De meeste medewerkers hebben in 2020 snel een thuiswerkplek in elkaar gezet, met de gedachte niet lang daarna terug naar kantoor te kunnen. Toch lijkt het erop dat thuiswerken structureel wordt. Hoe richt je de optimale thuiswerkplek in en wat is de rol van de IT-afdeling?
Van werken aan de keukentafel naar optimale thuiswerkplek
Toen we begin 2020 massaal gingen thuiswerken, namen veel medewerkers met een laptop plaats aan de keukentafel. Herman Thijssens, Workplace Consultant bij Centralpoint herkent dat: “Een kennis van mij werkte zelfs de hele dag op een loungebank, dat zou ik niet volhouden.”
Inmiddels komt er steeds meer aandacht voor de inrichting van de thuiswerkplek. “Je hebt een goede stoel, een verstelbaar bureau en scherm en een los toetsenbord nodig. Zaken waar je dagelijks veel gebruik van maakt, moeten gewoon goed zijn. Goed licht is ook erg belangrijk, ik merkte zelf dat ik vooral in de winter daglicht miste.”
Tip: zo richt je de ideale thuiswerkplek in.
Herman benadrukt ook het belang van toevallige ontmoetingen, die veel thuiswerkers nu missen. “Op kantoor zie je elkaar tussendoor bijvoorbeeld bij de koffieautomaat, bij die toevallige ontmoetingen ontstaan vaak de mooiste ideeën. Dat heb je niet, of veel minder als je vanuit huis werkt. Er zijn nu veel bedrijven die hierop inhaken.”
Overbelaste techniek
Ook IT-technisch lieten veel werkplekken nog te wensen over. “Vaak werd er gewerkt met een VDI-omgeving (Virtual Desktop Infrastructure, red.), die werden in coronatijd ineens flink overbelast”, vertelt Herman.
“Thuiswerkers gingen namelijk massaal met tools als Microsoft Teams werken. Hierdoor werkten zware technische oplossingen via de VDI-omgeving ook niet meer goed. Daarom werd medewerkers vaak aangeraden om buiten de VDI om gebruik te maken van Teams.”
Technische oplossingen
Volgens Herman moet de focus voor IT-afdelingen nu liggen op een combinatie van gebruikersgemak en goede beveiliging. “Bij Centralpoint helpen we organisaties hierbij door middel van het maken van een roadmap voor de werkplek, gekoppeld aan de werkplekvisie en het beleid van de klant.”
“Je koopt een laptop niet voor een jaar (ter overbrugging van het thuiswerken), het is heel belangrijk dat bedrijven goed geadviseerd worden.”
Natuurlijk blijven het de medewerkers die uiteindelijk moeten gaan werken in hun nieuwe, optimale thuiswerkplek. “Deze moderne werkplek gaat niet weg. Daarom is het belangrijk om dit goed te adopteren, zodat iedereen op de hoogte is van de mogelijkheden.”
“Je krijgt hierbij te maken met verschillende generaties en kenniskloven bij je medewerkers, geef daarom trainingen over thuiswerken en tips om de digitale vaardigheden uit te breiden.”
De routekaart naar de optimale werkplek (gratis whitepaper)
Wat houdt een optimale werkplek voor je werknemers in? Hoe zorg je dat die veilig en productief is? En waar moet je op letten bij hybride werken, dus als er ook een thuiswerkplek is? Antwoord op deze vragen lees je in de gratis whitepaper
De thuiswerkplek beveiligen
Je kunt ook trainingen inzetten om bewustwording omtrent security te verhogen, later kun je toetsen hoeveel daarvan is blijven hangen. Herman: “Zo hebben wij e-learnings beschikbaar om die bewustwording hoog te houden.”
Doe bijvoorbeeld phishing attempts en kijk hoeveel mensen reageren. Op basis daarvan kun je een campagne opzetten om bewustzijn te verhogen.
“Uiteindelijk draait alles om databeveiliging”, vertelt Herman. “Wij helpen bedrijven daarbij met een visie en in kleine tactische stappen. Denk bijvoorbeeld aan het aanzetten van multifactor-authenticatie en een VPN of het veranderen van de manier waarop de bedrijfsinformatie op de devices wordt beheerd.”
De optimale thuiswerkplek is voor iedereen anders
Niet iedere medewerker heeft dezelfde behoefte voor de inrichting van een thuiswerkplek. Dat is een flinke uitdaging voor veel werkgevers en IT-afdelingen. Herman raadt daarom aan om niet zomaar keuzes te maken, zonder te overleggen met de doelgroep. Het is beter om met persona’s te werken en hierbinnen de behoeftes te bepalen.
“Als je medewerker keuzevrijheid geeft, wordt hij of zij ook productiever. “
“Als je iedere gebruiker dezelfde laptop ter beschikking stelt, ga je voorbij aan de manier waarop zij werken. Bied je medewerker liever de keuze uit een aantal apparaten die geschikt zijn voor zijn of haar persona. Zo krijgen ze bijvoorbeeld de keuze tussen één of twee schermen, een Windows device of Chromebook.”
Blijf de optimale thuiswerkplek doorontwikkelen
Volgens Herman wordt de verschuiving naar thuiswerken bij veel bedrijven als project gezien met een eind. “Dat is niet realistisch, het is juist nu belangrijk om door te gaan met de ontwikkeling van de werkplek.”
“Zo kan het bijvoorbeeld lonen om het huidige applicatielandschap onder de loep te nemen of te houden. Wellicht zijn er applicaties die niet meer nodig zijn in deze tijd.
Kijk ook of er misschien applicaties in aanmerking komen voor een upgrade naar de cloud zodat ze bijvoorbeeld uit een VDI gehaald kunnen worden. Blijf streven naar een zo hoog mogelijke gebruiksvriendelijkheid, met security als randvoorwaarde.”
Lees ook
- IT-beheer inrichten en optimaliseren: waar moet je op letten?
- De grootste uitdagingen van IT-beheer, inclusief de diverse oplossingen
- Hybride werken: hoe bepaal je de ideale balans voor je werknemers?
De routekaart naar de optimale werkplek (gratis whitepaper)
Wat houdt een optimale werkplek voor je werknemers in? Hoe zorg je dat die veilig en productief is? En waar moet je op letten bij hybride werken, dus als er ook een thuiswerkplek is? Antwoord op deze vragen lees je in de gratis whitepaper
