Hoe kan ik mijn huidige werkplekken optimaliseren? 7 tips

Werkplekken optimaliseren, hoe doe je dat? Veel organisaties worstelen met dit vraagstuk, zeker nu medewerkers zowel thuis als op kantoor werken. Deze 7 tips kunnen je helpen bij het faciliteren van de ideale werkplek, juist als je veel legacy hebt.

Tip 1: Beter beheren met Unified Endpoint Management (UEM)

Werken jouw medewerkers op veel verschillende devices? Waar je vroeger als IT-afdeling alleen hoefde te focussen op desktops, werken eindgebruikers nu op laptops, tablets èn smartphones. Dat maakt het beheer een behoorlijke uitdaging.

Unified Endpoint Management kan je helpen om alle devices, applicaties en cloud-resources op één plek te beheren en beveiligen. Dit gaat dus verder dan mobile device management. Omdat je met behulp van UEM processen kunt automatiseren, kun je hier als organisatie kosten mee besparen.

Tip 2: Een tweede beeldscherm

Een goede manier om de productiviteit van je medewerkers een boost te geven, is door een tweede scherm toe te voegen aan hun werkplek. Gemiddeld stijgt de productiviteit door deze relatief eenvoudige toevoeging met 40%.

Wil je de schermen op de thuiswerkplek plaatsen? Een IT-leverancier kan dit volledig voor je oppakken en de displays gebruiksklaar bezorgen. Zijn de schermen juist voor kantoor? Dan kan je IT-leverancier in korte tijd alle schermen voor je plaatsen. Nu niet iedereen meer standaard op kantoor werkt, kan dat ook doordeweeks. De overlast is minimaal.

Tip 3: Werkplekken optimaliseren met de juiste accessoires

Werkplekken optimaliseren gaat verder dan alleen een tweede beeldscherm. Om ervoor te zorgen dat medewerkers productief kunnen werken, heb je verschillende accessoires nodig:

  • Een headset
    Hiermee kunnen medewerkers prettiger op afstand vergaderen. Ze hoeven tijdens gesprekken niet meer continu bij hun laptop of telefoon te blijven zitten. Ook is de geluidskwaliteit vaak een stuk beter.
  • Een losse muis en toetsenbord
    Als je medewerkers veel achter de laptop werken, zijn een muis en toetsenbord ergonomisch verantwoord.
  • Docking station/Docking display
    Als medewerkers geen vaste werkplek hebben, is het belangrijk dat ze altijd en overal snel aan de slag kunnen. Docking stations op kantoor en op de thuiswerkplek kunnen hierbij een uitkomst zijn. Medewerkers sluiten dan met één kabeltje alle randapparatuur en de laadkabel aan.
  • Een goede stoel en een verstelbaar bureau
    Deze worden op de thuiswerkplek nog wel eens vergeten. Medewerkers hebben een ergonomisch verantwoorde werkplek nodig, anders kunnen er nek- en rugklachten ontstaan.

Tip: Zo richt je de ideale thuiswerkplek in.

Tip 4: Sale and leaseback

Heb je al veel goede apparatuur staan? Dan kan sale and leaseback een interessante optie zijn. Hierbij verkoop je de devices, maar krijg je ze voor een vast bedrag per maand terug. Dit is bijzonder gunstig voor je liquiditeit. Je verplaatst de apparatuur in feite van je CAPEX naar je OPEX.

Tip 5: Opslag in de cloud invoeren

Binnen elke organisatie zijn er nog steeds mensen die alle bestanden on premise opslaan. Dat kan verschillende redenen hebben: sommige mensen vertrouwen de cloud niet, anderen slaan alles lokaal op uit gewoonte.

Het kan dan helpen om als IT- of HR-afdeling af en toe tipmails te versturen waarin je uitlegt wat de voordelen zijn van opslag in de cloud. Denk bijvoorbeeld aan het feit dat de data bij een crash of hack van een device niet verloren gaat.

Werken jouw medewerkers juist alleen maar in de cloud? Zo kun je hen ondersteunen.

Tip 6: Kies de juiste samenwerkingssoftware

Nu werkplekken steeds vaker plaatsonafhankelijk worden, is het belangrijk om de juiste samenwerkingssoftware te kiezen. Je hebt hierbij verschillende mogelijkheden, zowel met als zonder geïntegreerde mogelijkheden voor videoconferencing.

Wat je ook kiest, zorg dat deze software breed gedragen wordt binnen de organisatie. Als IT-afdeling moet je je kunnen verdiepen in de software, zodat je gericht support kunt bieden. Met tien verschillende soorten samenwerkingssoftware is dat bijzonder lastig.

Tip 7: Werk met persona’s bij nieuwe contracten

Is het alweer bijna tijd voor nieuwe contracten op het gebied van werkplekinrichting? Dan is het slim om je medewerkers alvast in persona’s in te delen. Per persona bepaal je hoe de optimale werkplek eruit komt te zien. Zo heb je het voordeel van personalisering, zonder dat je daar veel meer tijd aan kwijt bent.

Lees ook:

Veelgestelde vragen over werkplekken optimaliseren

Werkplekken optimaliseren: waar begin je mee?

Als je aan de slag gaat met werkplekken optimaliseren, is het belangrijk om eerst kritisch te kijken naar het beheer. Is de manier waarop je de verschillende (mobiele) apparaten beheert nog wel efficiënt? In veel gevallen kan UEM een oplossing zijn.

Kan ik mijn werkplekken optimaliseren als ik veel legacy hardware en software heb?

Jazeker, je kunt ook je werkplekken optimaliseren als je veel legacy hebt. Zo kun je bijvoorbeeld onderzoeken welke accessoires en softwareoplossingen geschikt zijn voor jouw medewerkers.

Kan werkplekken optimaliseren kostenbesparing opleveren?

Ja, werkplekken optimaliseren kan kostenbesparing opleveren. Denk bijvoorbeeld aan oplossingen als sale and leaseback. Wellicht is Device as a Service ook een oplossing voor jouw organisatie.