Zakelijk printen is tegenwoordig niet meer beperkt tot de grote apparaten die we twintig jaar geleden in onze kantoortuinen tegenkwamen. Uit welke zakelijke printoplossingen kun je nu kiezen, en is het slimmer om te kopen of te leasen?
Zakelijke printoplossingen: Multifunctional Printers (MFP’s)
Staat op jouw kantoor nog een grote Multifunctional Printer? Deze printers hebben de meest uitgebreide pakket aan functies. Je kunt er vaak niet alleen A4-pagina’s mee printen, maar ook A3 of andere formaten. Uiteraard bieden MFP’s ook de mogelijkheid om documenten te scannen.
Voordelen van een MFP
Van alle zakelijke printoplossingen is de Multifunctional Printer het meest compleet. Ze zijn geschikt voor een groot printvolume.
Ook kun je een MFP bij sommige merken uitbreiden met apps om de workflow te verbeteren. Hiermee kunnen scanopdrachten bijvoorbeeld direct op de eindlocatie in een cloudapplicatie worden geplaatst. Dat scheelt veel tijd.
Nadelen van een MFP
Multifunctional Printers zijn bijzonder compleet, misschien zijn ze daarom zelfs te compleet voor jouw organisatie. Als je medewerkers eigenlijk alleen A4’tjes printen, zonder het gebruik van apps, zijn de verschillende opties van een MFP helemaal niet nodig.
Houd ook rekening met het effect van thuiswerken, hierdoor printen medewerkers een stuk minder vaak op kantoor. Een grote MFP is een te grote investering voor een paar geprinte pagina’s per maand. Het is dan slimmer om te kijken naar kleinere modellen.
Thuiswerkoplossingen print
Sinds begin 2020 werken we veel thuis, dat heeft invloed op de manier waarop we printen. Er komen steeds meer kleine modellen op de markt met de functies die je van een zakelijke printoplossing mag verwachten.
Voordelen thuisprinter
Een voordeel van de thuisprinter is dat deze modellen vaak een stuk compacter zijn dan traditionele zakelijke printoplossingen. Je kunt ze dus eenvoudig verplaatsen. Het is zelfs mogelijk om je medewerker een inktabonnement te geven, zodat ze nooit zonder inkt zitten.
Jeroen de Meer, Category Manager bij HP, legt uit: “Daarbij worden de inktcartridges automatisch naar de gebruiker thuis gestuurd wanneer de huidige bijna op zijn.”
Nadelen thuisprinter
Uiteraard kleven er ook nadelen aan de inzet van deze zakelijke printoplossingen. Werk en privé lopen thuis erg door elkaar, het is dan even puzzelen wie wat moet betalen. Als je ervoor kiest om een medewerker zelf een printer te laten kopen, weet je niet hoe deze beveiligd is. Dat kan leiden tot securityrisico’s.
Printing vanuit de cloud (gratis whitepaper)
Steeds meer bedrijven updaten hun printstrategie naar een cloudvariant. Waarom voldoet de traditionele werkwijze niet meer? En hoe stap je soepel over? Antwoord op deze vragen vind je in de gratis whitepaper ‘Printing vanuit de cloud: de must knows voor IT’.
Printen via de cloud
In het verleden was het alleen mogelijk om binnen het eigen bedrijfsnetwerk printopdrachten te versturen. Wist je dat je medewerkers tegenwoordig ook kunnen printen via de cloud? Dit is een van de meest recente zakelijke printoplossingen.
Voordelen printen via de cloud
Het belangrijkste voordeel van printen via de cloud is dat medewerkers niet meer gebonden zijn aan hun werkplek op kantoor om te printen. Het is nu ook mogelijk om thuis, onderweg of op een flexwerkplek te printen.
Een extra voordeel: als IT-afdeling hoef je geen extra serverruimte meer te reserveren voor printopdrachten.
Nadelen printen via de cloud
Een nadeel is dat je extra goed moet opletten of je de beveiliging van je printer goed geregeld hebt. Als je printopdrachten onverhoopt niet encrypted verzonden worden, kan een hacker deze onderscheppen.
Dit geldt voornamelijk wanneer er buiten kantoor wordt geprint. Wanneer je medewerker op kantoor gebruik maakt van printen via de cloud, blijft de data gewoon in het eigen netwerk. Alleen de authenticatie en verificatie van de printopdracht worden in de cloud uitgevoerd.
Printers kopen of Printing as a Service, wat is slimmer?
Over het algemeen ben je vaak iets goedkoper uit als je kiest voor het kopen van een printer. Daarvoor moet je dan wel de middelen hebben, printers aanschaffen voor je hele organisatie (op kantoor en op thuiswerkplekken) is een flinke investering.
Als je ervoor kiest om een printer te kopen, ben je direct eigenaar. Je zit dan ook niet vast aan een meerjarig contract van een leverancier. Wanneer een apparaat stuk gaat, moet je die zelf laten repareren. Dat betekent ook dat je zelf beslist wie er onderhoud uitvoert aan je printers.
Printing as a Service
Printing as a Service is als zakelijke printoplossing te vergelijken met een abonnement. Voor een vast bedrag per printer, per maand, ben je altijd voorzien van een werkend apparaat. Hierbij zitten de kosten voor onderhoud, papier en inkt al inbegrepen.
Bij Printing as a Service heb je voorspelbare kosten, je weet immers precies hoeveel je per maand kwijt bent aan je printers. Ook ben je verzekerd van continuïteit, printers worden altijd zo snel mogelijk gerepareerd.
Lees ook
- Duurzaam printen? Deze slimme oplossingen van HP maken het mogelijk
- Toe aan een nieuw contract voor printers? Hier moet je op letten
- Welke rol speelt print in de ‘nieuwe’ hybride werkplek?
Printing vanuit de cloud (gratis whitepaper)
Steeds meer bedrijven updaten hun printstrategie naar een cloudvariant. Waarom voldoet de traditionele werkwijze niet meer? En hoe stap je soepel over? Antwoord op deze vragen vind je in de gratis whitepaper ‘Printing vanuit de cloud: de must knows voor IT’.
