Wat zijn de kosten van een thuiswerkplek?

Gaan je medewerkers ook op de lange termijn een deel van de werktijd thuiswerken? Het inrichten van een prettige en ergonomisch verantwoorde werkplek is erg belangrijk voor de productiviteit, en verplicht vanuit de Arbowet. Ontdek de kosten van een thuiswerkplek voor werkgevers.

Nu steeds meer medewerkers over gaan op hybride werken (deels thuis en deels op kantoor werken), is het noodzakelijk om als werkgever goed na te denken over jouw rol bij het inrichten van de thuiswerkplek.

Grote kans dat je medewerkers zelf al wel iets geregeld hebben, wat niet per se de meest ideale oplossing is. Je kunt dan namelijk niet garanderen dat de werkplek ook ergonomisch verantwoord is.

Maar waar houdt jouw verantwoordelijkheid als werkgever op? En wat faciliteer je wel of niet en waarom? En wat kost een thuiswerkplek voor je werknemer? Antwoord op deze vragen vind je hier:

• Wat zegt de arbowet?
• Thuiswerkplek inrichten, hoe doe je dat?
• De basiskosten van een thuiswerkplek voor werkgevers
• Nice-to-have-kostenpost voor de thuiswerkplek
• Segmenteren van medewerkers en de kosten
• Zo financier je dat

Wat zegt de arbowet?

Bij het inrichten van de thuiswerkplek is het belangrijk kom rekening te houden met de arbowetgeving. Die stelt namelijk dat je moet zorgen voor een gezonde en veilige werkplek. Bij een thuiswerkplek komt dat erop neer dat je medewerkers geen last van hun nek, rug of schouders krijgen van het werken. Dit heet de ‘zorgplicht’.

In de praktijk betekent dit dat het beeldscherm op ooghoogte moet staan, en dat de armen in een rechte hoek op tafel kunnen liggen (zonder dat de schouders opgetrokken worden). Dat kan bijvoorbeeld met een verstelbaar bureau, verstelbare stoel en een verhoging voor het beeldscherm. Uiteraard zijn dan wel een losse muis en toetsenbord nodig.

Als werkgever kun je jouw medewerkers vragen of je bijvoorbeeld een foto mag zien van de werkplek. Zo kun je zien of het aan de arboregels voldoet.

• Lees hier meer over hoe je de werkplek controleert.

Thuiswerkplek inrichten, hoe doe je dat?

Hoe je een thuiswerkplek precies inricht, hangt in de basis af van drie factoren:

• De ruimte die je medewerkers thuis hebben
  Waar sommige mensen een hele werkkamer hebben, moeten anderen het met een plek aan de eettafel doen.
• Hoeveel geld je te besteden hebt
  Je kunt de kosten van de thuiswerkplek van je medewerkers relatief laag houden door alleen de basisvoorzieningen te treffen. Wil je de productiviteit een extra boost geven? Dan zijn er veel verschillende upgrades en accessoires beschikbaar.
• Welke werkzaamheden de medewerkers moeten uitvoeren
  Het maakt ook uit wat voor soort werk de gebruikers uitvoeren. Voor simpele taken volstaat een basisuitrusting, maar als de medewerker bijvoorbeeld veel data verwerkt, zijn een grotere display en zwaarder device nodig.

Kosten werkplek werkgevers: de basis

Om goed te kunnen werken, heeft een medewerker in elk geval een basis set-up nodig met:

• Een notebook
• Eenvoudige monitor
• Docking station met toetsenbord, muis en headset. 

Heeft de medewerker weinig ruimte? Dan kun je ook kiezen voor een docking monitor. Dit is een docking station en monitor in één.

De docking monitor

Het voordeel van een docking monitor is dat je maar één kabel nodig hebt voor het aansluiten van de notebook en de voeding. In zo’n docking monitor zit ook een ingebouwde webcam. Hierdoor bespaar je veel ruimte. De docking monitor is in hoogte verstelbaar en kan gekanteld worden naar portret scherm.

De gebruiker kan ervoor kiezen om het scherm van de laptop als tweede scherm te gebruiken, of volledig op de monitor te werken. Zo kun je altijd een goede werkhouding aannemen. Zoals hiervoor genoemd, is een goed bureau en een bureaustoel ook essentieel.

