Cloud printen wordt steeds populairder, en niet zonder reden. Deze werkwijze past namelijk veel beter bij het hybride werken van nu. In dit artikel bespreken we de voor- een nadelen, welke opties je hebt en hoe veilig de cloudprinter eigenlijk is.
Het traditionele printen gaat uit van een principe waarbij de medewerker altijd in de buurt is van de printer op kantoor. De printopdracht moet namelijk binnen het eigen netwerk verstuurd worden, waarna deze direct opgehaald kan worden uit de lade.
Nu veel bedrijven overstappen op hybride werken, is dit in de praktijk niet meer ideaal. Maar in hoeverre is de cloudprinter een goed alternatief? Lees hier het antwoord op de belangrijkste vragen over cloud printen:
- Waarom overstappen naar cloud printen?
- Hoe veilig is de cloudprinter?
- De voordelen van cloud printing in een tabel
- Wat verandert er voor medewerkers als je overstapt naar cloud printen?
- Hoe stap je over naar printen vanuit de cloud?
Waarom overstappen naar cloud printen?
In principe is cloud printing voor elk bedrijf geschikt, maar de voordelen zijn extra groot bij organisaties waar veel hybride wordt gewerkt. Wanneer je teams veel buiten kantoor aan het werk zijn, hebben ze bij traditioneel printen geen toegang meer tot de kantoorprinter. Dit kan twee gevolgen hebben:
- De medewerker ziet af van het printen, terwijl dit juist kan helpen bij het verhogen van de productiviteit. Veel mensen verwerken namelijk beter informatie vanaf papier. Ook kan het prettig zijn om aantekeningen te maken.
- De medewerker gaat vanaf een ander apparaat printen, onderweg of thuis. Dit levert een beveiligingsrisico op. Zo is het voor de IT-afdeling lastig te bepalen of de gekozen printer wel veilig is, of dat deze gehackt kan worden. Lees hier meer over thuis printen.
Een ander nadeel van traditioneel printen is dat het vooral gericht is op printen vanaf de pc. Veel (vooral jongere) medewerkers vinden het prettiger om te werken met mobiele devices.
Met mobiele devices kun je in de standaard situatie niet printen. Deze zijn immers geen onderdeel van het bedrijfsnetwerk. Wanneer je overstapt op cloud printen, kan er vanaf elk type device geprint worden.
Cloud printen is goedkoper en kost minder tijd
Een belangrijk voordeel van printen vanuit de cloud is dat het over het algemeen goedkoper is. Dat komt voornamelijk doordat je intern geen servers meer nodig hebt voor het verbinden van pc’s naar de printers. Daarbij komt dat de IT-afdeling bij traditionele printers relatief veel tijd kwijt is aan het beheer.
Hoe veilig is de cloudprinter?
Veel mensen vragen zich af hoe veilig cloud printen eigenlijk is. Verrassend genoeg is de cloudprinter over het algemeen veiliger dan een traditionele printer. Dat komt doordat via de cloud automatisch updates en security patches geïnstalleerd worden. Zo heb je altijd de nieuwste oplossingen en verbeteringen, en ben je goed beschermd tegen cybercrime.
Om te voorkomen dat ongeautoriseerde personen documenten uit de printer meenemen, kun je met een toegangscode, pasje of tag werken. Alleen als de juiste persoon voor het apparaat staat, worden opdrachten daadwerkelijk geprint.
De voordelen van cloud printing in een tabel
Benieuwd wat de voordelen van cloud printing zijn voor de verschillende doelgroepen binnen je organisatie? In deze overzichtelijke tabel vind je de voordelen voor medewerkers, de IT-afdeling en de organisatie als geheel:
| Medewerkers | IT-afdeling | Organisatie als geheel |
| Vanaf elk device printen | Tijdsbesparing | Kostenbesparing |
| Ook op afstand printen | Geen aparte servers meer nodig | Hogere productiviteit |
| Veiligere printers |
Wat verandert er voor medewerkers als je overstapt naar cloud printen?
Voor de medewerker zelf verandert er in de praktijk weinig aan de ervaring van het printproces zelf. Wanneer hij of zij een printopdracht verstuurt, komt deze gewoon uit bij de printer. De weg die de opdracht aflegt is wel anders.
Bij cloud printen wordt de printopdracht direct naar de cloud verstuurd, in plaats van naar een specifieke printer. Deze opdracht wordt pas losgelaten naar een specifieke printer als de medewerker voor het apparaat staat en inlogt.
Let op: het is ook mogelijk om de printopdracht in het eigen netwerk te houden, en alleen de authenticatie via de cloud te laten lopen. Dit kan uiteraard niet bij mobiel printen.
Hoe stap je over naar printen vanuit de cloud?
Als je wilt overstappen naar cloud printing, is het belangrijk om eerst de huidige situatie in kaart te brengen. Welke apparaten heb je allemaal op kantoor, en wat hebben je medewerkers thuis staan? Vervolgens ga je met een aanbieder van cloud printing in gesprek om de meest passende oplossing te bepalen.
Neem niet alleen multifunctionals mee in de overstap naar cloud printing. Kijk hierbij ook naar de printers van de medewerkers thuis, anders gaan thuiswerkers eigen oplossingen zoeken.
Gefaseerd overstappen
Je kunt er ook voor kiezen om eerst één afdeling te laten overstappen naar cloud printen. Dit kun je zien als een soort pilot, waarbij je kunt ervaren of deze manier van printen voor jouw organisatie werkt. Het is slim om hierbij in elk geval te kiezen voor een afdeling waar veel hybride gewerkt wordt, zodat je de voordelen hiervan goed in beeld krijgt.
Doordat cloud printing erg schaalbaar is, kun je eenvoudig en snel andere afdelingen aansluiten. Er hoeven alleen nieuwe gebruikers en printers worden gekoppeld.
Lees ook:
