Werkplek inrichten kantoor: de checklist voor grootzakelijke bedrijven

Langzaam gaan we weer terug naar kantoor, hoe ga je als IT-afdeling de werkplek inrichten? Het kantoor krijgt een nieuwe functie, maar er zijn nog steeds wettelijke regels en minimale vereisten om rekening mee te houden.

Werkplek inrichten kantoor: wettelijke regels

Als het gaat om de inrichting van een werkplek op kantoor, zijn er verschillende wettelijke regels waar je je aan moet houden. De overheid verplicht werkgevers namelijk om werknemers een gezonde en veilige werkplek te bieden.

De arbowetgeving schrijft in elk geval de volgende zaken voor:

  • Beeldschermen
    Wist je dat werknemers maximaal zes uur per dag beeldschermwerk mogen doen? Daar komt bij dat ze maar twee uur achter elkaar achter een beeldscherm mogen werken, onderbroken door pauzes van tien minuten. Het scherm zelf moet in hoogte verstelbaar zijn en op ooghoogte kunnen staan.
  • Toetsenbord en muis
    Het toetsenbord is belangrijker dan je misschien denkt. Je bent verplicht om medewerkers een los toetsenbord aan te bieden. Werkt je medewerker met een muis? Dan hoort hier ook een muismat bij.
  • Het bureau
    Uiteraard zijn er ook eisen gesteld aan de bureaus van medewerkers. Deze moeten minstens 120 centimeter breed en 80 centimeter diep zijn. Ook is het belangrijk dat het blad zo dun mogelijk is en in hoogte verstelbaar kan worden.
  • De bureaustoel
    De stoelen van je medewerkers moeten voldoen aan de NEN 1812-norm. Dit betekent onder andere dat de hoogte van de zitting, leuning en armleuning verstelbaar moeten zijn.
  • (Dag)licht
    Voldoende licht is essentieel, daarom ben je verplicht om de werkplek op kantoor in te richten met zoveel mogelijk daglicht en genoeg kunstverlichting.

Een toekomstbestendige werkplek op kantoor

De rol van het kantoor is sinds 2020 sterk veranderd. Waar de meeste medewerkers eerst dag in dag uit op kantoor te vinden waren, wordt nu steeds vaker thuis of onderweg gewerkt.

Onderzoek: van kantoor naar thuiswerkplek, hoe gaat het met werkend Nederland?

Kantoor vs thuiswerkplek

Thuiswerken is een blijvertje, veel mensen hebben ontdekt hoe fijn het is om af en toe vanuit een thuiswerkplek te werken. Een aantal voordelen voor werknemers zijn bijvoorbeeld:

  • Geen reistijd of last van files.
  • Een betere verdeling tussen werk en privé.
  • Beter kunnen concentreren in de eigen, rustige omgeving.

Belangrijk: zorg wel dat je goede afspraken maakt over wie wanneer thuiswerkt en wanneer op kantoor. Zo verlies je de thuiswerker niet uit het oog.

De populariteit van het thuiswerken wordt overschaduwd door het feit dat veel mensen toch het sociale contact missen. Dit leidt tot een verschuiving naar het hybride kantoor: een werkplek die faciliteert dan medewerkers zowel thuis als op kantoor prettig en productief kunnen werken. Het kantoor wordt veel meer een plek van ontmoeting en overleg.

Clean of huislijk, meerdere locatie of juist niet?

Grote kans dat je in de toekomst minder kantoorruimte nodig zult hebben. Dit is dus het ideale moment om een locatie af te stoten, of je locaties te verhuizen naar één gezamenlijk kantoor. Het voordeel van meerdere kleine locaties is dat deze al snel wat huislijker voelen, terwijl één groot kantoor juist goed is voor een gevoel van eenheid binnen het bedrijf.

Denk ook na over de inrichting van je kantoor of kantoren. Ga je voor clean en tijdloos, of juist voor een meer huislijke sfeer? Bedenk hierbij wat past bij je medewerkers, je identiteit als bedrijf en wat je wilt uitstralen naar bezoekers en klanten.

Minimale benodigdheden werkplek inrichten kantoor

Ga je een werkplek inrichten op kantoor? Dan is het zaak om in elk geval te voldoen aan de eisen van de Arbowetgeving. Zorg dus voor geschikte beeldschermen, verstelbare bureaus en bureaustoelen. Naast het losse toetsenbord is een losse headset voor veel medewerkers ook een must, zeker wanneer ze veel online vergaderen.

Denk ook hier aan ergonomie! Sommige medewerkers zijn erg gebaat bij zit-sta bureaus.

Kies ook de juiste laptops of convertibles en printers voor je medewerkers. Waar hebben zij behoefte aan? Wanneer je veel medewerkers in dienst hebt, is het vrijwel onmogelijk om voor iedereen apart te onderzoeken wat het beste aansluit bij zijn of haar behoeften. Dit kun je dus het beste regelen op basis van persona’s.

Aparte ruimtes voor overleg of focus

Vergeet niet om inspirerende vergaderruimtes in te richten, waar medewerkers ook eenvoudig gebruik kunnen maken van videoconferencing. De ideale vergaderruimte van de toekomst heeft bijvoorbeeld camera’s die de sprekers volgen en microfoons in het plafond.

Uiteraard kan je kantoor ook niet zonder rustige ruimtes waar medewerkers zich terug kunnen trekken om gefocust te werken. Dit is zeker belangrijk voor mensen geen rustige thuiswerkplek hebben.

Devices en accessoires bestellen via een portal

Wanneer je veel medewerkers hebt, kan het een behoorlijke klus zijn om voor iedere medewerker een device met accessoires aan te schaffen. In veel organisaties komt deze taak bij IT te liggen, terwijl deze afdeling het toch al zo druk heeft.

Daarom zijn er tegenwoordig ook aanbieders met een eigen bestelportal waar medewerkers zelf de juiste apparaten kunnen aanschaffen, eventueel afgesteld op persona’s en aan budget gebonden.

Lees ook