Kostenoverzicht thuiswerkplek basis

Benieuwd wat een basis setup kost? In dit overzicht vind je een indicatie: 

Kosten thuiswerkplek: nice-to-have

Meerdere schermen kunnen de productiviteit van je medewerkers drastisch verhogen. Als je een extra scherm aanschaft om aan te sluiten op de docking monitor, krijgen je medewerkers nog meer display-oppervlakte. 

Er zit ook veel verschil in notebooks. Als je medewerker naast het thuiswerken veel onderweg is, is een klein schermformaat erg geschikt. Je kunt het namelijk uitbreiden door middel van de extra monitors.

Accessoires

Naast de standaard headsets zijn er tegenwoordig ook veel draadloze varianten. Deze zijn extra luxe, je bent namelijk niet gebonden aan een plek. Als de gebruiker tijdens een vergadering even een glaasje water wil halen, kan hij/zij tegelijkertijd nog steeds het gesprek volgen. Uiteraard zijn er ook draadloze keyboards en muizen, deze zorgen voor een nettere werkplek.

Je kunt je standaard garantie ook uitbreiden met onsite reparatie. Je medewerker hoeft dan niet eens de deur uit wanneer er iets stuk gaat.

De ultieme thuiswerkgids voor IT en HR (gratis whitepaper)

In deze gratis whitepaper vind je onder meer de voordelen van thuiswerken (ook na corona), interessante weetjes over thuiswerken, thuiswerktips voor HR én voor IT en een voorbeeld van een thuiswerkcontract.

Download de gratis whitepaper

Segmenteren van medewerkers

De ene gebruiker is de andere niet. Waar salesprofessionals vooral veel (video)bellen, hebben grafisch ontwerpers en data scientists bijvoorbeeld heel andere devices en randapparatuur nodig. Het is daarom slim om je werknemers te segmenteren.

Wanneer het gaat om de kosten van een thuiswerkplek, springen twee type medewerkers eruit:

• Creative pro
• Power user

Creative pro

Onder dit type gebruiker scharen we onder andere designers, editors en videomakers, maar ook bijvoorbeeld engineers bij bouwbedrijven. Het zijn echte creatievelingen die zware programma’s draaien. 

Je komt dan al snel bij de mobiele workstations uit met bijpassende performance monitor. Let hierbij goed op de kleurechtheid. Voor de Creative pro kan het prettig zijn om twee of drie displays te werken. Wanneer ze een bepaald programma veel gebruiken, kunnen ze die op een van de displays gewoon open laten staan.

Power user

De naam zegt het eigenlijk al. De Power user werkt veel met data en heeft daarom veel CPU-kracht en geheugen nodig. Dan kom je bij een zware laptop of workstation uit. Werkt je medewerker met AI? Dan wordt zelfs gebruik gemaakt van speciale AI versnellende kaarten.

Dit type medewerker heeft ook een groter scherm nodig. De curved schermen van HP zijn hier erg geschikt voor. Er zijn drie formaten: 34, 38 en 43 inch. Die laatste heeft een beeldverhouding van 32 staat tot 10, dit zijn virtueel twee schermen naast elkaar zonder de rand. Uiteraard is ook de Power user gebaat bij twee of drie displays.

Kostenoverzicht

Benieuwd wat de kosten van een thuiswerkplek zijn als je medewerkers net wat meer nodig hebben dan de basis set-up?

Kosten thuiswerkplek werkgevers: zo financier je dat

De kosten van een thuiswerkplek kunnen voor werkgevers aardig oplopen. Een werkplek kost al snel ruim € 1000 euro, en dat is nog zonder bureau en stoel. Deze kun je via de werkkostenregeling vergoeden.

Daarnaast zijn werknemers extra geld kwijt door het thuiswerken. Het Nibud schat de kosten op 2 euro per dag of 40 euro per maand bij een fulltime dienstverband. Als werkgever mag je deze kosten sinds 1 januari 2022 vergoeden via een thuiswerkvergoeding van maximaal 2 euro per dag.

Gratis whitepaper: hybride thuiswerken faciliteren

Denk je erover om je medewerkers standaard (gedeeltelijk) te laten thuiswerken? Voor veel bedrijven is dit een grote stap. Toch heeft thuiswerken veel voordelen wanneer je het in goede banen leidt.

Download gratis

Lees ook

• Thuiswerkplek controleren? Deze rechten heb je als bedrijf
• Microsoft Teams: tips voor succesvolle implementatie
• Succesvol thuiswerken: welke afspraken maak je?