen via de cloud, hoe werkt dat eigenlijk? Veel mensen gaan ervan uit dat de printopdracht zelf volledig via de cloud loopt en maken zich zorgen over de veiligheid van hun documenten. Dat is niet nodig, in de meeste situaties blijft de printopdracht namelijk gewoon in het interne netwerk.

Alleen de verificatie en authenticatie van de printopdracht vinden plaats in de cloud. De bestanden blijven op het device van de gebruiker, tot de opdracht vanuit de cloud komt. Vervolgens wordt de printopdracht verstuurd via het interne netwerk.

Een groot voordeel van deze manier van printen is dat je hier geen serverruimte voor nodig hebt. Ook hoef je als IT vrijwel niets te installeren of onderhouden. Daarom is printen via de cloud de laatste jaren erg populair geworden.

Hoe veilig is je printer op de thuiswerkplek?

Sinds 2020 werken medewerkers veel vaker thuis, er wordt dan ook steeds meer geprint op de thuiswerkplek. Hoe veilig zijn deze apparaten? Wanneer je eindgebruikers printen met een onbeveiligde printer, maakt dat je hele organisatie gevoelig voor cybercriminaliteit.

Het is daarom handiger om je medewerkers te laten kiezen uit een selectie van printers die geschikt zijn voor zakelijk gebruik. Tip: het is een goed idee om deze voor je medewerkers aan te schaffen. Wanneer ze dit zelf moeten bekostigen, wordt de drempel te hoog.

Lees ook

Veelgestelde vragen

Hoe stel ik een veilige printer in voor mijn medewerker?

Een veilige printer is in de eerste plaats volledig up-to-date. Ook is het belangrijk om printopdrachten veilig te versturen en medewerkers zich te laten identificeren bij het ophalen. Lees hier meer over veilige printers.

Thuis veilig printen: wat moet je regelen?

Als je medewerkers thuis willen printen, is het belangrijk om te zorgen voor veilige zakelijk printers. Lees hier wat je nodig hebt.

Waarom is printerbeveiliging zo belangrijk?

Als je de printers binnen je bedrijf niet goed beveiligd, kunnen hackers via deze weg de rest van je organisatie binnenkomen. Printers zijn erg kwetsbaar voor cybercrime.