Zo maak je een persoonlijke digitale werkplek

Werknemers ervaren de digitale werkplek soms als onpersoonlijk en daardoor ook minder inspirerend. Met de volgende tips maak je de werkplek persoonlijker, prettiger en dus meer inspirerend.

De digitale werkplek vergroot de persoonlijke efficiëntie vaak aanzienlijk. Op elke plek en elk gewenst moment ben je in staat contact met leidinggevenden, medewerkers en klanten te hebben en de gewenste professionele applicaties te gebruiken.

Klein probleem is dat al die elektronische communicatie soms wat onpersoonlijk aan kan doen. Bovendien is werken niet alleen een professionele, maar ook een sociale bezigheid.

Behoefte aan persoonlijk contact

Dat het persoonlijk contact tussen collega’s afneemt, komt niet alleen door de opkomst van flexibel werken. Ook op kantoor zien we vaak dat mensen niet meer van hun werkplek afkomen. Belangrijke oorzaak: we besteden steeds meer tijd online.

Volgens onderzoek door eMarketer besteedt een gemiddelde werknemer tegenwoordig 23 uur per week aan het verzenden van e-mails en het gebruiken van sociale media of andere vormen van online communicatie. Als gevolg ontstaat er steeds meer behoefte aan in-person connectedness, aldus de onderzoekers.

Gewoonte doorbreken met kantoorwandeling

Dat geldt dus zeker ook voor mobiele werkers die veel tijd buiten kantoor besteden. Ook de meeste mobiele medewerkers zijn echter regelmatig op kantoor. Opmerkelijk genoeg besteden zij daar volgens het onderzoek hun tijd vooral met het voeren van elektronische communicatie vanachter de computer.

Door regelmatig een kantoorwandeling te maken langs de collega’s die je normaal een email zou sturen kan die gewoonte worden doorbroken. Het is bovendien nog gezond ook om regelmatig even de benen te strekken.

Non-verbale communicatie belangrijk

‘Veel mensen denken bij het nieuwe werken vooral aan alle digitale hulpmiddelen’, vertelt Gerald Essers, die met zijn firma TimeManagement onder meer organisaties als Shell International, Vodafone, Rabobank en Heineken inspireerde op het gebied van slim mobiel werken.

‘Bij ons in het bedrijf en bij veel van onze klanten zorgen we ervoor dat er ook regelmatig persoonlijk contact is. Al is het maar omdat non-verbale communicatie ook ontzettend belangrijk is, en face to face-klankborden gewoon heel prettig is.’

Productiviteitsverlies door ongewenste afleiding

Essers is echter geen voorstander van het ‘lukraak’ bij collega’s binnenstappen om zaken te bespreken. ‘Uit onderzoek blijkt dat een gemiddelde onderbreking ervoor zorgt dat je brein tussen de 10 en 25 minuten nodig heeft om de context van een specifieke taak weer helemaal terug te krijgen’, legt hij uit.

‘Medewerkers die constant worden afgeleid verliezen dan ook veel tijd. Dat geldt voor het doorlopende gebruik van social media, maar zeker ook voor collega’s die onverwacht aan komen lopen.’

Persoonlijk contact inplannen

Om te veel ongewenste afleiding te voorkomen pleit Essers ervoor persoonlijke ontmoetingen zorgvuldig in te plannen. ‘Bij ons houdt iedereen daartoe een eigen 1-op-1 lijstje bij. Dat kun je op de computer doen, maar ook gewoon op een kladblok bijhouden. Zodra iets onder je aandacht komt in relatie tot een bepaalde persoon dat niet dringend is, zet je dat gewoon op de lijst.’

‘Op het moment dat je daadwerkelijk contact hebt, kun je alle zaken van de lijst direct face to face, op skype of tijdens een kop koffie, afhandelen’, vervolgt Essers. ‘Dat bespaart je veel tijd. Ik gebruik de contactlijst bijvoorbeeld ook met freelancers die ik maar één keer per maand zie. Zo houd je voldoende persoonlijk contact en ontzie je elkaars mailboxen.’

Besparing mobiel werken anders inzetten

Gezien het grote belang van persoonlijk contact adviseert Randhir Vieira van e-learning softwareproducent Mindflash zijn cliënten een deel van het dankzij mobiel werken bespaarde geld te investeren in meer gelegenheden voor persoonlijk contact. ‘Wij moedigen onze werknemers bijvoorbeeld aan om regelmatig een zakenlunch in te plannen’, aldus Vieira.

‘Zowel met relaties als met collega’s. Bij Mindflash hebben we ook een systeem waarbij medewerkers die normaal gesproken geen klantcontact hebben regelmatig met cliënten aan tafel gaan. Zo ontstaat nieuw inzicht en begrip voor de wensen van de klant en wordt de relatie met de klant aanzienlijk hechter.’

No-laptop policy

Andere maatregel die Mindflash heeft doorgevoerd om het persoonlijk contact te vergroten is een laptopverbod tijdens vergaderingen. ‘Het meebrengen van een laptop tijdens een vergadering om documenten te kunnen raadplegen en notities te maken lijkt op het eerste gezicht heel efficient’, aldus Vieira.

‘In onze ervaring is het echter zo dat een laptop vaak als een muurtje fungeert dat het persoonlijk contact tijdens een vergaring beperkt. Doordat iedereen voortdurend op zijn opstaande scherm tuurt is er vaak veel minder oogcontact. Tijdens onze vergaderingen zijn daarom alleen tablets toegestaan. Dat lijkt een klein verschil, maar geeft in de praktijk een veel vrijere interactie. Bovendien gebruiken we voor presentaties regelmatig het aloude whiteboard.’

Verplicht webcam bij conference call

Ook bij Mindflash is de conference call niet meer weg te denken. Door het verplichte gebruik van de webcam is dit echter altijd een visuele conference call. ‘Hoe vaak heb je je tijdens een conference call niet afgevraagd wie er eigenlijk aan het woord is, wie telkens zit te kuchen en wie regelmatig het gesprek lijkt te verlaten?’, vraagt Vieira.

‘Bovendien mis je ook nog alle veelzeggende lichaamstaal. Je volgt een overleg simpelweg beter als je elkaar kunt zien. Daarom vragen wij onze medewerkers om tijdens een conference call altijd hun webcam aan te zetten. Daardoor wordt de effectiviteit van het overleg vergroot, en de teamgeest bovendien ook aanmerkelijk versterkt.’

Lees ook hoe je de juiste mobiele mentaliteit creëert.

 

Beeld via Flickr